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2026年跨境营销策划公司采购台账建立与归档管理制度

1.总则

1.1制定目的

为规范公司采购台账的建立、维护、管理及归档工作，确保采购信息完整可追溯，强化采购活动的全流程管控，降低采购风险，保障公司资产安全与经营合规，同时为采购成本分析、供应商管理及内部审计提供可靠数据支撑，依据国家相关法律法规及公司采购管理相关规定，结合跨境营销策划业务实际需求，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司各部门开展跨境营销策划相关采购活动所涉及的全部台账建立、维护、更新、查阅、借阅及归档工作，涵盖小额采购、大额采购、集中采购、分散采购等各类采购形式，包括但不限于营销物料采购、媒体投放资源采购、技术服务采购、第三方协作服务采购等对应的台账管理。公司下属各业务单元的采购台账建立与归档工作，统一遵循本制度执行。

1.3核心原则

1.3.1全面完整原则：采购台账需覆盖采购全流程关键信息，确保信息无遗漏、无缺失，完整反映采购活动全貌。

1.3.2真实准确原则：台账记录的所有信息必须真实、客观、准确，与采购实际情况及相关凭证保持一致，严禁虚构、篡改信息。

1.3.3及时规范原则：采购台账需在采购活动开展过程中同步建立并实时更新，记录格式、内容规范统一，符合管理制度要求。

1.3.4安全可追溯原则：加强台账的安全保管与规范管理，确保台账信息可追溯、不丢失、不泄露，保障采购数据安全。

1.3.5依法合规原则：台账建立与归档工作需严格遵守国家档案管理相关法律法规及公司内部管理规定，确保合规有序。

2.核心定义与职责分工

2.1核心定义

采购台账：指记录公司采购活动从需求提报、申请审批、供应商选择、采购实施、验收确认、费用结算到资源使用等全流程关键信息的系统性记录载体，包括电子台账和纸质台账两种形式。电子台账：通过公司指定办公系统、表格软件等电子载体建立的采购记录；纸质台账：通过纸质凭证、登记册等实物载体建立的采购记录。归档：指将已完成使用周期或达到归档标准的采购台账及相关凭证，按规定流程整理、移交、保管的工作过程。

2.2采购执行部门职责

采购执行部门作为采购台账建立与归档的牵头责任部门，主要职责包括：

（1）负责制定采购台账的统一记录规范、格式模板及更新要求，确保全公司台账建立标准一致。

（2）统筹负责公司各类采购台账的建立、初始录入、实时更新与日常维护工作，确保台账信息完整、准确、及时。

（3）负责收集、整理采购活动相关的各类凭证资料（包括采购申请单、审批单、采购协议/合同、询价记录、验收单、发票复印件、结算凭证等），并与台账信息对应匹配。

（4）按照本制度规定的归档要求，完成采购台账及相关凭证的整理、装订、移交归档工作。

（5）负责电子台账的安全管控，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏；负责纸质台账的临时保管，确保保管期间安全完整。

（6）配合内部审计、监督检查及其他相关部门对采购台账的查阅、核实工作。

2.3需求部门职责

（1）配合采购执行部门提供采购台账所需的本部门采购需求相关信息，包括需求提报时间、采购项目名称、规格要求、使用时间、预算金额等，确保信息真实准确。

（2）及时向采购执行部门反馈采购资源验收、使用过程中的相关信息，协助采购执行部门完善台账记录。

（3）负责本部门使用采购资源相关信息的内部记录与留存，配合采购执行部门核对台账信息。

2.4财务部门职责

（1）提供采购费用结算相关信息，包括付款金额、付款时间、付款方式、发票信息等，协助采购执行部门完善台账记录。

（2）对采购台账中涉及的财务信息进行核对，确保台账信息与财务凭证、结算数据一致。

（3）配合采购执行部门做好采购台账归档过程中财务相关凭证的整理与移交工作。

2.5档案管理部门（或指定归档保管部门）职责

（1）负责接收采购执行部门移交的归档台账及相关凭证，对归档资料的完整性、规范性进行审核。

（2）按照公司档案管理相关规定，对归档的采购台账及凭证进行分类、编号、登记、保管，确保归档资料安全完整。

（3）负责制定采购台账归档后的查阅、借阅流程，规范管理归档资料的使用权限，保障信息安全。

（4）按照规定的保管期限，对采购台账及归档资料进行管理，到期后按流程办理销毁手续。

2.6监督审计部门职责

（1）对采购台账的建立、更新、维护及归档工作的合规性、完整性、准确性进行监督检查。

（2）在内部审计过程中，查阅采购台账及相关归档资料，核实采购活动的真实性与合规性。

（3）对监督检查中发现的台账管理问题提出整改要求，跟踪整改落实情况。

3.采购台账建立规范

3.1建立主体与时机

采购台账由采购执行部门指定专人负责建立，实行“一采购一登记”制度。对于单次采购活动，需在采购申请审批通过后3个工作日内启动台账建立工作；对于批量采购、长期合作采购等连续性采购