印章管理制度.docxVIP

印章管理制度

为规范单位各类印章管理，防范因印章使用不当引发的法律风险与管理漏洞，保障单位合法权益及正常运营秩序，结合实际管理需求，制定本制度。本制度所称印章包括但不限于单位公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人（负责人）私章、部门专用章及其他因业务需要刻制的专用印章（以下统称“印章”）。

一、印章分类与界定

（一）单位公章：代表单位法人意志，用于以单位名义签发的公文、证明、协议、授权书等具有法律效力或重要事务的文件，是单位对外行使权利义务的核心标识。

（二）合同专用章：专项用于单位与外部主体签订各类合同、协议，其效力仅限于合同签订场景，不得用于其他文件。

（三）财务专用章：专项用于财务收支、银行结算、税务申报、票据开具等财务相关业务，与法定代表人私章配合使用时视为有效财务签章。

（四）法定代表人（负责人）私章：用于需要法定代表人（负责人）签章确认的文件，包括但不限于银行预留印鉴、授权委托书、法律文书等，其效力等同于法定代表人（负责人）亲笔签名。

（五）部门专用章：由各部门申请刻制，仅用于部门职责范围内的内部联络、资料确认等非对外法律文件，不得用于签订合同、出具证明或其他具有法律效力的事项。

（六）其他专用章：因专项业务需要刻制的印章（如档案专用章、报关专用章等），其使用范围由申请部门明确界定并报管理部门备案，仅限专项业务场景使用。

二、印章刻制管理

（一）刻制申请

1.新设立机构或现有机构因名称变更、业务扩展需刻制印章的，由需求部门填写《印章刻制申请表》，注明印章类型、用途、使用范围及预计使用期限（长期使用需特别说明），经部门负责人签字确认后，提交至综合管理部门（或指定的印章管理部门，下同）。

2.申请刻制合同专用章、财务专用章、法定代表人私章等重要印章的，需额外提供法律合规部门或财务部门的审核意见，确认刻制必要性及使用范围的合法性。

（二）审批流程

1.综合管理部门收到申请后，需核实需求真实性，检查是否存在重复刻制、超范围刻制等情况；对于重要印章，应提交单位分管领导审批，涉及法定代表人私章的需经法定代表人本人确认。

2.经审批通过的刻制申请，由综合管理部门统一到公安机关备案的合法刻章单位制作，禁止任何部门或个人自行委托刻制。

（三）备案与建档

1.印章刻制完成后，综合管理部门需当场核验印章质量（如清晰度、材质），留存印模（一式两份，一份存入印章管理档案，一份由保管部门留存），并在《印章管理台账》中登记以下信息：印章名称、类型、编码（唯一标识）、刻制时间、保管部门/保管人、使用范围、有效期（如有）。

2.涉及财务、合同等重要印章的，需同步将印模报财务部门、法律合规部门备案，以便业务审核时比对。

三、印章保管责任

（一）保管主体

1.单位公章、法定代表人私章由综合管理部门负责人指定专人保管（原则上为部门内勤或行政专员）；合同专用章由法律合规部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管（与法定代表人私章分开保管）；部门专用章由所在部门负责人指定专人保管；其他专用章由申请部门指定专人保管。

2.保管人应具备良好的职业操守，无不良信用记录，熟悉印章管理规定及业务流程，经岗位培训合格后方可上岗。

（二）保管要求

1.印章需存放于带锁的专用保险柜或文件柜中，钥匙由保管人随身携带，禁止转交他人或随意放置；重要印章（如公章、财务专用章）需实行“双人双锁”管理，即保险柜配备两把不同钥匙，分别由两名保管人持有，用印时需两人同时在场开启。

2.保管人因出差、请假等原因离岗超过1个工作日的，需填写《印章交接登记表》，经部门负责人批准后，将印章及钥匙移交至指定临时保管人（需符合保管人资质要求），并告知综合管理部门备案；交接时需当面核验印章完整性，记录交接时间、双方签字确认，临时保管人承担同等保管责任。

3.禁止将印章带离保管场所（因特殊业务需要外出用印的除外），禁止在非工作时间将印章存放在办公桌面、抽屉等非安全位置。

（三）日常检查

1.保管人需每日下班前检查印章存放状态，确认保险柜/文件柜上锁；每周五下班前对印章进行清点，核对《印章管理台账》，确保印章数量、状态与登记一致。

2.综合管理部门每季度组织一次全面检查，重点核查印章保管环境、交接记录、用印登记等，形成《印章检查报告》，报单位分管领导审阅；发现保管不当、记录缺失等问题的，立即责令整改并追究相关人员责任。

四、印章使用规范

（一）用印申请与审批

1.用印前，用印人需填写《用印审批单》，注明用印文件名称、份数、用途、涉及金额（如有）、经办人及联系方式；涉及合同、协议、财务票据等重要文件的，需同步提交文件草案或复印件，作为审批依据