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企业固定资产管理模板与方案

一、适用场景与业务背景

企业固定资产管理是财务与行政协同的核心工作，适用于各类规模企业的资产全生命周期管控场景，包括但不限于：

新购资产入账：企业采购办公设备、生产设备、运输工具等固定资产时，需完成从申购到入账的全流程登记；

部门资产领用：员工入职、部门扩编或业务调整时，资产的领用、分配与责任归属确认；

资产调拨与共享：跨部门、跨区域资产转移或闲置资产调配时的状态跟踪与记录；

定期盘点与核查：月度/季度/年度资产盘点，保证账实相符，防范资产流失；

资产处置与报废：资产达到使用年限、损坏或技术淘汰时，进行报废、出售或捐赠的合规处理。

二、标准化操作流程

流程目标：实现资产“申购-采购-验收-入账-领用-调拨-折旧-盘点-处置”全流程闭环管理，保证资产数据准确、责任可追溯。

步骤1：资产申购与审批

发起人：部门需求人（如行政专员、部门主管*）

操作说明：

需求人根据业务需要，填写《固定资产申购单》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及使用部门；

部门负责人*审核申购必要性与预算合理性，签字确认；

金额较大或关键资产（如生产设备），需提交财务部门复核预算，再由总经理或分管领导*审批。

输出文件：《固定资产申购单》（审批版）

步骤2：采购与合同管理

执行人：采购部门*（或行政部兼职采购）

操作说明：

根据审批通过的《申购单》，通过供应商比价、招标等方式采购，保证性价比合规；

签订采购合同时明确资产规格、型号、质保期、交付时间及违约责任，避免模糊条款；

付款时需核对供应商发票、采购合同与申购单信息一致，发票抬头需为企业全称。

输出文件：采购合同、发票、送货单

步骤3：资产验收与入库

验收人：行政专员、使用部门代表、财务人员*

操作说明：

资产送达后，三方共同现场验收：核对实物与申购单的名称、型号、数量、外观是否完好，技术参数是否符合合同要求；

验收合格后，填写《固定资产验收单》，注明资产编号（唯一编码，如“ZC-2024-001”）、供应商、采购日期、使用部门、存放地点、责任人；

资产粘贴标签（标签包含编号、名称、入库日期），由行政部登记《固定资产台账》电子版，同步录入资产管理信息系统（如ERP系统）。

输出文件：《固定资产验收单》、资产标签、《固定资产台账》

步骤4：资产领用与建卡

办理人：使用部门员工、行政专员

操作说明：

员工凭《资产领用申请表》（部门负责人*签字）到行政部领用资产，签署《资产保管责任书》，明确使用、保管责任；

行政部更新《固定资产台账》的“使用人”“领用日期”“状态”字段，为资产建立“一物一卡”纸质档案（含资产信息、领用记录、维修记录等）；

财务部根据《验收单》《领用单》进行资产入账，按企业会计准则确定折旧年限与残值率，从次月开始计提折旧。

输出文件：《资产领用申请表》、《资产保管责任书》、资产档案卡

步骤5：资产调拨与共享

发起人：调出部门/调入部门负责人、行政专员

操作说明：

因业务需要调拨资产时，由调入部门提交《资产调拨申请》，说明调拨原因、资产信息、双方部门负责人签字确认；

行政部审核调拨合理性，更新台账中的“使用部门”“存放地点”，并通知财务部调整资产折旧归属；

跨区域调拨需同步更新资产标签信息，保证实物与台账一致。

输出文件：《资产调拨申请表》、《固定资产台账》（更新版）

步骤6：资产盘点与差异处理

组织人：财务部、行政部、各部门盘点员*

操作说明：

每季度末/年末制定盘点计划，明确盘点范围、时间、分组（每组至少2人，财务+行政或部门代表）；

盘点时逐项核对资产编号、名称、数量、使用状态，填写《固定资产盘点表》，注明“账面数量”“实盘数量”“差异原因”；

盘点差异（盘盈、盘亏、毁损）需24小时内上报，由财务部牵头分析原因：属于管理漏洞的，追究责任人；属于正常损耗的，按流程报备后调整台账。

输出文件：《固定资产盘点表》、《盘点差异处理报告》

步骤7：资产处置与报废

发起人：使用部门、行政部

操作说明：

资产达到报废年限（如电脑5年、机器设备10年）、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门提交《资产报废申请》，附资产现状说明、维修记录（如有）；

行政部组织技术鉴定（如需），确认报废必要性，财务部复核净值（原值-累计折旧），提交总经理*审批；

报废资产由行政部统一处置（如回收公司变卖），残值收入入账财务，台账中标注“已报废”，删除实物标签。

输出文件：《资产报废申请表》、处置残值证明、《固定资产台账》（更新版）

三、核心工具表格模板

表1：固定资产申购单

申购部门

申请人

申购日期

资产类别（□设备□家具□车辆□其他）

资产名称

规格型号

单位

数量

用途说明

预计使用部门

部门负责人意见：

财务审核意见：

总经理审批：

表2：固定资产验收单

资产编号

资产名称