跨部门沟通协作会议会议材料准备清单.docVIP

一、适用场景说明

本工具适用于企业内部需多部门协同推进的工作场景，包括但不限于：跨部门项目启动会、阶段性目标复盘会、资源协调会、流程优化研讨会、问题攻坚会等。当会议内容涉及多部门职责交叉、信息同步、决策协同或资源整合时，使用本清单可保证会议材料完整、逻辑清晰，提升沟通效率，避免因材料缺失或信息偏差导致会议低效。

二、材料准备操作步骤

（一）会前准备：明确需求与分工

梳理会议目标与核心议题

组织方（如项目发起部门或会议召集人）需提前明确会议核心目标（如“确定项目推进时间表”“解决跨部门协作堵点”），并梳理出需讨论的关键议题（建议每个议题聚焦1-2个核心问题），形成《会议议题清单》。

示例议题：市场部与产品部关于新功能上线推广方案的分歧协调、研发部与供应链部对物料采购周期的需求对齐。

确定材料需求清单

根据议题清单，组织方逐项明确支撑讨论所需的材料类型（如背景说明、数据报表、方案对比、风险提示等），并标注每份材料的“核心要点”（如需展示的关键数据、待决策选项等）。

分配材料收集任务

组织方向各相关部门发送《会议材料需求通知》，明确每份材料的负责部门/人、完成及时限（建议至少提前2个工作日提交，预留审核时间）。

示例：技术部负责提供“系统开发进度表”（需标注当前里程碑及风险点），截止日期：X月X日。

（二）材料收集与审核：保证质量与一致性

提交初版材料

各负责部门/人按需求准备材料，内容需客观、数据准确（如引用数据注明来源）、逻辑清晰（建议采用“背景-现状-问题-建议”结构），文件命名规范为“【材料类别】-【议题名称】-【部门】-【日期】”（如“【背景说明】-新功能推广方案-市场部）。

组织方初审

组织方对收集的材料进行初审，重点检查：

是否覆盖议题核心要点；

数据是否最新（如截止会议前3个工作日的数据）；

部门间信息是否冲突（如市场部预估的推广周期与技术部开发周期是否存在矛盾）；

格式是否统一（如字体、图表样式、页码等）。

对不符合要求的材料，反馈修改意见并要求24小时内更新。

跨部门交叉校对（可选）

若材料涉及多部门交叉内容（如联合方案），组织方可协调相关部门进行交叉校对，保证信息一致、责任明确。

（三）材料汇总与分发：提前同步与会方

终版材料整合

组织方汇总所有终版材料，按“会议议程顺序”或“材料类别”整理成册，制作《会议材料包》（电子版+纸质版，根据会议形式选择）。

在材料包首页添加《材料清单》，注明每份材料的页码、负责部门及更新日期，方便查阅。

提前分发与会方

会议前1个工作日，将《会议材料包》发送至所有与会人员（含主持人、记录人、各部门负责人及相关执行人），并附上“会议提醒”，明确“请提前阅读材料，标注需讨论的问题点”。

（四）会中与会后：材料动态更新与归档

会中材料补充

若会议中产生新的讨论点或临时需补充材料（如现场数据、决策草案），由记录人实时整理，经主持人确认后同步至所有与会方，保证信息同步。

会后材料归档

会议结束后2个工作日内，组织方收集会议记录、决议事项、补充材料等，与《会议材料包》合并整理，形成《会议档案》，按公司规定存档（如电子归档至共享文件夹，纸质版交行政部备案）。

三、会议材料准备清单模板

材料类别

材料名称示例

负责部门/人

完成时限

核心要点要求

备注（如密级、分发范围）

会议背景类

跨部门项目背景说明

项目发起部（如战略部）

会前3天

项目目标、立项依据、前期进展概述

内部公开，全员分发

前期工作进展报告

主导执行部（如项目部）

会前2天

已完成任务、未完成任务及原因、关键成果数据

供决策层参考

核心议题类

议题议程表

组织方（如总经办）

会前3天

议题编号、名称、讨论时长、负责部门

会议开场宣读

各议题说明文档

对应议题牵头部门

会前2天

议题现状、待解决问题、部门立场/建议

提前分发，会中重点讨论

决策支持类

决策提案及方案对比

提案部门（如财务部）

会前2天

方案A/B/C的核心内容、优劣势分析、资源需求

标注“需决策”项

资源需求清单

需求部门（如销售部）

会前2天

人力、物力、预算等具体需求及用途

供资源协调部门参考

参考资料类

相关数据统计报表

数据提供部门（如数据部）

会前1天

近3个月关键指标（如销量、用户增长、成本等）

图表化呈现，标注同比/环比变化

行业案例/政策参考文件

研究部门（如企划部）

会前2天

可借鉴的外部经验、相关法规政策条款

供方案设计参考

会务材料类

会议签到表

组织方（如行政部）

会前1天

与会人员姓名、部门、联系方式

现场使用

会议记录模板

记录人（如总经办助理）

会前准备

议题、讨论要点、决议事项、行动项（负责人+时限）

会中实时填写

四、使用注意事项

材料时效性优先

所有材料需使用最新数据（如财务数据、项目进度截止会议前1个工作日）