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2026年口碑服务公司IT物资采购管理制度

第一章总则

第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）IT物资采购管理工作，保障采购过程合规有序，优化资源配置，控制采购成本，确保IT物资质量符合业务需求，提升IT资产使用效率，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司资产管理实际需求，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门所有IT物资的采购活动，涵盖采购申请、审核审批、供应商管理、采购实施、验收入库、付款结算等全流程管理。公司全体涉及IT物资采购的相关人员均需严格遵守本制度规定。

第三条本制度所指IT物资，是指支撑公司信息系统运行、业务开展及日常办公所需的各类信息技术相关物资，包括硬件设备、软件产品、IT耗材及相关配件等。

第四条IT物资采购管理遵循“需求导向、合规高效、质优价廉、全程追溯”的核心原则，坚持公开、公平、公正的采购准则，确保采购活动透明可控，保障公司资产安全与业务稳定。

第五条任何部门和个人不得擅自开展IT物资采购活动，严禁规避审批流程、虚报采购需求、徇私舞弊等违规行为。所有IT物资采购必须严格按照本制度规定的流程办理。

第二章管理职责分工

第六条IT技术部门是公司IT物资采购的归口管理部门，主要职责包括：

（一）负责本制度的制定、修订、解释与组织实施，组织开展IT物资采购管理相关培训，确保相关人员掌握流程规范及技术要求；

（二）制定IT物资技术标准和采购目录，明确各类IT物资的技术参数、质量要求及选型规范，为采购工作提供技术支撑；

（三）审核各部门提交的IT物资采购申请，核实需求的合理性、技术参数的可行性及与公司现有IT系统的兼容性；

（四）参与供应商的筛选、评估与管理，建立合格供应商名录，对供应商的技术能力、售后服务水平进行跟踪评价；

（五）组织或参与IT物资的采购实施、验收工作，负责技术层面的质量把关；

（六）建立IT物资采购管理台账，记录采购全流程信息，负责采购资料的归档与管理；

（七）定期对IT物资采购管理工作进行总结分析，提出优化采购流程、控制成本的改进措施。

第七条各使用部门是IT物资采购的需求提出部门，主要职责包括：

（一）根据业务发展及日常工作需要，提出真实、准确、完整的IT物资采购需求，明确采购物资的名称、规格型号、数量、技术要求、使用时间、预算金额等信息；

（二）填写《IT物资采购申请表》，经部门负责人签字确认后提交IT技术部门审核；

（三）配合IT技术部门开展采购审核、供应商评估、物资验收等工作，提供必要的需求信息及技术配合；

（四）负责接收验收合格的IT物资，明确本部门使用责任人，建立部门IT物资使用台账，做好日常使用与维护保养；

（五）及时向IT技术部门反馈IT物资使用过程中出现的质量问题或性能故障。

第八条采购部门主要职责包括：

（一）在IT技术部门审核通过的基础上，按照本制度及公司采购管理通用规定组织实施IT物资采购工作；

（二）负责采购信息的发布、采购文件的编制，组织开展询价、招标等采购活动，确保采购过程合规透明；

（三）参与供应商的筛选与谈判，核实供应商资质，签订采购合同，明确合同条款（包括物资质量、价格、交货期、售后服务、违约责任等）；

（四）跟踪采购合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量交付物资，协调处理采购过程中出现的供需纠纷；

（五）配合开展IT物资验收工作，负责采购过程中相关资料的收集与提交。

第九条财务部门主要职责包括：

（一）负责IT物资采购预算的审核与管理，对采购资金的使用进行管控，确保资金支出合规；

（二）审核采购合同中的价格条款、付款方式及结算周期，对采购成本的合理性进行把关；

（三）根据采购合同、验收报告、发票等合法有效的凭证办理付款结算手续，确保付款金额准确、支付及时；

（四）对IT物资采购业务进行会计核算，准确归集采购成本，及时更新财务资产台账，确保账实相符；

（五）配合开展采购成本分析，为优化采购管理提供财务数据支持。

第十条审计监督部门主要职责包括：

（一）定期或不定期对IT物资采购管理制度的执行情况进行监督检查；

（二）核查采购申请、审核、审批、采购实施、验收、付款等全流程的合规性、真实性与完整性；

（三）监督供应商管理工作，核查供应商筛选、评估、合作过程中的合规性，防止利益输送等违规行为；

（四）发现采购过程中的违规问题，及时提出整改意见并监督落实，对相关责任人员进行追责；

（五）对采购成本控制情况进行审计评价，提出成本优化建议。

第三章采购范围与标准

第十一条IT物资采购范围包括以下类别：

（一）计算机硬件设备：台式电脑、笔记本电脑、服务器、工作站、存储设备等；

（二）网络设备：交换机、路由器、防火墙、无线AP、网络线缆及相关网络配件等；

（三）办公