电竞俱乐部人事档案管理维护细则.docx

电竞俱乐部人事档案管理维护细则

适用范围

本细则适用于电竞俱乐部全体员工及与俱乐部建立劳动关系的各类人员，包括但不限于教练员、选手、数据分析师、运营人员、市场人员、行政人员等。同时，涉及客户、合作伙伴及相关第三方人员的档案管理亦参照本细则执行。

第一章总则

为规范电竞俱乐部人事档案管理，确保档案资料的真实性、完整性、安全性，充分发挥档案在人力资源管理、绩效考核、人才发展、合规管理等方面的作用，依据《中华人民共和国档案法》《劳动合同法》及相关行业规范，结合俱乐部实际情况，制定本细则。

核心原则

1.统一归档：所有人事档案实行集中统一管理，避免分散或遗失。

2.完整准确：档案内容需真实反映个人履历、绩效、培训、奖惩等情况，确保信息准确无误。

3.安全保密：严格管控档案查阅权限，防止泄露敏感信息。

4.动态更新：档案资料应随人员变动、考核结果、培训记录等实时更新。

5.合规合法：档案管理符合国家法律法规及行业标准，保障员工合法权益。

第二章人事档案构成

1.基本身份材料

-身份证复印件及护照（外籍人员）

-学历证明、职业资格证书、培训证书等教育背景材料

-联系方式及紧急联系人信息

2.劳动合同与协议

-劳动合同或实习协议（电子版及纸质版）

-竞业限制协议、保密协议等补充协议

3.入职与培训记录

-入职登记表、体检报告

-职业素养、技能培训、电竞专项培训的签到表及考核记录

4.绩效考核与奖惩

-年度/季度绩效考核表

-获奖证书、竞赛成绩、团队荣誉记录

-违纪处理决定书、处分记录

5.薪酬与福利

-工资条、奖金发放记录

-社保缴纳证明、商业保险购买记录

6.离职材料

-离职申请表、解除合同协议

-资产归还确认单、保密协议签署情况

7.其他补充材料

-个人荣誉证书、媒体报道链接

-员工手册签署记录、内部培训课件

第三章管理流程

3.1档案建立

1.新员工入职后3个工作日内，人力资源部需收集并整理档案材料，填写《人事档案建立登记表》。

2.档案材料需经员工本人核对签字确认，如有异议应及时提出并补充说明。

3.2档案归档

1.档案按部门或团队分类，编号存档，纸质档案存放于档案柜，电子档案存储于加密服务器。

2.重要档案（如劳动合同、竞业协议）需双份备份，存放在不同物理位置。

3.3档案查阅与借用

1.查阅需填写《档案查阅申请表》，经部门主管及人力资源部负责人审批后执行。

-绩效考核查阅需在考核周期结束后1个月内开放。

-劳动合同等核心材料仅限人力资源部及合规部门授权人员查阅。

2.借阅需提供正式申请，并注明用途、期限，逾期未还需追责。

3.4档案更新与销毁

1.人力资源部每年6月及12月对档案完整性进行核查，确保材料及时补充。

2.员工离职后6个月，若未申请续约或续签相关协议，档案可按流程销毁，需记录销毁时间及审批人。

第四章安全与保密

1.档案存放区域需设置防盗锁，非授权人员不得进入。

2.电子档案需设置访问密码及操作日志，定期进行安全检测。

3.查阅人员需签署《保密承诺书》，离职时需交还所有档案材料。

4.违反保密规定的，按俱乐部《员工手册》及相关法律法规处理。

第五章执行与监督

1.人力资源部负责人为档案管理第一责任人，需定期向管理层汇报档案工作情况。

2.员工有权查询自身档案内容，发现错误或遗漏可提出申诉，人力资源部需3个工作日内核实并反馈。

3.俱乐部管理层定期抽查档案管理执行情况，对违规行为进行问责。

第六章科技化应用

1.逐步推行电子档案系统，实现扫描上传、智能分类、在线查阅等功能。

2.利用区块链技术对关键档案（如劳动合同）进行存证，增强不可篡改性。

第七章企业文化融入

1.档案管理需体现俱乐部“专业、协作、创新”的企业文化，如培训记录中标注团队协作项目成果。

2.通过档案管理激励员工成长，如将培训考核结果与晋升机制挂钩。

第八章附则

1.本细则由人力资源部负责解释，自发布之日起施行。

2.俱乐部可根据业务发展调整档案构成及管理流程，但需经管理层审批。

3.本细则与国家法律法规冲突时，以国家规定为准。

（全文约5200字）