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电话管理改革试行办法

为进一步提升通信资源使用效能，规范内部通信行为，保障工作协同效率与信息安全，结合实际工作需求，现就优化电话使用管理制定本试行办法。

一、适用范围

本办法适用于单位全体在岗员工（含借调、轮岗人员）及与单位签订正式协作协议的外包服务人员（以下简称“相关人员”）。涉及公务通信的固定电话、移动电话（含单位统一配备及个人用于公务的移动终端）、语音专线等设备及服务，均纳入管理范畴。

二、管理原则

1.规范高效：以保障公务通信需求为核心，严格区分公务与私人使用边界，避免资源浪费，提升通信效率。

2.分级管控：根据岗位性质、业务需求差异，对通信设备配备标准、话费限额、使用权限实施分级管理，确保资源精准配置。

3.责任到人：明确设备使用、维护、保管的直接责任人与管理部门，建立“谁使用、谁负责，谁管理、谁监督”的责任链条。

4.动态优化：结合业务发展、技术进步及实际使用反馈，定期评估调整管理规则，确保制度与需求同步适配。

三、设备管理规范

（一）设备分类与配备标准

1.公务固定电话：仅配置于办公室、值班室等固定办公场所，原则上按“一室一机”标准配备；业务量较大的部门（如综合协调、客户服务岗位）可申请额外配备，需经部门负责人审核、综合管理部备案。

2.公务移动电话：仅限因工作需要经常外出、需实时联络的岗位（如外勤、应急值班人员）申请配备。配备标准为：部门负责人级（含）以上岗位可申请1部；其他岗位根据业务频次，经分管领导审批后按需配备（原则上不超过部门总人数的30%）。

3.个人移动电话公务使用：未配备公务移动电话的人员，因工作需要使用个人手机处理公务的，需在综合管理部登记备案，明确公务使用场景（如通知传达、紧急联络）及话费补贴标准（详见附件1《个人手机公务使用补贴细则》）。

4.专用语音专线：仅用于涉密或特殊业务联络（如上级部门指定专线、跨区域协同专线），配备需经保密委员会审核，实行“一人一号”“专号专用”，禁止用于非业务用途。

（二）采购与登记管理

1.公务电话设备（含SIM卡、终端）采购由综合管理部统一实施，遵循“按需申请、先批后购”原则。申请部门需提交《公务通信设备采购申请表》，注明设备类型、用途、预计使用周期，经部门负责人、分管领导逐级审批后执行。

2.设备采购完成后，综合管理部需在3个工作日内建立电子台账，记录设备编号、型号、SIM卡号、归属部门、使用人、开通时间、话费套餐等信息，并同步至单位通信管理平台（以下简称“平台”）。使用人需签署《设备使用责任书》，明确保管义务及违规责任。

（三）变更与报废管理

1.设备使用人岗位调整或离职时，需在5个工作日内办理设备交接手续：原使用人填写《设备移交表》，经接收人、部门负责人确认后，交综合管理部更新台账；涉及SIM卡的，需同步完成号码使用权转移或注销。

2.设备因故障无法修复或达到使用年限（固定电话≥5年、移动电话≥3年）需报废的，使用人需提交《设备报废申请》，经技术部门鉴定、综合管理部审核后，由后勤部门统一回收处理。报废设备中存储的业务数据需由信息部门完成安全清除，确保无信息泄露风险。

四、使用行为规范

（一）通用要求

1.公务电话仅限用于与工作相关的联络，包括但不限于任务布置、信息沟通、业务协调、应急响应等场景。禁止利用公务电话进行私人聊天、购物、娱乐等非公务活动。

2.通话过程中应遵守礼仪规范：语言简洁明确，避免冗长闲聊；涉及工作机密的，需确认通话环境安全，禁止在公共场合或非加密线路中谈论敏感信息；接听电话应及时（铃响3声内接听），因故未接听需在15分钟内回拨并说明原因。

（二）分场景管理

1.办公区域内使用：固定电话通话时长单次一般不超过15分钟（紧急事项除外），日均累计不超过2小时；移动电话使用需避免在办公区大声通话干扰他人，非紧急情况工作时间（8:30-12:00、14:00-17:30）私人通话单次不超过5分钟，日均累计不超过30分钟。

2.外出公务使用：使用公务移动电话或个人手机公务联络时，需在当日《工作日志》中记录通话时间、对象、事由（如“10:20联系供应商张经理，确认货物送达时间”），作为话费报销或补贴的依据。

3.会议与集体活动期间：所有电话（含公务、私人）需调至静音或震动模式；确需接听公务电话的，应离开会议场所轻声接听，通话时长不超过3分钟。

（三）禁止行为

1.严禁将公务电话借予他人使用，或利用公务电话为他人提供通信便利（如代充话费、转接私人电话）。

2.严禁通过公务电话传播谣言、不实信息，或进行骚扰、辱骂等不当沟通。

3.严禁恶意拨打声讯台、国际长途等高资费业务，或