上市公司的采购流程和制度.docxVIP

上市公司的采购流程和制度

一、采购需求管理

（一）需求提报与审核

公司各业务单元（包括生产部门、研发中心、行政后勤等）需根据实际业务需求，于每月25日前通过企业资源计划系统（ERP）提交下月采购需求。需求提报应包含以下要素：物料/服务名称、规格型号（技术参数需明确至可量化标准，如电子元件需注明封装形式、额定电压；服务类需明确服务内容、标准及验收节点）、数量、质量等级（参照国标/行标/企业标，无标准需附加技术协议）、预计交付时间（精确至日）、使用场景（如生产线上游工序或研发实验特定阶段）及预算金额（需与部门年度预算挂钩）。

临时需求（指未纳入月度计划且无法延迟至下月的紧急采购）需填写《临时采购申请表》，经需求部门负责人签字确认后，同步提交至采购部及财务部。临时需求需标注“紧急”标识，且单次金额不得超过部门月度预算的10%（超限额需分管副总审批）。

（二）采购计划编制与调整

采购部收到需求后，需在3个工作日内完成以下工作：

1.核对库存：通过ERP系统调取现有库存数据，结合安全库存标准（原材料安全库存为月均消耗量的20%，辅料为10%），计算净需求（净需求=提报数量-现有库存+安全库存）；

2.关联销售预测：生产性物料需与销售部门提供的下月销售预测（误差率需控制在±5%以内）匹配，避免因预测偏差导致超量采购；

3.预算校验：对照需求部门年度预算剩余额度，超预算需求需退回重新审批；

4.编制《月度采购计划》：按物料类别（原材料、设备、辅料、服务）分类汇总，明确采购方式（招标/询比价/单一来源）、预计供应商范围及资金需求，经采购部负责人、财务总监联签后，于每月30日前下发至各执行岗位。

采购计划执行过程中，如遇销售计划调整（如订单提前/取消）、生产工艺变更（如技术升级导致物料规格变化）或供应商产能异常（如交货延迟超5个工作日），需求部门需提交《采购计划调整申请》，说明调整原因及影响，经采购部、财务部、分管副总三级审批后，于2个工作日内更新ERP系统数据并同步相关方。

二、供应商管理

（一）供应商准入

1.资质审核：新供应商需提交《供应商准入申请表》及以下材料：营业执照（需在有效期内）、税务登记证、行业资质证书（如ISO9001认证、安全生产许可证）、近3年财务报表（资产负债率≤70%，流动比率≥1.5）、主要客户清单（需包含2家以上同行业标杆企业）、质量体系文件（如检验标准、不合格品处理流程）。进口物料供应商需额外提供海关报关记录、原产地证明及中国境内代理商授权书（如适用）。

2.实地考察：采购部联合质量部、技术部组成3人以上考察小组，对供应商生产基地进行现场评估。考察内容包括：

-生产能力：设备先进性（自动化率≥60%）、产能利用率（需预留20%弹性）、交货周期（需满足公司最小订单交付时间要求）；

-质量控制：检验设备（如原材料入厂需光谱分析仪，成品需三坐标测量仪）、检验记录（需保存2年以上）、不合格品隔离区设置；

-环境与合规：环保审批手续、安全生产制度（近3年无重大安全事故）、员工社保缴纳证明；

-服务能力：客户服务响应时间（需≤4小时）、退换货政策（质量问题需24小时内响应并48小时内处理）。

3.样品测试：通过实地考察的供应商需提供3-5件样品（或模拟服务），由技术部按《物料技术标准》进行测试（如电子元件需测试耐温性、抗干扰性；服务类需模拟突发情况处理），质量部出具《样品检测报告》（合格标准：一次性通过率≥95%）。测试通过后，供应商进入3个月试用期，试用期内采购量不超过同类物料总采购量的30%。

（二）供应商分级与动态管理

供应商名录按综合评分分为四级：

-A级（战略供应商）：年度评分≥90分，合作年限≥3年，占同类物料采购额≥50%，享受预付款比例提升（最高至30%）、订单优先级保障；

-B级（核心供应商）：评分80-89分，合作年限≥1年，占比20%-50%，享受常规付款条件（30天账期）；

-C级（一般供应商）：评分70-79分，占比≤20%，需预付50%货款，且单次采购量不超过月均需求量的10%；

-D级（淘汰供应商）：评分＜70分或出现重大质量事故（如批次合格率＜80%）、严重违约（交货延迟超15个工作日）、商业贿赂等行为，列入黑名单并终止合作，3年内不得重新准入。

每月5日前，采购部需根据以下指标更新供应商评分：

-交货准时率（权重30%）：（按时交货批次/总交货批次）×100%，目标值≥98%；

-质量合格率（权重40%）：（合格数量/检验数量）×100%，原材料目标值≥99.5%，辅料≥98%；

-价格竞争力（权重20%）：与市场均价对比，偏差≤±3%为满分