派遣员工档案管理制度.docxVIP

派遣员工档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司派遣员工档案管理工作，确保派遣员工档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，保障派遣员工与公司的合法权益，根据国家相关劳动法律法规及公司人力资源管理政策，特制定本制度。

第二条本制度所称派遣员工，是指由本公司（派遣单位）根据与用工单位签订的派遣协议，派遣至用工单位工作的人员。本制度所称派遣员工档案（以下简称“员工档案”），是指公司在招录、派遣、管理派遣员工过程中形成的，记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩等情况的，以文字、图像、声像等不同形式存在的历史材料。

第三条员工档案管理遵循以下原则：

（一）真实准确原则：档案材料必须真实反映员工的实际情况，严禁弄虚作假。

（二）完整规范原则：档案材料应齐全完整，符合归档要求，整理规范。

（三）安全保密原则：档案管理应严格遵守国家保密规定，确保档案信息不泄露。

（四）动态管理原则：档案内容应根据员工情况变化及时更新，保持其时效性。

（五）统一管理原则：员工档案由公司人力资源部门（或指定专人）统一管理，其他部门和个人不得擅自保管或处理。

第四条本制度适用于公司所有派遣员工的档案管理。

第二章档案构成

第五条派遣员工档案应包含以下基本材料：

（一）员工个人基本信息材料：包括但不限于个人履历表、身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、专业技术职务任职资格证书复印件等；

（二）劳动关系与派遣材料：包括但不限于劳动合同文本、派遣协议复印件、岗位调动通知（如有）、薪酬调整记录（如有）等；

（三）任职与考核材料：包括但不限于岗位说明书（如有）、试用期考核表、年度或定期考核材料、奖惩记录等；

（四）培训与发展材料：包括但不限于培训记录、培训合格证明（如有）等；

（五）其他有参考价值的材料：如员工紧急联系人信息、健康状况说明（根据需要）等。

第六条档案材料的收集应及时、准确，确保材料的有效性和完整性。员工个人提供的材料复印件，应由本人签字确认或加盖公司验证章。

第三章档案管理

第七条档案建立：

（一）派遣员工入职后，由公司人力资源部门负责档案的建立工作。

（二）档案材料应在员工入职一个月内收集整理完毕，并建立档案卷宗。

（三）档案应按照一人一档的原则进行管理，档案卷内材料应按本制度第五条所列顺序或公司规定的统一顺序进行排列，并编写卷内目录。

第八条档案保管：

（一）档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

（二）档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案完好无损。

（三）档案管理实行专人负责制，管理人员应熟悉档案业务，认真履行职责，严格遵守保密制度。

（四）电子档案（如有）应存储在安全的服务器或存储介质中，采取加密、备份等安全措施，防止信息丢失或泄露。电子档案与纸质档案具有同等效力。

第九条档案查阅与借阅：

（一）查阅或借阅档案必须严格遵守保密制度和审批程序，履行登记手续。

（二）因工作需要查阅档案，须由所在部门提出申请，经人力资源部门负责人批准后方可查阅。查阅时不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

（三）外部单位因特殊情况需查阅公司派遣员工档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司人力资源部门负责人及公司分管领导批准。

（四）档案一般不得带出档案管理场所。确因工作需要借出档案，须经公司人力资源部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。档案借出期间，借阅单位或个人对档案的安全、保密负全部责任。

（五）严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容。

第十条档案转移：

（一）派遣员工派遣期满、解除或终止劳动合同，或因其他原因需要转移档案的，人力资源部门应在相关手续办理完毕后，按照国家有关规定或员工要求，在规定时限内将其档案转移至新的档案接收单位或机构。

（二）档案转移应通过机要交通或专人送取，严禁员工个人自带或通过普通邮寄方式转移。

（三）档案转移时，应填写档案转移通知单，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。

第十一条档案销毁：

（一）对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定进行销毁处理。

（二）档案销毁前，应由人力资源部门提出销毁意见，报公司分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。

（三）严禁随意丢弃或私自销毁档案材料。

第四章责任与监督

第十二条公司人力资源部门是派遣员工档案管理的归口管理部门，对档案管理工作负总责。

第十三条档案管理人员对档案的真实性、完整性、安全性负责，严格执行本制度的各项规定。

第十四条各相关部门应积极配合人力资源部门做好档案材料的收集、整理和提供工作。

第十五条对于违反本制度规定，造成档案损坏、丢失、泄露或擅自涂改、抽取、销毁档案材