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2026年学校行政秘书工作计划模版

2026年学校行政秘书工作将围绕“服务全局、规范高效、创新提质”主线，以保障学校各项工作有序运行为核心，以提升管理效能和服务质量为目标，系统推进文件运转、会议组织、协调沟通、信息调研、档案管理、后勤支持、制度建设及自身能力提升等重点任务，具体计划如下：

一、文件管理规范化升级

严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及学校文件管理办法，重点优化收文、发文、电子文件管理三大流程，确保文件处理全周期可追溯、无遗漏。

1.收文处理精细化：建立“分类登记-精准拟办-限时传阅-闭环督办”四步机制。对上级来文按“政策类、通知类、督办类”分类标注，30分钟内完成系统登记并同步纸质件；拟办意见明确主责部门、协办部门及办理时限（一般性文件3个工作日，紧急文件1个工作日），经分管主任审核后2小时内推送至相关部门；传阅环节采用“电子+纸质”双轨制，电子件通过OA系统自动流转并记录查阅时间，纸质件设置传阅登记本，确保48小时内完成层级批阅；督办类文件建立专项台账，标注“待办-办理中-已办结”状态，到期前1个工作日短信提醒承办人，超期未结事项当日书面反馈分管校领导。

2.发文审核严格化：修订《学校公文模板汇编（2026版）》，明确12类常用公文（通知、通报、请示、报告等）的格式规范、内容要素及制发权限。所有发文实行“承办部门初核-行政秘书科二审-分管主任终审”三级审核制，重点核查政策合规性（是否与上级文件冲突）、内容完整性（数据、依据是否准确）、格式规范性（文种使用、标点符号、附件清单等），审核不通过件当场反馈修改意见，修改后重新进入审核流程，确保发文差错率控制在0.5%以内。

3.电子文件管理标准化：全面推广电子公文单轨制运行，除涉密文件外，校内发文一律通过OA系统制发，同步生成PDF、OFD双格式电子归档件；建立电子文件元数据规范（含标题、文号、成文日期、密级等15项要素），收文电子件与纸质件一一对应关联；每季度对电子文件进行异机备份，重要文件同步云端存储，确保3年内电子文件可查可阅，5年内原始记录完整留存。

二、会议组织效能化提升

以“精简数量、提高质量、强化落实”为导向，统筹全校性会议、专题会议及临时会议，构建“会前筹备-会中服务-会后督办”全链条管理体系。

1.会议统筹机制优化：实行“周计划+动态调整”管理，每周五12:00前收集各部门下周拟召开的全校性会议需求（含会议主题、时间、参会范围、议程），由行政秘书科汇总后提交分管校领导审批，避免时间冲突和重复召开；严格控制临时会议，确需新增的需提前24小时提交书面申请，说明必要性及参会人员，经分管校领导批准后方可列入日程。

2.会前筹备精准化：制定《会议筹备清单（2026版）》，明确不同类型会议的筹备标准。全校性会议（如开学工作会、年度总结会）提前3个工作日完成议程拟定、材料汇编（含主报告、附件、参阅件）、会场布置（座位表、桌签、投影测试）、通知发布（OA系统+短信双通知，注明时间、地点、需准备事项）；专题会议（如教学改革研讨会、安全工作会）提前2个工作日确认参会人员、议题顺序、材料份数（按参会人数+2份备用），并协调技术保障（话筒、录音设备调试）；临时会议（如突发事件研判会）1小时内完成场地协调、设备检查及紧急通知（电话确认参会人到会情况）。

3.会中服务专业化：配备2名专职会议记录员，统一使用《会议记录模板》（含时间、地点、主持人、参会人、缺席人及原因、主要议程、讨论要点、决议事项），记录内容要求客观、准确、完整，重点标注争议点、责任部门及完成时限；重要会议同步录音，会后24小时内完成记录整理，经记录员、部门负责人、分管主任三级核对后形成正式会议纪要；会场服务实行“双岗制”，1名人员负责现场秩序（提示手机静音、引导发言），1名人员负责设备保障（实时监控投影、音响状态），确保会议全程无技术故障。

4.会后督办闭环化：会议决议事项全部纳入督办系统，按“紧急（1周内）、重要（1个月内）、常规（3个月内）”标注时限，通过OA系统自动向责任部门推送待办提醒；建立“周跟进、月通报”机制，每周五收集各事项进展，每月初形成《会议决议落实情况通报》，对进度滞后事项标注原因（客观因素/主观拖延），经分管校领导审签后印发全校；对超期未结且无合理原因的事项，由行政秘书科牵头约谈责任部门负责人，约谈记录存档并报校领导备案。

三、内外协调系统化推进

强化“枢纽”职能，构建校内跨部门协作、校外单位对接、师生需求响应三位一体的协调网络，确保信息畅通、协作高效。

1.校内部门协同机制：建立“月度联席会+专项工作组”制度。每月最后一个周五召开部门协调会，由行政秘书科汇总各部门提出的协作需求（如数据共享、场地借用、活动联办