橡胶厂出差费用管理制度.doc

橡胶厂出差费用管理制度

橡胶厂出差费用管理制度

一、总则

本制度适用于橡胶厂全体员工。随着橡胶行业竞争的日益激烈，厂内业务拓展与交流活动频繁，出差成为工作的重要组成部分。为规范出差管理，合理控制出差费用，提高经济效益，同时保障员工出差期间的工作与生活需求，特制定本制度。本制度紧密围绕橡胶厂“质量至上、创新驱动、高效协作、绿色发展”的经营理念，秉持扁平化管理原则，力求在保障工作顺利开展的同时，实现资源的有效配置。

二、出差审批

（一）出差计划提交

员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差目的、地点、时间、行程安排以及预计费用等信息。出差申请应结合橡胶厂的生产经营计划、市场拓展需求或技术交流安排，确保出差活动与厂内业务紧密相关。

（二）审批流程

1.普通员工出差，由部门主管审批；部门主管出差，由分管副厂长审批；副厂长及以上级别人员出差，由厂长审批。

2.在审批过程中，各级审批人员应严格把关，根据工作实际需求对出差必要性、行程合理性以及费用预算进行审核，确保出差活动符合橡胶厂整体利益。

（三）特殊情况处理

如遇紧急出差情况，无法提前提交申请，员工应通过电话或其他即时通讯工具向直属上级报告，获得口头批准后先行出差，并在出差返回后的2个工作日内补办审批手续。

三、出差期间的工作安排

（一）工作任务明确

出差前，员工应与直属上级充分沟通，明确出差期间的工作任务与目标。任务安排应具体、可衡量，与橡胶厂的生产、销售、研发等核心业务紧密结合，确保出差工作能够为厂内带来实际效益。

（二）工作汇报

1.出差期间，员工应保持与直属上级的定期沟通，通过电话、邮件等方式及时汇报工作进展情况。对于重要问题或突发情况，应随时汇报，以便上级及时做出决策。

2.如出差涉及与外部客户或合作伙伴的重要会议、洽谈等活动，员工应在活动结束后的24小时内提交简要的书面报告，内容包括活动概况、达成的成果以及后续跟进计划等。

（三）工作交接

若出差时间较长，对本职工作可能产生影响，员工应提前做好工作交接安排。与接手工作的同事进行详细沟通，提供必要的工作资料和指导，确保工作的连续性和准确性。

四、出差费用标准

（一）交通费用

1.飞机：因工作紧急或距离较远等特殊原因需乘坐飞机的，经上级批准后，可乘坐经济舱。如遇航空公司促销活动，折扣低于高铁二等座票价时，可优先选择飞机出行。

2.火车：原则上乘坐火车硬席（硬座、硬卧），连续乘车时间超过6小时或夜间乘车超过3小时的，可乘坐软卧。

3.长途汽车：根据实际行程选择合适的长途汽车班次，费用实报实销。

4.市内交通：在出差目的地的市内交通，应优先选择公共交通方式。如因工作需要乘坐出租车，需在发票上注明事由和起止地点。

（二）住宿费用

1.根据出差目的地的经济水平和物价情况，制定不同地区的住宿费用标准。住宿标准分为单人标准和双人标准，双人出差原则上应安排双人住宿。

2.员工应选择安全、卫生且符合橡胶厂成本控制要求的住宿地点。住宿费用凭正规发票报销，超出标准部分原则上由个人承担，但因特殊原因经上级批准的除外。

（三）餐饮补贴

1.出差期间，给予员工一定的餐饮补贴。补贴标准根据出差地区的不同进行划分，分为一线城市、二线城市和其他地区。

2.餐饮补贴按照自然天数计算，在报销时无需提供餐饮发票，但需在出差报告中注明用餐情况。

（四）其他费用

1.通讯费用：因出差工作需要产生的通讯费用，凭发票实报实销。员工应尽量控制通讯费用支出，避免不必要的浪费。

2.业务招待费用：如因工作需要进行业务招待，应提前向直属上级报告并获得批准。业务招待费用应严格控制在预算范围内，遵循勤俭节约的原则，并在报销时注明招待对象、事由和参与人员等信息。

五、费用报销

（一）报销凭证要求

1.员工出差结束后，应及时整理出差费用相关凭证，包括但不限于交通票据、住宿发票、餐饮发票等。所有凭证必须真实、合法、有效，发票抬头应为橡胶厂全称。

2.对于不符合规定的凭证，财务部门有权不予报销。

（二）报销流程

1.员工在出差返回后的5个工作日内，填写《出差费用报销单》，将费用凭证粘贴整齐，并按照费用类别分别填写金额。报销单应注明出差日期、地点、事由、各项费用明细以及报销总金额等信息。

2.将填写完整的报销单提交给部门主管审核，部门主管应核实出差情况和费用的合理性，签署审核意见后提交给财务部门。

3.财务部门对报销凭证和报销单进行审核，重点审核凭证的真实性、合法性以及费用是否符合报销标准。审核通过后，报厂长审批。

4.厂长审批通过后，财务部门方可进行报销付款。

（三）报销时间限制

原则上，员工应在出差返回后的规定时间内完成报销流程。对于逾期提交的报销申请，财务部门可根据情况不