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业务跟踪回访制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及相关行业监管要求，结合集团母公司关于风险管理、合规经营的管理规定，以及本公司强化业务过程管控、防控专项风险、提升管理效能的内部需求，制定本制度。制度旨在规范业务跟踪回访工作，明确各层级管理职责，防范业务操作风险，确保业务活动符合法律法规及公司内部管理制度要求，推动公司业务健康可持续发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司所有业务场景，包括但不限于市场拓展、客户服务、销售执行、项目交付、供应链管理、财务结算等涉及业务跟踪回访的环节。各部门及员工应严格遵守本制度规定，确保业务跟踪回访工作有效开展。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“业务跟踪回访专项管理”是指公司通过建立系统化、规范化的业务跟踪回访机制，对业务全生命周期中的关键节点、风险点进行持续监控、评估和处置，确保业务合规、高效运行的管理活动。

（二）“业务跟踪回访风险”是指因业务跟踪回访工作缺失或不当，可能引发的法律风险、合规风险、经营风险或声誉风险等。

（三）“业务跟踪回访合规”是指业务跟踪回访活动及结果符合国家法律法规、行业准则、公司内部管理制度及业务合同约定的要求。

第四条业务跟踪回访专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保业务跟踪回访工作覆盖所有业务场景及关键环节，不留管理盲区。

（二）责任到人原则：明确各层级、各部门、各岗位的业务跟踪回访责任，实现责任闭环。

（三）风险导向原则：聚焦高风险业务领域和环节，实施差异化跟踪回访策略。

（四）持续改进原则：通过定期评估、动态调整，不断提升业务跟踪回访工作质量。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司业务跟踪回访专项管理工作负总责，领导并推动制度的落实；分管领导作为直接责任人，负责组织制定实施方案、协调资源保障、监督工作成效。

第六条设立业务跟踪回访专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调业务跟踪回访工作，研究决策重大事项，监督考核各层级落实情况。

第七条业务跟踪回访专项管理领导小组下设办公室，挂靠在公司[牵头部门名称]（如风险管理部或运营管理部），负责日常统筹协调、制度执行监督、信息汇总上报等工作。领导小组的主要职责包括：

（一）制定和修订业务跟踪回访专项管理制度，明确工作目标、流程、标准及考核要求。

（二）统筹协调跨部门业务跟踪回访工作，解决重大问题，确保制度有效执行。

（三）定期听取各部门业务跟踪回访工作汇报，评估成效，提出改进建议。

（四）组织对业务跟踪回访风险的评估和处置，监督重大风险事件的应对情况。

第八条公司[牵头部门名称]作为业务跟踪回访专项管理的牵头部门，主要职责包括：

（一）组织制定业务跟踪回访管理制度、操作指南及配套表格，并监督执行。

（二）组织开展业务跟踪回访风险的识别、评估和预警，建立风险数据库。

（三）监督各部门业务跟踪回访工作的开展情况，定期检查，评估合规性。

（四）组织业务跟踪回访培训，提升员工操作技能和合规意识。

第九条各业务部门、下属单位作为业务跟踪回访的专责部门，主要职责包括：

（一）负责本领域业务跟踪回访工作的具体实施，确保覆盖所有业务场景。

（二）根据公司制度要求，优化业务跟踪回访流程，提升工作效率。

（三）及时发现并处置本领域业务跟踪回访风险，形成风险处置报告。

（四）配合[牵头部门名称]开展业务跟踪回访检查及评估工作。

第十条各业务部门、下属单位负责人为本单位业务跟踪回访工作的第一责任人，应落实以下职责：

（一）组织本单位员工学习业务跟踪回访制度，明确岗位职责和操作要求。

（二）建立本单位业务跟踪回访工作台账，记录跟踪回访情况及结果。

（三）对本单位业务跟踪回访风险进行日常监控，及时上报重大风险事件。

（四）定期对本单位业务跟踪回访工作进行分析总结，提出改进措施。

第十一条基层执行岗员工应严格遵守业务跟踪回访制度，履行以下合规操作责任：

（一）按照制度要求，及时开展业务跟踪回访工作，记录相关数据和信息。

（二）发现业务跟踪回访风险或异常情况，立即向直属上级报告。

（三）在业务跟踪回访过程中，严格遵守公司各项规章制度，不得违规操作。

（四）每年签署岗位合规承诺书，承诺履行业务跟踪回访相关职责。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条市场拓展业务跟踪回访应重点关注以下环节：

（一）客户信息收集与验证：确保客户信息的真实性、完整性，严禁虚构客户或伪造数据。

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