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2025年印刷费和宣传费自查报告

为全面落实内部管理规范，强化费用管控责任，确保印刷费与宣传费使用合法合规、真实高效，我单位于2025年12月成立专项自查工作组，由财务部牵头，联合综合管理部、市场部、审计部等部门骨干人员，对全年印刷费及宣传费支出开展全流程、多维度核查。本次自查覆盖2025年1月1日至12月31日期间发生的所有印刷类业务（含产品手册、促销单页、展会宣传资料、内部文件印刷等）及宣传类业务（含线上广告投放、线下活动宣传、媒体合作推广、品牌形象宣传等），通过调阅财务凭证、核对合同台账、抽查实物样本、访谈业务经办人员等方式，累计核查合同127份、费用单据896笔、供应商档案43家，现将自查情况报告如下：

一、费用支出总体情况

2025年度，我单位印刷费与宣传费合计支出3,286,400元，其中印刷费1,124,500元（占比34.2%），宣传费2,161,900元（占比65.8%）。从预算执行看，年初批复印刷费预算120万元、宣传费预算220万元，全年实际支出分别为预算的93.7%、98.3%，未突破年度预算总额。分项目类型看，印刷费中产品手册（含中英文版本）支出41.2万元（占印刷费36.6%），促销单页（含季度活动）支出32.8万元（占29.2%），展会宣传资料（含3场行业展会）支出21.5万元（占19.1%），内部文件印刷（含制度汇编、会议材料）支出16.95万元（占15.1%）；宣传费中线上广告（微信公众号、抖音信息流、搜索引擎推广）支出1,023,000元（占宣传费47.3%），线下活动（终端促销会、社区推广）支出685,000元（占31.7%），媒体合作（行业期刊、本地电视台）支出328,000元（占15.2%），品牌形象宣传（灯箱广告、道旗）支出125,900元（占5.8%）。

从同比数据看，印刷费较2024年减少8.6%，主要因推广策略调整，部分产品手册改为电子版本发放；宣传费较2024年增加5.2%，主要因拓展线上推广渠道，抖音信息流广告投入较上年增加215,000元。从部门分布看，市场部为主要支出部门（印刷费占比68%、宣传费占比82%），其次为客户服务部（印刷费占比18%，主要用于客户资料邮寄）、综合管理部（印刷费占比14%，主要用于内部文件）。

二、关键环节核查情况

（一）预算管理

全年印刷费与宣传费均纳入年度财务预算，经总经理办公会审议通过后执行。预算编制时，市场部根据年度推广计划提报需求，财务部结合历史数据及成本变动趋势核定标准（如印刷费按单页0.3元/张、手册8元/本，宣传费按线上广告CPM25元、线下活动人均50元）。核查发现，95%的支出均在预算范围内，但存在3笔超预算情况：一是第三季度产品手册因新增定制封面设计，超预算4.2万元（原预算18万，实际22.2万），经市场部提交补充申请，分管领导审批后调整预算；二是11月社区推广活动因参与人数超预期，宣传物料印刷超预算1.8万元，未提前履行预算调整程序，直接从其他宣传项目结余中调剂；三是内部制度汇编印刷因页数增加（原计划100页，实际128页），超预算0.9万元，由综合管理部负责人口头审批后执行。

（二）采购流程

印刷服务采购方面，5万元以上项目均通过公开比价（3家及以上供应商），5万元以下项目由部门负责人审批后直接委托长期合作供应商（已签订年度框架协议）。全年印刷类采购中，公开比价项目7个（占总印刷费45%），框架协议采购项目12个（占55%）。宣传服务采购方面，线上广告投放通过第三方平台（如巨量引擎、腾讯广告）直接下单，线下活动宣传通过招标选定2家服务商（A广告公司、B文化传媒），媒体合作由市场部与媒体方直接谈判。核查发现，2笔小额印刷采购（分别为0.8万元、1.2万元）未保留完整比价记录（仅留存1家供应商报价单），1笔线下活动宣传服务（金额3.5万元）未签订书面合同（仅通过邮件确认服务内容），3家线上广告投放平台未在合同中明确“无效点击”扣除规则（实际结算时按平台自动统计数据支付）。

（三）合同执行与验收

所有印刷类合同均明确印刷数量、材质、工艺、交付时间及验收标准（如手册需附样稿确认，单页需抽检色差）。全年印刷品验收中，92%的项目按合同要求执行（如展会宣传资料提前5天交付并经现场负责人签字确认），但存在5批次质量问题：一是某批次促销单页印刷色差超标（与样稿偏差＞10%），经协商供应商免费重印；二是10月内部制度汇编装订错位（50本中12本页码混乱），供应商补印后未扣减原错误批次费用；三是英文产品手册翻译错误（3处专业术语不准确），因验收时仅核对数量未审核内容，导致错误资料流出500份（后通过线上渠道补发更正版）。

宣传类合同均约定服务内容（如广告投放时长、曝光量、活动场次）及验收