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2026年跨境营销策划公司打印复印设备使用管理制度

1.总则

1.1制定目的

为规范公司打印、复印设备（以下简称“印控设备”）的使用与管理，提高设备使用效率，降低运营成本，保障印控设备安全稳定运行，防范因文件打印复印产生的信息泄露风险，尤其是跨境营销业务相关涉密文件的安全，依据国家信息安全相关法律法规及公司内部管理规定，结合跨境营销策划业务的行业特点及公司实际经营情况，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司及下属各业务单元、分支机构所有印控设备的配置、使用、维护、耗材管理等全流程工作，覆盖公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及外包人员）的印控设备使用行为。本制度所指印控设备包括各部门专用打印机、办公区域共享打印机、复印机、多功能一体机等各类具备打印、复印、扫描、传真功能的办公设备。

1.3核心原则

1.3.1规范使用原则：明确印控设备使用流程与操作标准，确保全体员工按规操作，避免设备损坏及资源浪费。

1.3.2节约高效原则：倡导绿色办公理念，优先采用双面打印、电子化流转等方式，减少纸张、耗材浪费，提升设备使用效率。

1.3.3安全保密原则：强化跨境营销业务文件、财务数据、客户信息等涉密文件的印控管理，严防文件泄露、丢失或滥用。

1.3.4责任明确原则：明确各部门及员工在印控设备使用、维护、管理中的责任，确保设备管理工作落到实处。

1.3.5适配业务原则：结合跨境营销业务文件打印复印的特殊性，针对性制定涉密文件、境外业务资料的印控管理要求，保障业务合规开展。

2.核心定义与职责分工

2.1核心定义

印控设备：指公司配置的用于办公文件打印、复印、扫描、传真的各类办公设备，包括专用设备与共享设备。涉密文件：指涉及公司核心业务信息、商业秘密、财务数据、跨境营销方案、境外客户信息、合作协议等需要保密的文件资料。耗材：指印控设备运行所需的各类消耗品，包括打印纸、墨盒、硒鼓、碳粉等。设备管理员：由行政部门指定的负责印控设备日常管理、维护协调的专人或兼职人员。

2.2行政部门职责

行政部门作为印控设备管理的牵头部门，核心职责包括：

（1）制定并完善印控设备使用管理相关制度、操作规范及保密要求，明确设备使用、维护、耗材管理的具体标准。

（2）负责印控设备的统一规划、采购、配置与登记管理，建立设备台账，详细记录设备型号、采购时间、配置位置、使用状态、维修记录等信息。

（3）负责印控设备耗材的统一采购、登记、发放与管理，建立耗材台账，合理控制耗材库存，避免积压与浪费。

（4）牵头组织印控设备的日常维护、定期检修与故障维修工作，对接专业维修机构，确保设备正常运行；建立设备维修档案，记录维修原因、维修内容、维修费用等信息。

（5）负责印控设备使用的监督检查工作，定期排查设备使用过程中的违规行为，及时纠正不规范操作；协助处理因设备使用产生的信息安全问题。

（6）组织开展印控设备使用规范及保密知识培训，提升员工规范操作与安全保密意识。

2.3业务部门职责

各业务部门（包括跨境营销部、采购部、财务部等）是本部门印控设备使用管理的责任主体，核心职责包括：

（1）监督本部门员工严格遵守印控设备使用管理制度，规范使用部门内专用印控设备及共享印控设备。

（2）负责本部门专用印控设备的日常使用管理，指定专人协助行政部门进行设备日常检查与维护，及时向行政部门反馈设备故障及耗材需求。

（3）强化本部门涉密文件（尤其是跨境营销业务相关文件）的印控管理，严格执行涉密文件打印复印的审批与登记流程，防范文件泄露风险。

（4）配合行政部门开展印控设备使用监督检查与培训工作，及时整改检查中发现的问题。

2.4员工职责

（1）严格遵守印控设备使用管理制度及操作规范，正确操作印控设备，避免因操作不当造成设备损坏。

（2）树立节约意识，优先采用双面打印、电子化流转方式处理文件，减少纸张、耗材浪费；打印复印完成后及时取走文件，避免文件丢失或泄露。

（3）严格遵守涉密文件印控管理要求，未经审批不得擅自打印复印涉密文件；打印复印涉密文件后，及时销毁废弃文件及边角料，确保信息安全。

（4）发现印控设备故障、耗材不足或异常情况时，及时向本部门负责人或行政部门设备管理员反馈，不得擅自拆卸、维修设备。

（5）积极参加公司组织的印控设备使用规范及保密知识培训，提升自身操作技能与安全意识。

2.5公司管理层职责

（1）审批印控设备使用管理制度及相关配套规定，明确公司印控设备管理的整体要求。

（2）监督印控设备使用管理制度的执行情况，协调解决设备管理过程中的重大问题，保障制度有效落地。

（3）审批印控设备大额采购、重大维修及涉密文件印控管理的重大事项，确保资源配置合理、信息安全可控。

3.印控设备使用规范

3.1常规使用流程

（1）文件打印：员工打印文件前