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员工档案管理制度

一、总则

（一）目的与意义

为规范公司员工档案管理工作，确保员工档案的真实性、完整性、安全性与保密性，有效开发和利用员工档案资源，为公司人力资源规划、招聘配置、培训发展、绩效管理、薪酬福利及员工关系等各项管理工作提供准确依据，特制定本制度。员工档案是公司重要的人力资源信息载体，也是企业历史发展的重要组成部分，科学规范的档案管理是现代企业管理制度的基本要求。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体在职员工、离退休员工、离职员工的个人档案管理。

（三）管理原则

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，严禁弄虚作假。

2.完整性原则：档案材料应全面反映员工在公司的经历、业绩、奖惩等情况。

3.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转递等环节均应遵循本制度规定，做到手续完备、程序规范。

4.保密性原则：严格遵守国家及公司有关保密规定，维护员工个人隐私和公司商业秘密。

5.动态管理原则：员工档案应根据员工个人情况及公司管理需要及时更新，确保信息的时效性。

二、员工档案构成

员工档案材料主要包括但不限于以下类别：

（一）基础信息材料

1.员工入职登记表（或履历表）；

2.身份证复印件及相关证明材料；

3.学历、学位证书复印件及验证证明（如需要）；

4.专业技术职务任职资格证书、职业资格证书复印件；

5.与原单位解除或终止劳动合同的证明文件（应届生为就业推荐表或报到证）；

6.近期免冠照片。

（二）任职与异动材料

1.劳动合同文本及续签、变更协议；

2.岗位聘用（任）通知书、岗位变动记录；

3.员工转正审批表；

4.离职申请、离职交接清单、解除/终止劳动合同证明书等。

（三）考核与奖惩材料

1.各类考核结果记录（年度、季度、月度或专项考核）；

2.奖励审批表及相关奖励文件、证明材料；

3.处分决定、通报批评及整改情况等材料。

（四）培训与发展材料

1.参加各类培训的记录、结业证书复印件；

2.职业发展规划、晋升评估材料；

3.专业技术培训、继续教育相关证明。

（五）薪酬福利与社会保险材料

1.薪酬调整审批表；

2.社会保险参保、变更、转移材料；

3.其他与薪酬福利相关的记录。

（六）其他有参考价值的材料

如员工提出的合理化建议被采纳的证明、重要个人声明等。

三、员工档案的日常管理

（一）建档

1.新员工入职后，人力资源部应在规定时间内为其建立个人档案。

2.档案材料应统一使用A4纸张，如有特殊规格材料，应进行规范整理（如折叠或粘贴）。

3.档案袋或档案盒应注明员工姓名、部门、工号等基本信息。

（二）材料的收集与归档

1.人力资源部为员工档案管理的归口部门，负责档案材料的统一收集、整理、归档。各部门应积极配合，及时将本部门产生的与员工档案相关的材料移交人力资源部。

2.档案材料的收集应确保及时、准确、完整。员工个人提供的材料，需由本人签字确认其真实性。

3.归档材料应按照档案构成的类别进行排序、编号，并填写卷内目录，做到条理清晰，便于查阅。

（三）档案的保管

1.员工档案应存放在专用的档案柜内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。

3.在职员工档案与离职员工档案应分开存放管理。离职员工档案的保管期限及销毁程序应符合国家相关规定。

4.严禁任何人私自涂改、抽取、伪造、损毁、丢失或擅自销毁档案材料。

（四）档案的查阅与借阅

1.查阅权限：

*人力资源部因工作需要查阅员工档案，须经本部门负责人批准。

*公司其他部门因工作需要查阅相关员工档案，须提出书面申请，经人力资源部负责人批准。查阅本部门员工档案，原则上仅限查阅与工作直接相关的部分。

*公检法等外部单位因公务需要查阅员工档案，须持单位介绍信及有效证件，经公司分管人力资源工作的领导批准。

*员工本人一般不得查阅本人档案，因特殊情况（如政审、公证等）确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经人力资源部负责人批准后，由档案管理人员查阅并告知结果，本人不得直接接触档案。

2.查阅程序：

*查阅档案须履行登记手续，填写《档案查阅登记表》，注明查阅人、查阅事由、查阅时间、查阅内容等。

*查阅档案时，应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

*查阅涉密或敏感信息，须有更高级别的审批。

3.借阅规定：

*档案一般不得带出档案管理室。确因工作需要借出档案的，须经人力资源部负责人及公司分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。

*档案借阅期限一般不超过三个工作日