行业采购申请单审批流程简化版.docVIP

适用场景

本流程适用于企业或组织内部日常办公物资、小型设备、服务类采购（如办公用品、维修服务、低值易耗品等）的申请审批，适用于采购金额较低、流程相对简单的场景，旨在通过标准化流程提高审批效率，避免资源浪费，保证采购合规性。

操作流程详解

第一步：申请发起与信息填写

申请人发起申请：采购需求部门申请人（如*专员）根据实际工作需要，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的具体信息。

填写核心信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

物品/服务信息：名称、规格型号、单位、数量、预估单价（元）、预估总价（元）；

采购说明：用途描述（需具体到项目或工作场景）、预算科目（如“办公费”“维修费”）、是否有附件（如报价单、需求说明等）。

提交申请：填写完成后，通过内部OA系统、邮件或纸质表单提交至部门负责人处进行初步审核。

第二步：部门初步审核

审核职责：部门负责人（如*经理）对采购申请的必要性及合理性进行审核。

审核重点：

采购需求是否符合部门工作计划；

物品/服务的规格、数量是否与实际需求匹配；

预估总价是否在部门年度预算范围内。

审核结果处理：

符合要求：在“审批意见”栏签字确认，流转至财务部门；

不符合要求：退回申请人并注明修改意见（如“数量过高，建议缩减至”）。

第三步：财务预算复核

审核职责：财务部门（如*会计）对采购申请的预算合规性进行复核。

审核重点：

预估总价是否对应正确的预算科目；

部门剩余预算是否足够覆盖本次采购；

是否存在超预算情况（如超预算，需说明补充预算流程或调整采购方案）。

审核结果处理：

预算合规：在“审批意见”栏签字确认，流转至对应审批权限的领导；

预算不合规：退回申请人并告知调整建议（如“科目错误，请使用‘办公费’而非‘差旅费’”）。

第四步：领导审批（分级授权）

根据采购金额划分审批权限，保证分级管理：

小额采购（预估总价≤5000元）：由部门负责人审批（第二步已审核，此步骤可简化为财务复核后直接通过）；

中额采购（5000元＜预估总价≤20000元）：由分管领导（如*总监）审批，重点审核采购的必要性及性价比；

大额采购（预估总价＞20000元）：由总经理/分管副总（如*总）审批，需结合公司整体采购策略及资金计划进行综合评估。

审批人需在“审批意见”栏明确签署“同意”或“不同意”，并注明理由（如“同意，但需三家比价”）。

第五步：采购执行与结果反馈

采购执行：审批通过后，采购申请单流转至采购部门（如*采购专员），采购部门根据申请信息实施采购：

小额标准化物品：通过指定供应商平台或定点采购；

非标物品或服务：需获取至少2家供应商报价，择优选择。

结果反馈：采购完成后，采购部门将采购结果（实际采购价格、供应商名称、交付时间等）反馈给申请人，并同步更新采购台账。

第六步：单据归档

归档范围：审批完成的《采购申请单》、供应商报价单、采购合同（如涉及）、验收单等资料。

归档要求：由采购部门统一整理，按申请编号顺序归档保存，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。

采购申请单模板

采购申请单编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

预算科目

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

附件清单（如报价单、需求说明等）

审批环节

审批意见

签字

日期

部门负责人审核

财务预算复核

分管领导/总经理审批

采购部门确认

备注（如特殊需求、紧急程度等）

使用说明与注意事项

填写规范：申请单所有信息需真实、完整，名称、规格、数量等不得涂改；如需修改，应划改并签字确认，避免信息模糊导致采购误差。

审批时限：每个环节审批人需在1个工作日内完成审核，紧急采购（如突发维修需求）可标注“紧急”字样，优先处理，但需事后补齐审批流程。

预算控制：严禁超预算采购，确因特殊情况需超预算的，需提前提交《预算调整申请》，经总经理审批后方可发起采购流程。

附件要求：单价超过1000元的物品或服务类采购，需附至少1家供应商的正式报价单；采购涉及技术参数的，需附技术规格说明。

禁止行为：不得拆分采购金额规避审批流程，不得虚报、瞒报采购需求，保证采购行为符合公司廉洁规定。

特殊情况处理：如遇紧急采购（如影响正常办公的突发故障），申请人可电话请示部门负责人后先行采购，但需在2个工作日内补填《采购申请单》并完成审批流程。