沟通协作标准化会议流程模板.docVIP

一、适用会议类型与场景

本标准化会议流程模板适用于企业内部各类常规沟通协作场景，包括但不限于：

项目推进会议：用于明确项目目标、分配任务、跟踪进度，解决跨部门协作障碍；

部门周/月度例会：同步工作进展、总结阶段性成果、规划下一阶段重点；

问题专项研讨会：针对特定业务痛点（如流程卡点、资源协调等）集中讨论解决方案；

跨职能协调会：涉及多个部门协作的事项（如产品上线、客户需求响应等）对齐目标与分工。

二、标准化会议操作步骤

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与议题

召集人需提前梳理会议核心目标（如“确定Q3营销方案执行细节”“解决客户投诉处理流程中的跨部门推诿问题”），并拆解为3-5个具体议题，每个议题明确需达成的结果（如“输出方案初稿”“明确责任部门与时间节点”）。

避免议题过多导致讨论散焦，单次会议议题建议不超过5个。

确定参会人员与角色分工

根据议题内容邀请必要参会人：决策事项需邀请相关负责人（如部门经理、项目负责人），执行事项需邀请具体操作人员，跨部门协作需邀请各接口人。

明确会议角色：

主持人：负责控场、引导讨论、把控时间；

记录人：实时记录讨论要点、决议事项、行动项（负责人、截止时间）；

议题负责人：提前准备议题材料（如数据报告、方案草案），并在会上主导该议题讨论。

提前发布会议通知与材料

会议通知至少提前1个工作日发出，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员、议题清单、会议目标及需提前阅读的材料（如项目文档、数据报表）。

材料需简洁明了，重点突出数据、问题及备选方案，避免冗长文字，保证参会人提前熟悉内容，会上可直接进入讨论环节。

（二）会中执行：聚焦目标，高效决策

开场：对齐目标与规则（5-10分钟）

主持人开场，重申会议目标、核心议题及预期成果；

确认参会人员到齐情况，缺席人员需提前说明原因并委托代理人；

明确会议纪律：如手机静音、发言简明扼要、避免无关话题讨论，控制单次发言时长（一般不超过3分钟）。

议题讨论：逐项推进，解决问题（核心环节）

按议题清单顺序逐项讨论，每个议题由议题负责人先简要介绍背景（1-2分钟），再引导参会人围绕“问题-原因-方案-决策”逻辑展开讨论；

主持人需及时控场：对跑题话题礼貌引导，对沉默参会人主动提问（如“*部门对此有什么补充建议？”），对争议较大的问题组织集中讨论，避免陷入细节争论；

关键决策需当场明确：如需进一步调研，需明确调研负责人及完成时间；如无法达成一致，需记录分歧点并约定后续沟通方式（如小范围专项讨论）。

总结与确认：输出清晰成果（5-10分钟）

各议题讨论完毕后，记录人逐项宣读：讨论要点、最终决议、行动项（负责人、具体任务、截止时间）；

参会人员现场确认成果无误，对行动项有疑问当场提出，避免会后推诿；

主持人总结会议成果，强调行动项的重要性及跟踪机制，明确会议纪要发出时间（一般为会后24小时内）。

（三）会后跟进：保证落地，闭环管理

整理与分发会议纪要

记录人需在会后24小时内整理会议纪要，内容包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议题讨论摘要、决议事项、行动项清单（明确负责人、截止时间、验收标准）；

纪要整理后交主持人审核，确认无遗漏或偏差后，通过企业内部沟通工具（如钉钉、企业）发送给所有参会人及相关方，并抄送上级领导（如需）。

行动项跟踪与反馈

行动项负责人需在截止时间前完成任务，并及时向记录人及主持人反馈结果（如“已完成客户投诉流程优化文档，见附件”）；

记录人建立行动项跟踪表，每周更新进展，对于逾期未完成的任务，及时提醒负责人并同步给相关方，必要时组织二次沟通协调。

会议效果复盘（可选）

对周期性会议（如周例会、月度复盘会），可在会后1周内收集参会人反馈，评估会议效率（如“目标是否达成”“时间是否合理”“讨论是否聚焦”），持续优化会议流程。

三、会议模板表格

表1：会议通知单模板

项目

内容

会议主题

例：Q3产品迭代项目进度协调会

会议时间

2023年X月X日14:00-15:30（周一）

会议地点/方式

线上会议（腾讯会议ID：XXX）/3楼第一会议室

参会人员

（产品经理）、（研发负责人）、（测试负责人）、（市场部接口人）、*（主持人）

会议目标

1.同步各模块当前进度；2.确定测试资源分配；3.解决跨模块协作卡点问题

议程清单

1.产品模块进度汇报（，15分钟）；2.研发开发进展与风险（，15分钟）；3.测试资源需求与排期（*，10分钟）；4.跨模块问题讨论与决策（20分钟）

会前准备材料

1.产品模块进度表；2.研发风险清单；3.测试资源需求文档

召集人/联系方式

*（XXXX）

表2：会议纪要模板

会议基本信息

会议主题

Q3产品迭代项目进度协调会

时间

2023年X月X日14:00-15:30

地