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合同自查整改各归档资料清单及时间顺序说明模板

一、合同自查整改各归档资料清单及时间顺序说明概述

合同自查整改工作是企业规范合同管理、防范法律风险的重要举措。在开展此项工作过程中，对相关资料进行系统归档整理，不仅有助于清晰呈现自查整改的全过程，还能为后续的合同管理工作提供有力的参考依据。以下将详细列出合同自查整改各阶段所需归档的资料清单，并按照时间顺序进行说明。

二、合同自查准备阶段（第12周）

（一）成立自查整改工作小组相关资料

1.工作小组成立文件

企业内部发布的正式文件，明确合同自查整改工作小组的组成人员，包括组长、副组长及成员名单。文件中应详细说明各成员的部门、职务以及在自查整改工作中的职责分工。例如，组长负责全面统筹协调工作，副组长协助组长开展具体工作，成员分别负责合同资料收集、数据统计分析、问题排查等工作。

该文件需加盖企业公章，并注明发布日期，以确保其有效性和权威性。

2.工作小组成员通讯录

记录工作小组成员的联系方式，包括姓名、部门、办公电话、手机号码和电子邮箱等信息。方便在自查整改工作过程中及时沟通协调，确保各项工作顺利推进。

（二）制定自查整改工作方案相关资料

1.自查整改工作方案文本

详细阐述合同自查整改工作的目标、范围、方法、步骤和时间安排。明确自查的合同范围，如按合同类型（采购合同、销售合同、租赁合同等）、合同签订时间（近一年、近三年等）进行划分。

确定自查的方法，如采用全面审查、抽样审查相结合的方式。并制定具体的工作步骤，包括资料收集、初步审查、问题梳理、整改落实等环节，同时为每个环节设定明确的时间节点。

2.工作方案审批文件

工作方案需提交企业相关领导或管理层进行审批。审批文件应包括领导的审批意见、签字和审批日期，以证明工作方案经过了正式的审批流程，具有可执行性。

（三）合同资料收集通知相关资料

1.资料收集通知文件

向企业各部门发布的关于开展合同资料收集工作的通知。通知中应明确资料收集的范围、内容、格式要求、提交时间和提交方式等信息。例如，要求各部门提交合同原件、复印件、相关补充协议、履行记录等资料，并统一按照合同编号进行整理。

通知需加盖企业公章，并在企业内部进行广泛发布，可通过邮件、内部办公系统、公告栏等渠道传达。

2.资料收集清单模板

为方便各部门准确提供合同资料，制定详细的资料收集清单模板。清单应包括合同基本信息（合同名称、合同编号、签订日期、合同主体等）、附件信息（如发票、验收报告、付款凭证等）以及资料备注等内容。

三、合同资料收集阶段（第34周）

（一）各部门提交的合同资料

1.合同文本及附件

收集到的各类合同原件及复印件，包括主合同、补充协议、变更协议等。合同文本应完整无缺，附件应与合同内容相关且齐全。例如，采购合同的附件可能包括采购清单、质量标准、技术规格书等；销售合同的附件可能包括发货清单、售后服务承诺等。

对合同文本及附件进行分类整理，可按照合同类型、签订时间等进行排序，并建立相应的索引目录，方便后续查阅和审查。

2.合同履行记录资料

与合同履行相关的各种记录，如货物交付凭证、验收报告、付款凭证、发票等。这些资料能够反映合同的实际履行情况，对于发现合同履行过程中的问题具有重要作用。

对履行记录资料进行审核，确保其真实性、完整性和准确性。例如，检查发票的开具日期、金额与合同约定是否一致，验收报告是否有相关人员的签字确认等。

（二）资料收集情况统计表

1.各部门资料提交情况统计

制作表格统计各部门提交合同资料的情况，包括应提交合同数量、实际提交合同数量、资料完整率等信息。通过统计数据，及时了解各部门资料收集工作的进展情况，对于提交不及时或资料不完整的部门进行督促和跟进。

2.资料收集问题记录

记录在资料收集过程中遇到的问题，如部分部门对资料收集要求理解不清、合同资料缺失无法补充等。针对这些问题，及时与相关部门沟通协调，寻求解决方案，并将问题及处理结果进行详细记录。

四、合同初步审查阶段（第56周）

（一）合同审查记录表格

1.合同基本信息审查记录

对合同的基本信息进行审查，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同主体、合同标的等内容。记录审查过程中发现的问题，如合同编号不规范、合同主体名称有误、合同标的描述不清等。

对于发现的问题，在表格中详细注明问题类型、问题描述以及建议的整改措施。

2.合同条款审查记录

对合同的各项条款进行细致审查，包括合同的标的条款、数量条款、质量条款、价格条款、付款条款、交货条款、违约责任条款等。重点关注条款的合法性、完整性、合理性和可操作性。

记录条款中存在的问题，如条款内容违反法律法规、条款缺失关键信息、条款表述模糊易产生歧义等。同时，提出相应的整改建议，如修改条款内容、补充缺失条款、明确条款表述等。

（二）问题合同清单

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