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项目档案资料管理制度

一、总则

为了加强项目档案资料的管理，确保项目档案资料的完整性、准确性和安全性，便于项目档案资料的查阅、利用和保存，根据国家有关法律法规和企业相关规定，结合公司实际情况，制定本制度。

本制度适用于公司所有项目档案资料的管理，包括但不限于项目立项、设计、施工、验收、运营等各个阶段形成的各类文件、图纸、报表、记录等纸质和电子档案资料。

项目档案资料管理的基本原则是集中管理、分类归档、安全保密、方便查阅。各部门和项目团队应明确各自在项目档案资料管理中的职责，密切配合，共同做好项目档案资料的管理工作。

二、管理职责

（一）档案管理部门职责

档案管理部门是公司项目档案资料的集中管理部门，负责制定和完善，指导和监督各部门和项目团队的档案资料管理工作。具体职责包括：

1.建立和维护项目档案资料管理体系，制定档案分类方案、编号规则和保管期限表。

2.接收、整理、保管和统计项目档案资料，确保档案资料的完整性和安全性。

3.对项目档案资料进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案资料的信息化管理。

4.提供项目档案资料的查阅、借阅和复制服务，做好档案利用记录。

5.定期对项目档案资料进行鉴定和销毁，确保档案资料的时效性和有效性。

6.组织开展项目档案资料管理的培训和宣传工作，提高员工的档案意识和管理水平。

（二）项目部门职责

项目部门是项目档案资料的形成和收集部门，负责在项目实施过程中及时收集、整理和提交项目档案资料。具体职责包括：

1.明确项目档案资料管理的责任人，负责本项目档案资料的日常管理工作。

2.按照档案管理部门的要求，制定项目档案资料收集清单和归档计划，确保项目档案资料的齐全、完整。

3.对收集到的项目档案资料进行初步整理和审核，确保档案资料的准确性和规范性。

4.及时将整理好的项目档案资料提交给档案管理部门进行归档，办理档案移交手续。

5.配合档案管理部门做好项目档案资料的查阅、借阅和复制工作，提供必要的协助。

（三）其他部门职责

其他部门在项目实施过程中，如涉及项目档案资料的形成和提供，应按照档案管理部门的要求，及时将相关档案资料提交给项目部门或档案管理部门。具体职责包括：

1.明确本部门在项目档案资料管理中的职责，指定专人负责档案资料的收集和提交工作。

2.按照项目部门的要求，及时提供与项目相关的文件、图纸、报表、记录等档案资料。

3.对提供的档案资料进行审核，确保档案资料的真实性和可靠性。

4.配合档案管理部门和项目部门做好档案资料的管理工作，提供必要的支持和协助。

三、档案资料的收集与整理

（一）收集范围

项目档案资料的收集范围包括项目从立项到验收、运营全过程中形成的各类文件、图纸、报表、记录等，具体包括：

1.项目立项文件：项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。

2.项目设计文件：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。

3.项目施工文件：施工图纸、施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。

4.项目监理文件：监理规划、监理细则、监理日志、监理月报、工程质量评估报告等。

5.项目采购文件：采购合同、设备清单、产品说明书、质量检验报告等。

6.项目验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、环保验收报告、消防验收报告等。

7.项目运营文件：运营记录、维护保养记录、故障处理记录等。

8.其他相关文件：会议纪要、来往信函、照片、音像资料等。

（二）收集要求

1.及时性：各部门和项目团队应在项目实施过程中及时收集档案资料，确保档案资料的完整性和时效性。

2.完整性：档案资料应涵盖项目的各个方面，包括项目的前期准备、实施过程和后期运营等，不得遗漏重要信息。

3.准确性：档案资料应真实、准确地反映项目的实际情况，不得虚假记录或篡改数据。

4.规范性：档案资料应按照规定的格式和要求进行整理和装订，确保档案资料的规范性和可读性。

（三）整理方法

1.分类：按照档案资料的性质和用途，将项目档案资料分为不同的类别，如立项文件、设计文件、施工文件等。

2.编号：对每一类档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案资料的管理和查阅。

3.装订：对纸质档案资料进行装订，装订应牢固、整齐，不得有缺页、漏页现象。

4.编目：对整理好的档案资料进行编目，编目内容包括档案资料的名称、编号、日期、保管期限等，编目应准确、清晰。

四、档案资料的归档与保管

（一）归档时间

项目档案资料应在项目竣工验收后[X]个月内完成归档工作。对于分期建设、分期验收的项目，应在每期项目竣工验收后[X]个月内完成该期项目档案资料的归档工作。

（二）归档流程

1.项目部门在项目竣工验收后，按照档案管理部门的要求，对项目档案资料进行整理和装