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高校学生档案管理规范及流程指南

一、总则

高校学生档案是高等学校人才培养过程中形成的重要历史记录，是学生在校期间思想品德、学习成绩、专业素养、社会实践以及奖惩等情况的综合反映，也是学生毕业后升学、就业、参军、报考公务员及享受相关社会待遇的重要依据。为规范我校学生档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案材料的真实性、完整性、安全性和可利用性，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及教育部相关文件精神，结合我校实际，特制定本指南。

本指南适用于我校全日制本专科生、研究生（含硕士、博士）的档案管理工作。学生档案管理工作遵循以下原则：统一领导、分级负责；真实准确、完整规范；安全保密、依法利用；服务学生、服务社会。

二、档案材料的收集与归档

（一）档案材料收集范围

学生档案材料的收集应贯穿学生从入学到毕业（或结业、肄业、退学）的整个在校期间。主要包括以下类别：

1.高中阶段材料：高中毕业生登记表、普通高中学生学业水平考试（会考）成绩证明、高中阶段的奖惩材料、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等。

2.入学材料：新生入学登记表、录取通知书存根、户籍迁移证明（如有）、党团组织关系证明材料、档案转递通知单等。

3.学籍材料：学生学籍登记表、在校学习成绩单（含各学期、各学年）、学生转专业审批表、休学、复学、保留学籍、退学等学籍变动材料、学生证注册页复印件等。

4.思想品德与综合素质材料：学生个人鉴定（每学年或毕业时）、综合素质测评材料、党团材料（入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料；入团志愿书、团员登记表等）、优秀学生、优秀学生干部、三好学生等各类荣誉称号审批表及证书复印件；违纪处分决定及解除处分决定等材料。

5.奖惩材料：各类奖学金审批表及获奖证明复印件；校级及以上学科竞赛、科技创新、文艺体育等活动获奖材料；受到警告及以上纪律处分的决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等材料。

6.体检材料：入学体检表、在校期间重要体检结果等。

7.毕业生材料：毕业生登记表、毕业生就业报到证存根（或就业通知书）、劳动合同复印件（或就业协议书）、毕业生质量跟踪调查表（如有）、学位申请书、授予学位决定等。

8.其他有参考价值的材料：如参加社会实践、志愿服务、担任学生干部等证明材料，以及其他按规定应归档的材料。

（二）档案材料收集要求

1.及时性：各相关部门（如招生就业处、教务处、学生工作处、各学院等）及辅导员（班主任）应在有关材料形成后的一个月内，将其收集整理后移交档案管理部门或指定档案管理员。

2.规范性：归档材料必须手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。

3.完整性：确保各类应归档材料不遗漏、不缺失，特别是关键节点材料（如入学、毕业、奖惩、党团发展等）。

三、档案的日常管理与保管

（一）档案库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。非档案管理人员未经许可不得进入库房。

（二）档案整理

1.分类排序：按照档案材料的形成时间和内在联系，遵循《干部档案整理工作细则》的基本方法，对学生档案材料进行分类、排序。一般可分为：履历材料、自传和思想汇报材料、考察考核鉴定材料、学历学位专业技术职务职业资格材料、政治历史情况审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料、招录聘用任免工资待遇出国审批材料、其他有参考价值的材料等类别（可根据学生档案特点适当简化调整）。

2.编目装订：对每份材料进行编号、填写卷内目录。材料应折叠整齐，剔除金属物，采用规范的档案盒或档案袋装订存放，做到目录清晰，装订牢固、整齐、美观。

3.信息化管理：积极推进学生档案信息化建设，建立学生档案信息管理系统，对档案材料进行数字化扫描、著录、存储和备份，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案与纸质档案具有同等效力。

（三）档案保管

1.档案应按年级、专业、班级等顺序集中统一管理，做到定位存放，便于查找。

2.建立档案管理台账，详细记录档案的接收、转出、借阅、销毁等情况。

3.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。一般每年至少进行一次全面清点。

4.对于已故学生档案，应按规定期限保存后，经批准予以销毁，并做好销毁记录。

四、档案的查阅与利用

（一）查阅权限与范围

1.因工作需要查阅学生档案，须由所在单位（部门）提出申请，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅者应出示有效身份证件。

2.公检法等机关因办案需要查阅相关学生档案，须