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私车公用费用报销办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司财务管理，明确私车公用行为的费用报销标准及流程，保障公司与员工的合法权益，根据国家相关法律法规及公司财务制度，特制定本办法。本办法旨在既满足公司业务活动的实际需要，又确保费用支出的合理性与合规性，杜绝不必要的浪费。

第二条适用范围

本办法适用于公司全体员工（以下简称“员工”）在执行公司指派的公务活动时，因公司公务车辆资源不足或确因工作需要，经批准使用本人私有机动车辆（以下简称“私车”）的情况。非公务活动或未经批准的私车使用，其费用一律不予报销。

第三条基本原则

私车公用费用报销遵循“实事求是、必需合理、权责清晰、凭证合规”的原则。所有报销费用必须真实发生，与公务活动直接相关，并提供合法有效的原始凭证。

第二章私车公用的界定与申请

第四条私车公用的界定

私车公用是指员工在工作时间内，受公司指派，驾驶本人私有车辆执行以下公务活动的行为：

1.前往公司办公地点以外的区域进行客户拜访、业务洽谈、项目考察等；

2.接送公司重要客人或参与公司组织的集体公务活动；

3.其他经公司管理层批准的必要公务出行。

日常通勤（从住所到公司固定办公地点）一般不纳入私车公用范畴。

第五条申请与审批流程

1.事前申请：员工需在预计公务出行前，填写《私车公用申请单》（可作为附件），详细注明出行事由、拟使用车辆信息、预计行程、出发及返回时间、同行人员（如有）等。

2.逐级审批：《私车公用申请单》须经部门负责人审核其必要性与合理性，报分管领导批准。对于频繁或长途的私车公用，可能需要更高层级领导审批。

3.特殊情况：如遇紧急公务无法事前办理申请手续，须口头向部门负责人及分管领导请示并获得同意，事后应在一个工作日内补办书面申请审批手续。未补办或未获批准的，相关费用不予报销。

第三章费用报销范围与标准

第六条报销范围

私车公用可报销的费用范围仅限于因执行本次公务而直接发生的、必要的费用，主要包括：

1.燃油费：指因公务行驶所消耗的汽油、柴油等燃料费用。

2.路桥通行费：指因公务行驶所支付的高速公路费、桥梁费、隧道费等。

3.停车费：指因公务需要在目的地或途中发生的合理停车费用。

4.其他经公司事先批准的、与本次公务出行直接相关的特殊费用。

第七条费用标准与计算方式

公司对私车公用费用的报销，原则上采用“按里程计算补贴”或“实报实销（辅以里程上限控制）”的方式，具体方式由公司根据实际情况统一规定或由审批人在申请时明确。

1.里程补贴方式：

*公司将根据不同车型或统一标准设定每公里补贴金额（该标准将参照当地公务交通补贴标准或市场公允价格定期评估调整）。

*实际可报销里程数以《私车公用申请单》中审批的预计行程结合实际有效行程记录（如导航截图、里程表前后拍照等）为准。

*里程补贴已包含燃油费、车辆日常磨损等因素，不再单独报销燃油费及其他车辆相关固定费用。

2.实报实销方式：

*员工需提供与公务行程相符的燃油费、路桥通行费、停车费等合法合规发票。

*燃油费报销需结合实际行驶里程与车辆油耗进行合理性审核，避免明显超出合理范围。公司可设定单次或单日燃油费报销上限。

3.无论采用何种方式，车辆的折旧费、维修费、保养费、保险费、车船使用税、年检费、违章罚款、交通事故赔偿等与车辆本身相关的固定费用及非公务原因产生的费用，均不属于报销范围。

第八条标准调整

公司将根据燃油价格波动、市场行情及公司经营状况等因素，适时对私车公用费用补贴标准或实报实销的控制上限进行评估和调整，调整后将及时通知全体员工。

第四章报销凭证与流程

第九条报销凭证要求

员工申请私车公用费用报销时，需提交以下完整、真实、有效的凭证：

1.经批准的《私车公用申请单》；

2.合法合规的费用发票（发票抬头应为公司全称，内容清晰，与实际费用对应）；

3.实际行程证明材料：如里程表记录照片（出发前、到达后）、导航软件行程截图、高速公路通行记录等，以佐证行程的真实性与里程数。

4.填写完整的《费用报销单》，并将上述凭证作为附件粘贴整齐。

第十条报销时限与流程

1.报销时限：员工应在公务出行结束后五个工作日内，整理好所有报销凭证，按规定填写《费用报销单》，及时提交报销申请。跨月度或跨年度的报销应符合公司财务结账规定。

2.审核报销：《费用报销单》及附件经部门负责人核实，由财务部门对凭证的合规性、金额的准确性及费用的合理性进行审核。审核通过后，按公司常规费用支付流程办理付款。

3.异议处理：财务部门对报销凭证或金额有异议时，有权要求员工作出解释或补充材料。对于不符合本办法规定的费用，财务部门有权拒绝报销或核减报销金额。

第五章责任与义务