涉外工程技术谈判报价及高阶段设计成品入库归档管理.pdfVIP

工程技术谈判

报价资料及高阶段设计成品入库归档办法

为了搞好技术谈判报价资料及高阶段设计成品的管理工作，做到资料共享，

提高大家的工作效率，现对各工程技术谈判报价资料及高阶段设计成品的归档入库

办法作出如下说明和规定，请大家遵照执行。

一、技术谈判报价资料的归档入库办法

技术谈判报价资料包括外方的技术附件(一般由多个附件组成)、附图

等，其中，设备技术规格书、附图、备品备件、流体的一次填注量和设备分交

表（一般为附件二）与设备室关系最大，因此归档入库的技术谈判报价资料中必

须有此部分内容，其他附件如能收集到，则尽可能收集入库。根据目前各工程的

情况，有些工程外方了，有些工程则没有，针对这两种，分别采用

如下不同的入库归档的办法：

1.有的技术谈判报价资料的入库办法

1).入库的基本原则：由于一个工程的对外技术谈判一般有多家，而且谈判

有多轮，因此，中标外商的最终签字版必须入库归档，其他外商的电子

版文件如果有签字版，则签字版亦必须入库，如果没有，则将最后一轮的

资料归档入库；

2).由于资料占用的计算机空间比较大，为了不影响设备室图文

管理系统的运行，拟将归档的资料放到“\\wisdri-nas2\设备\共享文件

\国外工程图纸”目录下，大家如需要查询，可浏览该目录；

3).具体的入库归档的方法是：个人先在自己的计算机上建好目录并整理好

要入库的文件，然后IT工程师，由其进行操作入库归档。建目录的要求是：

第一级目录为工程名，如本钢二冷轧工程，第二级目录名为机组名称，如酸洗－

轧机机组，有些工程是分几个包由外方报价的，则第二级目录以工程包名建立，

如酒钢不锈钢冷轧工程的“冷线”、“轧机平整机”等，第目录为外方的

公司名称，如西SMS）、奥钢联（VAI）等，第四级目录为技术附件名称

（含附图），如附件一、附件二等。

4).上述入库的电子文本资料的查阅和拷贝，按照设备室“工程项目与图文

管理系统”的相关规定执行。

2.没有的技术谈判报价资料的入库办法

有些工程外方没有报价技术资料，则要求主要设计人将中标方的

最终签字版报价资料复印后，存放到对口的工程师处，统一保管到室里，今

后如果大家需要借阅，请到工程师处登记借阅。最终签字版报价资料的复印

主要是复印和设备室关系较密切的设备技术规格书和附图、设备分交表部分，其

他附件可能也复印存档。

二、高阶段设计成品的归档入库办法

高阶段设计是指预可研、可研和初步设计阶段，其成品主要是指项目经理返

回给室里或主要设计人的说明书、设备表、附图等纸质文本资料，主要设计人收

到此部分资料后，请交给对口的工程师统一保管，今后如果大家需要借阅，

请到工程师处登借阅。