企业资料档案归档及管理系统.docVIP

企业资料档案归档及管理系统工具模板

一、适用业务场景

新员工入职档案管理：收集员工证件号码明、学历学位证书、劳动合同、离职证明等材料，建立员工个人档案。

项目全周期档案归档：从项目立项（可研报告、立项批复）、实施（合同、进度计划、会议纪要）到验收（验收报告、总结材料）的全过程资料整理。

合同与协议管理：业务合同、服务协议、保密协议等法律文件的归档，支持履约跟踪与查阅。

资质证照管理：企业营业执照、行业许可证、专利证书、资质认证等证照的到期提醒与更新归档。

审计与检查资料准备：年度审计、税务稽查、合规检查等专项活动的支撑材料汇总与分类存档。

二、标准化操作流程

步骤1：档案收集与初审

操作要点：

明确档案责任部门（如人力资源部负责员工档案，项目部负责项目档案），由责任人发起收集需求，通过OA系统、邮件或线下提交方式收集原始资料。

收集时核对资料完整性：例如员工档案需包含证件号码复印件、劳动合同、入职登记表；项目档案需包含立项文件、合同关键页、验收报告。

初审资料是否符合归档要求：检查文件是否清晰（无模糊、缺页）、内容是否准确（如合同金额与审批一致）、是否为正式版本（非草稿）。

输出成果：《档案收集清单》（需收集人、初审人签字确认）。

步骤2：分类与编码

操作要点：

按“一级分类+二级分类+流水号”规则编制档案编码，保证唯一性。例如：

一级分类：HR（人力资源）、PRJ（项目）、CON（合同）、CERT（资质证照）；

二级分类：HR-01（员工入职）、PRJ-02（项目实施）、CON-03（销售合同）；

流水号：按年份+顺序号，如HR-01-2023-001。

档案分类需与企业管理架构匹配，避免交叉重叠（如“财务档案”可单独设为一级分类FIN，与HR、PRJ并列）。

输出成果：《档案分类编码规则说明》（需部门负责人*经理审批）。

步骤3：整理与组卷

操作要点：

对纸质档案：按件整理，去除金属夹，使用牛皮纸档案袋封装，每袋附《档案内目录》（含档案编号、题名、份数、页数、形成日期）。

对电子档案：统一转换为PDF格式（避免格式兼容问题），命名规则与档案编码一致（如HR-01-2023-001.pdf），存储至指定服务器文件夹（按分类层级建树状目录）。

涉密档案（如未公开合同、核心技术资料）需单独存放，标注“密级”字样，仅授权人员可查阅。

输出成果：整理完成的纸质档案袋/电子档案包，及《档案内目录》。

步骤4：系统录入与归档

操作要点：

登录企业档案管理系统，按模板填写《档案信息登记表》（详见第三部分），电子档案（纸质档案需扫描后），关联档案编码与分类。

录入关键字段：档案题名、形成部门、责任人、归档日期、保管期限（如“永久”“10年”“5年”）、存放位置（如“档案室A-3-2”）、备注（如“需年检”）。

系统自动档案唯一编号，并支持关键词检索（如按合同名称、项目名称、员工姓名查询）。

输出成果：系统内档案信息完整可查，纸质档案移交档案室保管。

步骤5：日常管理与利用

操作要点：

借阅管理：员工通过系统提交借阅申请，说明借阅用途、期限，经部门负责人*经理及档案管理员审批后，可查阅电子档案或领取纸质档案（借阅期限不超过7个工作日）。

归回检查：借阅档案需在到期当日归还，档案管理员核对档案完整性（如无涂改、缺页），系统更新借阅记录。

保管期限到期前3个月，系统自动提醒管理员启动鉴定流程（确认是否有继续保存价值）。

输出成果：《档案借阅登记表》（系统自动记录），保管到期提醒通知。

步骤6：定期鉴定与销毁

操作要点：

每年12月由档案管理员牵头，联合法务部、业务部组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估。

确认无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，经总经理*总审批后，由2人以上共同监销（纸质档案碎纸处理，电子档案彻底删除）。

涉密档案销毁需单独记录，并留存销毁凭证（如监销人签字的销毁清单）。

输出成果：《档案销毁审批表》《档案销毁清单》（存档10年）。

三、档案信息登记表

档案编号

档案题名

一级分类

二级分类

形成部门

责任人

归档日期

保管期限

存放位置

电子档案路径

备注

HR-01-2023-001

张*入职档案材料

HR

员工入职

人力资源部

*主管

2023-03-15

永久

档案室A-1-1

D:\2023\001.pdf

含劳动合同

PRJ-02-2023-015

系统升级项目验收报告

PRJ

项目验收

技术部

*经理

2023-09-20

10年

档案室B-2-3

D:\2023\015.pdf

需同步归档客户签字版

CON-03-2023-008

与公司销售合同

CON

销售合同

市场部

*专员

2023-06-10

10年

档案室C-1-2

D:\2023\008.pdf

含补充协议

四、管理规范与风险提示

资料完整性要求