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制造企业外购件管理规范及流程

在现代制造企业的运营体系中，外购件的质量、成本与及时供应直接关系到最终产品的竞争力、生产的连续性以及企业的整体效益。为确保外购件管理工作的有序、高效进行，明确各环节职责，特制定本规范及流程。本规范旨在通过系统化的管理，实现外购件从需求提出到最终使用的全生命周期控制，以达到降本增效、保障生产、提升产品质量的目标。

一、基本原则

外购件管理应遵循以下基本原则，作为各项工作开展的指导思想：

1.质量优先原则：严格把控外购件质量，确保其符合产品设计要求及相关标准，杜绝不合格品流入生产环节。

2.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价、优化采购渠道等方式，力求以合理成本获取所需外购件。

3.及时供应原则：根据生产计划和库存状况，确保外购件按时到货，满足生产进度需求，避免因缺件导致生产停滞。

4.合规诚信原则：与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，遵守法律法规及商业道德，确保采购行为的合规性与透明度。

5.协同高效原则：加强设计、采购、质量、生产、仓储等各相关部门之间的沟通与协作，提升整体管理效率。

二、管理流程

（一）需求提出与确认

外购件需求通常源于产品设计、生产计划调整或库存补充。具体流程如下：

1.需求发起：由生产部门根据生产计划、设计部门根据产品图纸或技术文件（BOM清单），或仓储部门根据安全库存水平，填写《外购件需求申请单》。申请单应明确物料编码、名称、规格型号、技术参数、质量标准、需求量、建议供应商（若有）、期望交货期等关键信息。

2.需求审核：《外购件需求申请单》需经申请部门负责人审核，确保需求的准确性与必要性。对于涉及新物料或重大变更的需求，还需提交设计或技术部门进行确认，以保证其符合产品设计要求。

3.需求汇总与平衡：采购部门负责汇总各部门的需求，结合现有库存、在途订单及生产计划进行综合平衡，形成初步的采购需求计划。

（二）供应商选择与评估

合格的供应商是保障外购件质量和供应的基础。供应商管理应贯穿于合作的全过程。

1.潜在供应商搜寻：对于新的外购件或需开发新供应商的情况，采购部门可通过行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐等多种渠道搜集潜在供应商信息。

2.供应商初步筛选：根据产品特性、质量要求、产能需求等，对潜在供应商进行初步筛选，剔除明显不符合基本要求的供应商。

3.供应商实地考察与评估：对通过初步筛选的重点潜在供应商，应由采购部门牵头，组织质量管理、技术等相关部门进行实地考察。评估内容包括但不限于：质量管理体系（如ISO9001等认证情况）、生产设备与工艺能力、生产规模与交货能力、原材料采购与控制、检测设备与能力、人员素质、财务状况、商业信誉、环保与社会责任表现等。填写《供应商评估表》，形成评估报告。

4.样品确认与小批量试用：对于关键外购件或新供应商，在正式合作前，应要求供应商提供样品。由质量管理部门和技术部门依据图纸或标准进行检验和测试，确认样品合格后，可进行小批量试用，验证其稳定性和适用性。

5.合格供应商名录建立：通过评估和试用的供应商，纳入《合格供应商名录》进行动态管理。

（三）采购计划与订单下达

基于确认的外购件需求和合格供应商资源，制定并执行采购计划。

1.采购计划编制：采购部门根据经审核确认的外购件需求、库存状况及供应商的交付周期，编制详细的《采购计划》，明确采购物料、数量、供应商、计划单价、预计金额、交货日期等。

2.采购计划审批：《采购计划》需按公司规定的审批权限逐级报批。

3.采购订单下达：采购计划获批后，采购部门向选定的供应商下达《采购订单》。订单应清晰、准确地列明物料信息、数量、价格、质量标准、交货地点、交货时间、运输方式、付款条件、违约责任及双方约定的其他条款。订单下达前需进行再次核对，确保无误。

（四）采购订单执行与跟催

为确保外购件按时到货，需对采购订单的执行过程进行有效监控。

1.订单确认：供应商收到采购订单后，应在规定时间内进行确认，如有异议需及时与采购部门沟通解决。

2.生产过程跟踪：对于重要或交货周期较长的外购件，采购部门可适时与供应商沟通生产进度，必要时进行现场跟踪，确保按期生产。

3.交期跟催：在约定交货日期前，采购部门需主动与供应商联系，确认发货安排，提醒其按时交货。对于可能出现的延期情况，应及时了解原因，并采取相应措施（如调整生产计划、寻找替代供应商等），并向相关部门通报。

（五）来料接收与检验

外购件到货后，需经过严格的接收和检验流程，防止不合格品入库。

1.到货接收：仓库部门根据采购订单核对到货外购件的名称、规格型号、数量、包装等信息，确认无误后在送货单上签字接收，并放置于待检区域。

2.检验通知：仓库部门及时通知质量管理部门进行来料