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合同管理文档编制与审核工具指南

一、工具应用价值与适用场景

合同管理是企业运营中的核心环节，规范的合同编制与审核能有效降低法律风险、保障企业权益、提升协作效率。本工具适用于以下场景：

企业法务/合规部门：统一合同标准，保证条款合法合规，规避潜在纠纷；

业务部门（如采购、销售、项目部）：快速符合业务需求的合同文本，减少重复沟通成本；

中小企业/初创团队：缺乏专业法务支持时，通过标准化模板降低合同编制门槛；

跨部门协作场景：明确合同编制权责，法务、业务、财务等多方协同审核，提升流程透明度。

通过本工具，可实现合同从“需求发起→编制→审核→归档”的全流程标准化，避免因条款模糊、遗漏关键信息导致的履约风险或经济损失。

二、合同编制流程详解

（一）需求确认：明确合同核心要素

发起需求：业务部门根据合作事项（如采购货物、提供服务、项目外包等），填写《合同需求确认表》（见附件1），明确合同类型（购销合同、服务合同、租赁合同等）、合作主体信息、标的物详情、核心权利义务（如交付时间、付款方式、质量标准）等关键内容。

需求评审：部门负责人对需求合理性进行审核，保证合同目标与企业战略一致，资源（预算、人力）可匹配。

（二）模板选择：调用标准化框架

模板库匹配：根据合同类型（如“采购合同”“技术开发合同”）从企业模板库中选择对应基础模板，模板需包含通用条款（如合同主体、标的、违约责任、争议解决方式）和行业特殊条款（如技术合同的知识产权归属）。

模板调整：若基础模板无法完全覆盖需求，在“可修改区域”补充个性化内容（如特殊验收标准、保密条款），但不得删除核心法律条款（如“不可抗力”“争议管辖约定”）。

（三）内容填写：规范条款表述

基础信息录入：按模板要求填写合同编号（规则：年份-部门-序号，如“2024-采-001”）、签订日期、双方主体名称（需与营业执照一致）、法定代表人、地址、联系方式等。

核心条款细化：

标的条款：明确产品名称/服务内容、规格型号、数量（含单位）、质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准）；

履行条款：约定履行期限（起始/结束时间）、地点（如“甲方办公地址”“乙方工厂”）、方式（如“分批交付”“现场服务”）；

价款条款：写明总价（大写+小写）、计价方式（固定单价/总价）、付款条件（如“验收合格后30日内支付”）、账户信息（开户行、户名、账号）；

权利义务：列明双方主要责任（如甲方按时付款、乙方保证质量），避免使用“尽量”“尽可能”等模糊表述；

违约责任：明确违约情形（如逾期交付、质量不达标）及违约金计算方式（如“按逾期金额每日0.05%计算”）、赔偿范围；

争议解决：约定管辖法院（如“甲方所在地人民法院”）或仲裁机构（如“仲裁委员会”）。

附件补充：技术附件（如图纸、参数表）、资质附件（如对方营业执照、许可证）、承诺函（如质量保证函）等需与关联，并在中注明“附件详见X”。

（四）内部复核：自查关键风险点

编制完成后，由业务部门负责人或指定复核人进行内部自查，重点检查：

信息准确性：主体名称、金额、日期等是否与需求一致；

条款完整性：是否遗漏标的、履行、违约等核心条款；

逻辑一致性：付款条件与履行期限是否匹配，违约责任是否覆盖主要风险场景；

表述规范性：避免歧义表述（如“约X万元”应明确为“人民币X万元”）。

（五）版本控制与提交

版本标记：文件命名格式为“合同名称-版本号-编制日期”，如“设备采购合同-V1.0；

提交审核：通过合同管理系统或邮件将合同文本（含附件）提交至法务部门及相关审核人，附《合同需求确认表》及内部复核记录。

三、合同审核流程详解

（一）接收审核：明确审核范围与职责

法务部门收到合同后，1个工作日内完成形式审核，确认：

材料完整性：合同文本、附件、需求确认表等是否齐全；

流程合规性：是否经过内部复核，编制人是否签字确认。

（二）分派审核任务：按角色拆解要点

根据合同类型，将审核任务拆解至不同角色，明确审核重点：

审核角色

审核重点

法务专员

主体资格（对方营业执照、经营范围）、条款合法性（是否符合《民法典》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任合理性、争议解决约定有效性

业务部门负责人

业务需求匹配度（标的、履行条件是否与实际合作一致）、可行性（资源、技术能否支持）

财务专员

付款条件与企业资金规划是否冲突、税费计算准确性、发票类型要求（如增值税专用发票）

（三）多级审核：逐项反馈修改

法务审核：重点检查法律风险，如对方主体是否为“无民事行为能力/限制民事行为能力”主体、格式条款是否免除己方责任、违约金是否过高（超过实际损失的30%可能被法院调减）。对问题条款标注“修改建议”（如“建议增加‘逾期付款超过60天，甲方有权解除合同’条款”）。

业务审核：确认业务条款是否满足合作目标，如“交付