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采购审批申请表标准格式物资采购流程规范参考

一、适用范围与业务场景

本规范适用于各类企业、事业单位及社会组织的常规物资采购活动，涵盖办公用品、生产原材料、设备配件、后勤保障物资等非特殊品类采购。当部门因工作需要新增或补充物资时，需通过标准化流程发起采购申请，保证采购行为合规、高效，同时实现成本可控与责任可追溯。具体场景包括：

日常办公耗材（如纸张、文具）的定期采购；

生产部门原材料、零部件的补充采购；

设备维护所需的替换配件采购；

后勤服务物资（如清洁用品、劳保用品）的采购；

单次采购金额在规定限额内的其他常规物资采购。

二、标准化操作流程指引

（一）需求发起与申请

发起主体：由物资使用部门负责人或指定采购专员发起申请，填写《采购审批申请表》。

申请材料准备：

明确采购物资的名称、规格型号、数量、用途及预估单价；

提供采购需求的背景说明（如新项目启动、旧物资替换、库存不足等）；

附相关支撑文件（如设备维修单、库存盘点表、项目预算批复等，如适用）。

填写要求：申请表需信息完整、字迹清晰，不得漏填或涂改，保证“名称、规格、数量、预算”四要素准确无误。

（二）部门初审

审核主体：使用部门负责人对采购需求的合理性进行初审。

审核要点：

采购需求是否符合部门工作计划及实际需要；

物资规格、数量是否与使用场景匹配，是否存在过度采购；

预估单价是否在市场合理范围内（可参考历史采购价或询价记录）。

审核结果：符合要求的，在申请表“部门审核意见”栏签字确认；不符合要求的，退回申请人并注明修改意见。

（三）财务复核

审核主体：财务部门专员或负责人对采购预算及资金安排进行复核。

审核要点：

采购金额是否在部门年度/月度预算额度内；

预算科目使用是否正确（如“办公费”“原材料”等）；

超预算采购是否已履行额外审批流程（如提交预算调整申请）。

审核结果：预算合规的，在“财务审核意见”栏签字确认；预算不合规的，退回申请人并说明理由。

（四）分级审批

根据采购金额及物资重要性，实行分级审批制度（以下为示例，企业可根据实际调整）：

小额采购（如≤5000元）：由部门负责人及分管副总审批；

中等金额采购（如5000元-50000元）：需部门负责人、分管副总、总经理审批；

大额采购（如＞50000元）：除上述层级外，需提交总经理办公会或董事会集体审议。

审批人需重点关注采购的必要性、合规性及经济性，在“领导审批意见”栏明确签署“同意”“不同意”或“补充说明”，并签字、注明日期。

（五）采购执行

执行主体：审批通过后，由采购部门（或指定采购专员）根据申请表信息实施采购。

采购要求：

优先选择合格供应商库内的合作方，保证物资质量；

单次采购金额≥10000元的，需至少获取2家供应商的报价对比，择优选取；

采购合同（如需）需经法务部门审核，明确物资规格、交付时间、付款方式等条款。

（六）验收入库

验收主体：物资送达后，由使用部门、采购部门及仓库管理员共同验收。

验收标准：

核对物资名称、规格型号、数量是否与申请表一致；

检查物资质量是否符合要求（如外观完好、功能正常、有合格证明等）；

对验收不合格的物资，需当场记录并联系供应商退换货。

入库登记：验收合格后，仓库管理员填写《入库单》，更新库存台账，并将《入库单》复印件反馈至采购部门及财务部门。

（七）资料归档

采购完成后，由采购部门整理全套资料，包括：采购审批申请表、供应商报价单、采购合同（如需）、验收单、入库单等，按“一单一档”原则编号归档，保存期限不少于3年，以备后续查阅或审计。

三、采购审批申请表示例

采购审批申请表

编号：[–X]

申请部门

联系方式

采购用途

□日常办公□生产运营□设备维护□其他：______

预算金额（元）

序号

物资名称

———-

————–

1

2

3

合计金额（大写）

_________________________

采购事由及需求说明

（可附页）

部门审核意见

审核人（签字）：_______日期：_______□同意采购□不同意采购，理由：______________________

财务审核意见

审核人（签字）：_______日期：_______□预算合规□预算不足，需调整：______________________

领导审批意见

审批人（签字）：_______日期：_______□同意□不同意，理由：______________________

采购执行情况

□已完成，供应商：_______，合同号：_______□未完成，原因：______________________采购专员（签字）：_______日期：_______

验收入库意见

□合格，入库单号：_______□不合格，原因：______________________验收人（签字