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标准化业务洽谈流程模板

一、适用业务场景

新客户合作意向接洽（如产品采购、服务合作等）

现有客户业务拓展（如新增合作项目、升级服务方案等）

供应商合作条件谈判（如原材料供应、外包服务等）

跨部门业务协同需求沟通（如资源支持、流程对接等）

行业合作联盟或项目联合体组建洽谈

二、标准化操作流程

（一）筹备阶段：精准定位与充分准备

目标：明确洽谈核心目标，收集关键信息，保证洽谈高效推进。

明确洽谈目标与范围

确定本次洽谈的核心目标（如达成合作意向、明确合作条款、解决特定问题等）。

划定洽谈范围，避免议题发散（如仅聚焦“产品交付周期”而非泛泛讨论合作细节）。

设定可量化的预期成果（如“确定产品报价框架”“明确双方责任分工”）。

收集对方背景信息

调研对方企业基本情况（主营业务、行业地位、组织架构等）。

知晓洽谈对象个人背景（如客户*经理的从业经历、过往合作偏好等）。

整理对方历史合作需求或痛点（如过往合作中反馈的“交付延迟”“服务响应慢”等问题）。

组建洽谈团队并分工

根据洽谈性质确定团队人员（如业务负责人、技术专家、法务专员等）。

明确分工：主谈人负责整体节奏把控，技术负责人解答专业问题，记录人实时整理关键信息。

提前内部统一口径，避免信息不一致。

准备洽谈材料与工具

制作标准化洽谈材料（如产品手册、合作方案PPT、报价单草案等），保证数据准确、逻辑清晰。

准备辅助工具（如笔记本电脑、投影仪、签字笔、洽谈记录表等）。

预设洽谈场地（如会议室环境整洁、设备调试完毕，或线上会议平台测试畅通）。

（二）实施阶段：高效沟通与价值传递

目标：通过结构化沟通，清晰传递合作价值，挖掘对方需求，推动共识形成。

开场破冰与议程确认（5-10分钟）

主谈人礼貌问候，介绍己方团队成员（“您好，经理，这是我们的技术负责人工，后续专业问题由他对接”）。

简述本次洽谈目的与议程（“今天主要想和您沟通三方面：一是知晓贵司当前XX需求，二是介绍我们的解决方案，三是探讨合作可行性”）。

确认对方对议程的意见，根据实际情况调整（如“您觉得还需要补充哪些议题？”）。

需求挖掘与深度倾听（15-20分钟）

通过开放式问题引导对方表达（如“您目前在使用同类产品时，遇到的最大挑战是什么？”“理想中的合作模式是怎样的？”）。

认真倾听并记录关键信息，适时复述确认（“您的意思是，更看重交付的时效性，对吗？”）。

避免过早打断或推销，聚焦对方真实需求（包括显性需求与潜在需求）。

方案呈现与价值匹配（20-30分钟）

结合对方需求，针对性介绍合作方案（如“针对您提到的交付效率问题，我们的XX方案可实现3天内响应，比行业平均水平快2天”）。

突出差异化优势（如技术壁垒、服务保障、成功案例等），避免泛泛而谈。

使用数据或案例支撑（如“我们与XX企业合作后，其采购成本降低了15%”）。

异议处理与条件协商（15-20分钟）

对方提出异议时，先肯定再解答（“您对价格的顾虑我们理解，实际上我们的方案包含3次免费培训，长期来看能降低您的运营成本”）。

针对核心条款（如价格、交付周期、付款方式等），明确己方底线与可调整空间。

避免当场承诺无法实现的条件，如“这个需要内部审批，2个工作日内给您明确答复”。

总结共识与下一步规划（5-10分钟）

复述本次洽谈达成的共识（“今天我们确定了三点：一是产品报价按XX标准，二是下周一前提供详细方案，三是安排下周三现场考察”）。

明确后续行动项（ActionItems），包括负责人、时间节点（“我方由工负责方案细化，周五前发给您；贵司如需考察，请对接行政姐预约时间”）。

礼貌结束洽谈（“感谢您的时间，我们按计划推进后续工作，保持沟通”）。

（三）收尾阶段：明确共识与闭环管理

目标：固化洽谈成果，保证后续执行有据可依，避免信息遗漏。

整理洽谈记录并确认

记录人根据现场笔记，在24小时内整理《洽谈记录表》，内容包括：基本信息、核心议题、共识点、待办事项、双方联系人等。

将记录表邮件发送给对方联系人，确认信息无误（“附件为本次洽谈记录，请您核对是否有遗漏，如有调整请随时告知”）。

内部复盘与方案优化

洽谈团队召开内部会议，复盘本次洽谈的亮点与不足（如“需求挖掘环节可更深入”“报价策略需调整”）。

根据对方反馈优化方案（如调整报价条款、补充服务内容等），按承诺时间反馈给对方。

跟进执行与关系维护

按照洽谈记录中的待办事项，责任到人、限时推进（如“*工需在周五前完成方案，逾期需提前说明”）。

定期向对方同步进展（如“方案已按要求完成，附件供您审阅，如有疑问请随时沟通”）。

重要节点后进行关系维护（如合作达成后发送感谢信，节日送上祝福等）。

三、洽谈记录表模板

基本信息

内容

客户/合作方名称

洽谈主题

洽谈时间

年月日时分至时分

洽谈地点/方式

□会议室