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2026年口碑服务公司办公会议管理制度

第一章总则

第一条为规范公司办公会议管理，提升会议效率与决策质量，保障公司经营管理工作有序推进，确保各项决策部署落地见效，依据公司经营管理实际，结合口碑服务业务特性（如客户服务优化、业务流程改进、团队协同推进等），制定本制度。

第二条本制度所称办公会议，是指公司为统筹经营管理、协调推进工作、解决业务问题、部署重点任务而召开的各类正式会议，包括但不限于总经理办公会、部门例会、专项工作会、全员大会等。

第三条本制度适用于公司各类办公会议的计划、筹备、组织、召开、纪要归档及决议落实等全流程管理工作，覆盖公司各部门及全体员工。公司行政部是办公会议的归口管理部门，负责统筹协调各类会议的组织管理工作，各部门配合做好相关会议的筹备、参会及决议落实工作。

第四条办公会议管理遵循以下核心原则：

高效务实：聚焦会议核心议题，精简会议流程，控制会议时长，避免无意义讨论，确保会议高效产出成果；

权责明晰：明确各类会议的组织主体、参会范围、决策权限，确保会议组织有序、决策有据；

规范有序：建立标准化的会议组织流程，从会议筹备、召开到决议落实、纪要归档，全环节规范管理；

跟踪闭环：强化会议决议的跟踪督办，确保各项决议落地执行，形成“会议部署—执行推进—监督检查—结果反馈”的闭环管理；

精简节约：严格控制会议数量和参会人数，优先采用线上会议等高效形式（需保障沟通效果），减少资源浪费。

第五条各部门负责人是本部门参会及会议决议落实的第一责任人，需统筹协调本部门相关人员按时参会，督促落实会议明确的本部门工作任务，及时反馈执行进度。

第二章会议分类与权责划分

第六条总经理办公会：

召开周期：原则上每月召开1次，遇重大紧急事项可临时召开；

组织主体：行政部牵头组织，总经理或其指定的分管负责人主持；

参会范围：公司总经理、副总经理、各部门负责人，根据议题需要可邀请相关骨干员工或外部合作方列席；

核心议题：研究审议公司年度经营计划、季度/月度经营总结、重大投资决策、重要管理制度修订、核心岗位人事任免、大额费用支出、重大业务合作项目、公司经营管理中的重大问题等；

决策权限：由参会的公司领导集体审议，总经理最终决策；涉及公司重大发展方向、重大资产处置等核心事项，需按公司章程规定履行更高层级审批程序。

第七条部门例会：

召开周期：各部门每周至少召开1次，具体周期由部门结合工作实际确定并报行政部备案；

组织主体：各部门自行组织，部门负责人主持；

参会范围：本部门全体员工，根据议题需要可邀请其他部门相关人员列席；

核心议题：总结本部门上一周期工作完成情况、分析存在的问题、部署本周期重点工作任务、协调解决部门内部工作衔接问题、传达公司相关会议精神及管理制度等；

决策权限：由部门负责人根据工作实际作出决策，重大事项需及时上报公司领导审批。

第八条专项工作会：

召开周期：无固定周期，根据专项工作推进需要临时召开；

组织主体：由专项工作牵头部门组织，牵头部门负责人或公司指定的分管领导主持；

参会范围：与专项工作相关的部门负责人及骨干员工，必要时邀请公司领导列席；

核心议题：针对特定专项工作（如重大客户服务项目推进、业务流程优化专项、投诉处理专项、新业务上线筹备等），研究制定工作方案、协调跨部门资源、解决工作推进中的难点问题、跟踪工作进度等；

决策权限：由牵头部门负责人或分管领导根据专项工作需求作出决策，超出权限的事项需上报总经理办公会审议。

第九条全员大会：

召开周期：原则上每季度或每半年召开1次，遇公司重大事件（如年度总结表彰、重大战略发布等）可临时召开；

组织主体：行政部牵头组织，公司总经理或其指定人员主持；

参会范围：公司全体员工；

核心议题：传达公司年度战略规划、总结季度/半年度/年度经营成果、表彰优秀团队及个人、发布公司重大管理制度或政策、开展员工培训动员等；

决策权限：以信息传达、动员部署为主，涉及员工切身利益的重大政策需按规定履行民主协商程序后发布。

第十条其他会议：包括客户沟通会、供应商协调会、培训会议等，由相关责任部门参照本制度规范组织，明确会议议题、参会人员及工作要求，确保会议效果。

第三章会议组织与筹备流程

第十一条会议计划申报：

各部门需在每月末向行政部报送下月会议计划，明确会议名称、召开时间、地点、参会范围、核心议题、组织负责人等信息；

行政部对各部门报送的会议计划进行汇总审核，统筹协调会议时间，避免会议冲突，形成公司月度会议计划并发布；

临时召开的会议（非计划内会议），组织部门需提前向行政部报备，说明会议召开的紧急原因、核心议题等，经行政部协调后组织召开。

第十二条会议筹备：

议题确认：组织部门需提前与相关部门或人员沟通，明确会议核心议题，梳理议题相关背景资料、数据信息，确保议题清晰、资料