文档归档与检索系统操作指南.docVIP

文档归档与检索系统操作指南

一、适用工作场景

本系统适用于各类企业、事业单位及组织机构中需要系统性管理电子文档的场景，具体包括：

行政办公管理：如通知公告、会议纪要、规章制度等日常行政文件的存储与快速调取；

项目资料归档：项目立项书、进度报告、验收文档等全生命周期资料的分类整理，保证项目成员共享最新版本；

历史档案查询：针对过往合同、年报、审计报告等长期保存资料，实现按时间、部门等条件快速检索；

跨部门协作共享：支持多部门文档协同编辑与权限管控，例如市场部与产品部共享需求文档，避免版本混乱。

二、系统操作流程详解

（一）系统登录与界面初识

登录系统

打开系统登录页面，输入个人工号（或用户名）及密码，“登录”按钮。

首次登录需修改初始密码（默认密码为证件号码后六位，登录后请在“个人中心-安全设置”中修改）。

界面功能概览

登录后，系统界面分为顶部导航栏、左侧功能菜单、主操作区三部分：

顶部导航栏：显示用户信息、消息通知、系统设置及退出登录；

左侧功能菜单：包含“文档归档”“文档检索”“我的文档”“系统管理”等核心模块；

主操作区：展示当前功能模块的具体操作界面（如归档页面显示区域、分类目录等）。

（二）文档归档操作

1.准备归档文件

保证文档为最终版本，格式支持PDF、Word、Excel、PPT等常见办公格式（单个文件不超过50MB，批量归档总文件大小不超过500MB）；

如需归档纸质文档，需提前通过扫描仪转为电子版（建议分辨率≥300DPI，保证文字清晰可辨）。

2.选择归档分类

在左侧菜单“文档归档”，进入归档页面；

在“分类目录”中选择文档所属的一级分类（如“行政办公”“项目管理”）及二级分类（如“会议纪要”“项目立项”），若分类不存在，可“新建分类”填写分类名称、上级分类及描述后提交。

3.文档并填写元数据

文件：“文件”按钮，选择本地文件或直接拖拽文件至区域，等待进度条完成；

填写元数据：成功后，系统自动弹出“文档信息”填写表，需补充以下字段（带*为必填项）：

文档编号：按规则填写（如“XZBG-2024-001”，前两位为部门缩写，中间为年份，后三位为流水号）；

文档准确概括文档内容（如“2024年第三季度部门工作总结”）；

作者：填写文档主要撰写人姓名（如“*工”）；

所属部门：选择文档所属部门（如“人力资源部”）；

归档日期：默认为当前日期，可手动修改（需为文档实际形成日期）；

关键词：3-5个核心词汇（用逗号分隔，如“绩效考核,年度总结,员工评价”）；

密级：根据文档敏感度选择“公开”“内部”“秘密”三级（默认“内部”）；

备注说明：可选填，补充文档特殊要求（如“仅限部门负责人查阅”）。

4.确认归档

检查元数据填写无误后，“确认归档”，系统提示“归档成功”并跳转至“我的文档”列表，可在该列表中查看已归档文档。

（三）文档检索操作

1.简单检索（快速查找）

在系统顶部导航栏的“检索框”中输入关键词（如“2024年预算”），“检索”按钮；

系统将在主操作区展示检索结果列表，包含文档标题、作者、归档日期、所属分类等信息，文档标题可在线预览或。

2.高级检索（精准筛选）

检索框右侧的“高级检索”按钮，进入高级检索页面；

设置组合条件：

字段筛选：可选择按“文档标题”“作者”“关键词”“文档编号”等字段匹配；

时间范围：选择归档日期的起止时间（如“2024-01-01至2024-12-31”）；

分类限制：勾选特定一级/二级分类，缩小检索范围；

密级限制：勾选可查看的密级（如仅显示“公开”和“内部”文档）。

“开始检索”，系统展示符合条件的文档列表，支持按“相关性”“归档日期”排序。

3.检索结果处理

在线预览：文档列表中的“预览”按钮，可在系统内直接查看文档内容（支持PDF、Word等格式在线浏览）；

文档：“”按钮，将文档保存至本地（前需确认文档密级符合用户权限）；

收藏文档：“收藏”按钮，将文档添加至“我的收藏”夹，方便后续快速访问。

（四）文档管理与维护

1.我的文档

在左侧菜单“我的文档”，可查看“我归档的文档”“我收藏的文档”“最近访问”三个子模块；

支持对文档进行“重新命名”“移动至其他分类”“修改密级”“删除”等操作（删除后的文档进入回收站，30天内可恢复）。

2.权限管理

若需修改文档访问权限，可在文档详情页“权限设置”按钮；

添加或删除用户权限：输入用户工号/姓名，选择“查看”“编辑”“”等权限类型，“保存”；

注意：“秘密”级文档仅限部门负责人及以上岗位用户拥有编辑权限。

3.回收站管理

在左侧菜单“回收站”，可查看30天内删除的文档列表；

支持“恢复”（将文档还原至原分类）或“永久删除”（彻底清除文档，不可恢复）操作。

三、文档归档元数据模板

字段名称

字段类型

必填

填写