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企业资料文档管理规范手册

一、总则

（一）编制目的

为规范企业内部资料文档的创建、审核、存储、使用、归档及销毁全流程管理，保证文档内容的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提升信息共享效率，降低运营风险，特制定本手册。

（二）编制依据

根据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》及企业内部管理制度要求，结合企业实际运营场景制定。

（三）适用范围

本手册适用于企业总部及各分支机构、各部门在生产经营活动中产生的各类纸质及电子文档，包括但不限于行政文件、人力资源文档、财务凭证、业务合同、技术资料、会议纪要等。

（四）核心目标

实现文档全生命周期标准化管理，避免文档散失、版本混乱；

保障涉密及敏感信息安全性，防止信息泄露；

提升文档检索与利用效率，支持业务决策；

明确各部门及岗位管理职责，保证责任可追溯。

二、管理职责分工

（一）行政部/档案管理部门（统筹部门）

负责制定、修订文档管理规范及配套表单；

组织开展文档管理培训与监督检查；

统一管理企业级重要档案（如资质文件、年度报告等）；

指导各部门开展文档分类、编码与归档工作。

（二）各业务部门（执行部门）

负责本部门文档的创建、审核、日常维护及初步归档；

指定专人担任“文档管理员”，负责本部门文档台账登记与借阅管理；

保证本部门文档内容真实、格式规范，符合归档要求。

（三）IT部门（技术支持部门）

负责电子文档管理系统的搭建、维护与权限管理；

提供电子文档存储、备份及安全技术支持；

配合档案管理部门开展电子文档长期保存与迁移工作。

（四）法务部（合规审核部门）

对涉密文档、合同类文档进行合规性审核；

参与文档销毁的鉴定与审批，保证符合法律法规要求。

（五）审计部（监督部门）

定期对文档管理流程执行情况及台账记录进行审计；

提出整改建议，监督问题闭环管理。

三、文档分类与编码规范

（一）文档分类标准

按内容属性将文档分为以下大类，各部门可根据业务需求细化子类（如“行政类”下设“制度文件”“会议纪要”“办公用品管理”等）：

大类代码

大类名称

包含内容示例

A

行政类

公司制度、会议纪要、通知、公文、证照等

B

人力资源类

招聘资料、劳动合同、培训记录、绩效考核等

C

财务类

凭证、报表、预算、审计报告、税务资料等

D

业务类

合同、客户资料、项目方案、招投标文件等

E

技术类

研发文档、图纸、工艺文件、测试报告等

F

法务类

诉讼资料、知识产权文件、合规审查意见等

G

其他类

未纳入上述类别的临时性、过渡性文件

（二）文档编码规则

采用“部门代码-大类代码-年份-流水号”组合编码，保证编码唯一性。

部门代码：用部门名称拼音首字母（如行政部“XZ”、人力资源部“RL”），若部门代码重复可增加字母区分（如市场部“SC”）；

大类代码：按表3-1执行；

年份：文档创建年份后两位（如2024年用“24”）；

流水号：3位阿拉伯数字，按年度从“001”开始递增。

示例：行政部2024年创建的第5份制度文件，编码为“XZ-A-24-005”。

（三）文档分类编码表（模板）

文档名称

部门代码

大类代码

年份

流水号

完整编码

年度工作计划

XZ

A

24

001

XZ-A-24-001

劳动合同

RL

B

24

015

RL-B-24-015

销售合同

XS

D

24

089

XS-D-24-089

四、文档全生命周期管理流程细则

（一）文档创建与审核

创建要求

文档内容需真实、准确，符合业务实际需求，格式统一（如字体、字号、页边距等参照企业公文模板）；

电子文档命名需包含“完整编码+文档名称”（如“XZ-A-24-001_年度工作计划.docx”）；

涉密文档需在创建时标注密级（秘密/机密），并限制访问范围。

审核步骤

第一步：创建人完成文档初稿后，填写《文档审批流转表》（见第五章模板），提交至部门负责人审核；

第二步：部门负责人审核内容合规性、完整性，通过后转交至下一环节（如跨部门文档需相关部门会签）；

第三步：涉密文档（如合同、技术资料）需经法务部合规性审核；

第四步：最终审批权限根据文档密级确定（一般文档由部门负责人审批，重要文档由分管领导分管副总审批，机密文档由总经理总经理审批）。

（二）文档存储与保管

电子文档存储

存储路径：统一录入企业电子文档管理系统（如“OA系统”或“档案管理系统”），按“部门-大类-年份”分级目录存放；

权限管理：根据文档密级设置访问权限（如“内部”文档仅本部门可见，“秘密”文档需部门负责人授权）；

备份要求：IT部门每日对电子文档进行增量备份，每周进行全量备份，备份数据异地存储（如服务器与灾备中心）。

纸质文档存储

存放要求：使用专用档案柜，按编码顺序排列，标注清晰标签（如“XZ-A-24-001年度工作计划2024年”）；

环境控制：档案库房需保持