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2026年跨境营销策划公司采购退货与索赔管理制度

第一章总则

第一条为规范公司采购业务中退货与索赔的全流程管理，建立“权责清晰、流程规范、证据充分、处置高效”的管理机制，保障公司合法权益，降低采购损失，维护供应链稳定，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国海关法》《中华人民共和国进出口商品检验法》等境内外相关法律法规及公司章程，结合公司跨境营销策划业务采购实际（含境内采购、跨境采购、物料采购、服务采购等），制定本制度。

第二条本制度所称采购退货，是指因物料质量不达标、规格不符、数量偏差、延期交付等原因，公司将已采购的物料退回给供应商并要求退还对应款项或更换物料的行为；所称采购索赔，是指因供应商违约、物料质量缺陷、物流损毁、延期交付等导致公司产生经济损失，公司向供应商或责任方（如物流商）提出损失赔偿的行为。

第三条本制度适用于公司所有涉及采购退货与索赔业务的部门及人员，包括采购部、营销策划部、跨境营销事业部、海外区域服务中心、法务部、财务部、仓储物流部、海关事务专员等部门，以及参与采购退货与索赔全流程的全体员工。

第四条采购退货与索赔业务开展遵循以下核心原则：

（一）合规合法原则：严格遵守境内外相关法律法规及采购合同约定，确保退货与索赔行为合法合规，处置流程规范有序；

（二）证据充分原则：退货与索赔需以确凿的证据为依据，提前收集整理合同、验收报告、检测证明、沟通记录等相关资料；

（三）及时高效原则：发现需退货或索赔的情形后，相关部门需第一时间启动处置流程，避免损失扩大，确保问题及时解决；

（四）损失可控原则：以降低公司损失为核心目标，合理选择退货、换货、索赔等处置方式，最大化挽回经济损失；

（五）协同联动原则：各相关部门紧密配合、高效协同，共同推进退货与索赔的申请、审核、协商、执行等工作。

第五条公司建立“采购部牵头统筹、相关部门协同配合、管理层分级审批”的采购退货与索赔管理体系，明确各层级管理职责，保障业务规范有序开展。

第二章职责分工

第六条管理层（总经理办公会）职责：

（一）审定本制度及采购退货与索赔相关重大管理制度；

（二）审批重大采购退货与索赔项目（单次退货/索赔金额10万元及以上、涉及核心供应商或重大跨境业务）的处置方案；

（三）协调解决退货与索赔过程中的跨部门重大争议、核心资源调配及重大风险处置事宜；

（四）监督检查本制度落实成效及重大退货与索赔项目的执行情况。

第七条采购部（牵头统筹部门）职责：

（一）牵头制定、修订本制度，报管理层审定后组织实施；

（二）负责采购退货与索赔业务的统筹协调，牵头开展退货/索赔的申请受理、初步核查及资料收集工作；

（三）负责与供应商、物流商等责任方就退货与索赔事宜进行协商沟通，拟定处置方案；

（四）负责牵头组织退货与索赔的执行工作，包括退货物流安排、索赔款项跟进、换货跟进等；

（五）负责建立并维护采购退货与索赔台账，完整记录退货/索赔的全流程信息；

（六）负责退货与索赔相关资料的汇总、整理及归档管理；

（七）定期向管理层汇报采购退货与索赔业务开展情况及处置成效。

第八条营销策划部职责：

（一）参与物料类退货/索赔的原因核查，提供物料需求标准、使用情况等相关信息；

（二）协助确认退货/索赔对跨境营销项目执行的影响，提出针对性的处置建议（如优先换货保障项目进度）；

（三）参与服务类采购索赔的核查，提供服务质量验收标准及服务缺陷相关证明。

第九条跨境营销事业部及海外区域服务中心职责：

（一）负责跨境采购退货与索赔的属地化支撑，提供目标市场退货政策、海关监管要求、属地化纠纷处理流程等信息；

（二）协助处理跨境退货的通关、查验、当地物流安排等属地化事宜；

（三）协助收集跨境采购退货/索赔的属地化证据资料，配合与境外供应商的协商沟通工作。

第十条法务部职责：

（一）负责审核采购退货与索赔的处置方案，提供法律意见，确保处置行为合法合规；

（二）负责审核退货/索赔相关的补充协议、索赔函等法律文书；

（三）协助处理退货与索赔过程中出现的法律纠纷，包括协商不成后的仲裁、诉讼等相关工作；

（四）提供境内外相关法律法规咨询支持，协助规避退货与索赔过程中的合规风险。

第十一条财务部职责：

（一）负责审核退货与索赔的损失金额核算，确认退货款项、索赔款项的准确性；

（二）负责办理退货款项的追回、退款入账、索赔款项的收取及账务处理工作；

（三）负责审核退货与索赔过程中产生的相关费用（如退货物流费、检测费）的合规性；

（四）配合采购部开展退货与索赔的成本损失分析工作。

第十二条仓储物流部职责：

（一）负责退货物料的接收、仓储保管及出入库管理，核查退货物料的数量、包装完整性；

（二）协助开展退货物料的质量初步核查，提供物料损毁、受潮等相关证明；

（三）负责国内段退货物流的安排及跟踪，配