企业邮箱管理制度及流程.docxVIP

企业邮箱管理制度及流程

一、总则

1.1目的与依据

为规范企业邮箱的使用与管理，保障公司信息安全，提升沟通效率，维护公司良好形象，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。本制度旨在明确企业邮箱的申请、使用、维护及安全责任，确保企业邮箱系统的稳定、高效运行，使其更好地服务于公司的各项业务发展。

1.2适用范围

本制度适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他为公司提供劳务的人员）在工作过程中对企业邮箱的申请、使用、管理及相关行为。所有以公司名义注册或分配的企业邮箱账户均受本制度约束。

1.3基本原则

企业邮箱使用与管理遵循以下原则：

1.实名制原则：邮箱账户实行实名制管理，与员工身份信息绑定。

2.保密性原则：严格遵守公司保密规定，严禁泄露公司商业秘密、技术信息及其他敏感信息。

3.合规性原则：邮件内容及附件应符合国家法律法规及公司规章制度，不得包含违法、违规、侵权或不当内容。

4.高效性原则：提倡简洁、明了、专业的邮件沟通方式，提高工作效率。

5.责任自负原则：员工对其名下企业邮箱账户的所有操作及发送内容承担全部责任。

二、邮箱账户管理

2.1账户申请与开通

1.新入职员工需使用企业邮箱的，应由所在部门统一向行政部（或指定的IT管理部门，下同）提交书面申请，注明申请人姓名、部门、职位及所需邮箱前缀等信息。

2.行政部在收到申请后，应在规定工作日内完成邮箱账户的创建与配置工作，并将初始密码及邮箱使用须知通过安全方式告知申请人。

3.申请人在首次登录邮箱后，必须立即修改初始密码，并妥善保管。

2.2账户信息变更

1.当员工发生部门调动、职位变动等情况，需变更邮箱账户相关信息（如显示名称）时，应由员工本人或所在部门向行政部提交变更申请，经审批后由行政部进行相应调整。

2.如因个人原因需变更邮箱前缀（非特殊情况一般不予变更），需提交详细书面说明，经部门负责人及行政部负责人批准后方可办理。

2.3账户停用与注销

1.员工因离职、调动（不再需要原企业邮箱）等原因，所在部门应提前通知行政部对其企业邮箱账户进行处理。

2.对于离职员工，行政部应在员工办理完毕离职手续当日，对其企业邮箱账户进行停用处理。停用前，员工应清理个人邮件，重要工作邮件应提前备份或移交相关同事。

3.停用账户将保留一定期限（根据公司数据管理策略确定），期满后行政部将对账户进行注销，注销后邮件数据将按规定进行处理。

4.员工在账户停用或注销后，不得再以任何方式使用原企业邮箱账户。

三、邮箱使用规范

3.1邮件内容规范

1.主题明确：邮件主题应清晰、准确，能够概括邮件核心内容，便于收件人快速了解邮件主旨及进行分类管理。建议包含关键信息，如“【事项】-【简要描述】-【日期（可选）】”。

2.内容专业：邮件内容应语言得体、逻辑清晰、表述准确、简明扼要。避免使用不规范、不文明用语或过多的网络流行语。涉及业务沟通时，应体现专业素养。

3.称呼恰当：根据收件人的职位、身份及与发件人的关系，使用合适的称呼及问候语。群发邮件应注意称呼的通用性。

4.附件管理：

*发送附件前，应确认附件内容与邮件主题相关，并检查附件是否完整、准确。

*附件名称应规范，避免使用“新建文档”、“未命名”等模糊名称。

*对于较大附件（具体大小限制根据公司邮箱系统设置），建议先与收件人沟通，或采用文件传输工具分享，避免因附件过大导致发送失败或占用过多服务器空间。

5.抄送与密送：

*合理使用抄送（CC）功能，仅将邮件抄送给确实需要知晓相关信息的人员。避免不必要的抄送，以免造成信息干扰。

*审慎使用密送（BCC）功能，一般用于需要保护收件人列表隐私的场景。

3.2附件安全与大小限制

1.发送邮件附件前，务必进行病毒查杀，确保附件安全。

2.禁止发送超大附件，如确有需要，应通过公司认可的大文件传输服务或存储介质进行传递。

3.不发送与工作无关的、冗余的或可能引起误解的附件。

3.3保密要求

1.严禁利用企业邮箱发送、转发、存储任何涉及国家秘密、公司商业秘密（包括但不限于客户信息、财务数据、技术资料、经营策略、未公开的重大信息等）及个人隐私的内容，除非获得明确授权并采取了必要的保密措施。

2.对于标有“机密”、“保密”等字样或内容敏感的邮件，应确认收件人身份及权限，必要时可采用加密方式发送或通过其他更安全的渠道沟通。

3.不得将企业邮箱的账号、密码告知无关人员，不得转借或共用企业邮箱账户。

4.未经授权，不得擅自将公司内部邮件内容泄露给外部人员或机构。

3.4禁止行为

1.禁止利用企业邮箱发送、传播违反国家法律法规、社会公德及公司规章制