采购申请与审批流程模板成本控制版.docxVIP

通用采购申请与审批流程模板成本控制版

一、适用范围与场景描述

二、流程操作步骤详解

（一）需求发起与申请表填写

申请人发起：由采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）的申请人（张三）根据实际业务需要，填写《采购申请表（成本控制版）》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途及需求日期等基本信息。

成本初步说明：申请人需在表格中补充“成本控制初步说明”，包括市场调研简况（如近期价格波动、供应商参考报价）、预算依据（如历史采购数据、成本核算标准）及成本优化建议（如替代方案、批量采购计划）。

附件准备：根据采购金额或物品类型，附上必要支撑材料，如技术参数要求、比价记录（若有）、项目立项审批文件（如涉及项目采购）等。

（二）部门初审与需求合理性审核

部门负责人审核：申请人将填写完整的《采购申请表》提交至本部门负责人（李四）进行初审。部门负责人需重点审核：

采购需求的必要性（是否为业务开展必需，是否存在可替代的现有资源）；

需求数量与规格的合理性（是否与实际工作量匹配，避免过量采购）；

预算总价的部门预算匹配度（是否超出部门年度/季度预算额度）。

审核意见反馈：部门负责人审核通过后，在“部门初审意见”栏签字确认，并标注“建议采购”；若审核不通过，需注明原因（如“需求不必要”“数量超需”），退回申请人调整。

（三）成本专项评估与比价审核

成本控制岗介入：部门初审通过后，申请表流转至成本控制部门（或财务部成本控制岗，王五）进行成本专项评估。成本控制岗需完成以下工作：

预算复核：核对申请预算与公司采购预算标准、历史采购成本的差异，分析差异合理性（如价格上涨是否提供市场行情证明）；

市场比价：对于金额达到一定标准（如单次采购≥5000元）的采购，要求提供至少3家供应商的书面报价单（或电商平台截图），对比分析价格、质量、交期等要素，形成《成本比价分析报告》；

优化建议：若预估预算高于市场均价或成本控制标准，需提出优化建议（如调整采购数量、更换供应商、选择性价比更高的替代型号），并反馈至申请人确认。

审核结果反馈：成本控制岗审核通过后，在“成本控制意见”栏签字；若需调整，注明调整理由及建议，退回申请人或部门修改。

（四）财务合规性审核

财务部审核：成本评估通过后，申请表提交至财务部（赵六）进行合规性审核，重点审核：

预算来源是否明确（如是否已纳入年度预算、是否有专项预算批文）；

采购金额是否符合公司财务审批权限（如根据《采购审批权限表》，单次采购1万元以下由部门经理审批，1-5万元由财务总监审批，5万元以上由总经理审批）；

成本列支科目是否准确（如原材料计入“生产成本”，办公用品计入“管理费用”）。

审核意见签署：财务部审核通过后，在“财务审核意见”栏签字确认；若预算不足或科目错误，需退回补充说明或调整。

（五）分级审批与决策

根据采购金额及重要性，由不同层级管理人员进行最终审批：

小额采购（如单次采购＜5000元）：由采购需求部门负责人及成本控制岗审核通过后，即可执行采购；

常规采购（如5000元≤单次采购＜5万元）：由财务总监审批；

重大采购（如单次采购≥5万元，或涉及关键设备、战略供应商）：需提交总经理办公会集体审议，总经理签字确认后方可执行。

（六）采购执行与结果反馈

采购部门实施：审批通过后，采购申请表转至采购部门（周七），采购部门根据申请要求及比价结果，选择合规供应商下达采购订单，明确交货期、验收标准及付款方式。

到货验收：物品/服务送达后，由申请人所在部门联合仓储部（如涉及实物）、成本控制岗共同验收，核对数量、规格、质量是否符合要求，填写《采购验收单》，验收不合格需及时联系供应商退换货。

成本差异反馈：实际采购价格与预算价格存在差异的（如浮动超过±5%），采购部门需在3个工作日内向成本控制部反馈差异原因，并记录至《采购成本差异台账》。

财务入账：验收合格后，采购部门将采购申请表、验收单、发票（合规票据）等材料提交财务部，财务部完成账务处理，保证采购成本准确列支。

三、采购申请表（成本控制版）

基本信息

内容

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购物品/服务信息

名称

规格型号/服务内容

单位

需求数量

预估单价（元）

预算总价（元）

需求用途

（请详细说明与业务关联性，如“生产A产品急需原材料”“行政部季度办公耗材补充”）

期望到货日期

年月日

成本控制相关信息

市场调研简况

（如“近期XX材料市场均价上涨10%，参考供应商报价：XX公司120元/件，XX公司115元/件”）

预算依据

（如“历史采购单价110元/件，本次预算考虑5%涨幅”）

成本优化建议

（如“建议批量采购50件，可享受供应商95折优惠，预计节省2925元”）

供应商比价记录（≥3家）

1.供应商A：报价元/件，交期