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业委会接待日的制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，结合集团母公司关于风险管理、合规经营的相关规定，以及公司内部提升治理效能、防控专项风险的实际需求制定。旨在规范业委会接待日活动管理，明确各方职责，防范操作风险，确保活动组织有序、服务规范、安全高效，推动公司治理水平持续优化。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖业委会接待日的策划、组织、实施、评估及改进等全过程管理。具体场景包括但不限于接待会议、协调活动、处理投诉、信息反馈等环节。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“业委会接待日专项管理”指公司针对业委会接待活动建立的全流程、系统化管理制度，涵盖风险识别、流程控制、合规审查、应急处置等要素。

（二）“专项风险”指在业委会接待活动中可能引发的责任事故、安全事件、合规违规等潜在问题，如场所安全风险、舆情发酵风险、服务纠纷风险等。

（三）“XX合规”指业委会接待活动在策划、执行、反馈等环节需严格遵守法律法规、公司制度及行业规范，确保行为合法合规。

第四条业委会接待日专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。

（一）全面覆盖：确保管理范围覆盖接待活动的所有环节及参与主体。

（二）责任到人：明确各级管理者和执行者的职责，实现风险责任闭环。

（三）风险导向：聚焦高风险环节，强化事前预防和事中控制。

（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对业委会接待日专项管理负总责，承担最终领导责任；分管领导作为直接责任人，负责具体组织协调和监督落实。

第六条设立业委会接待日专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及关键业务部门负责人。领导小组主要履行统筹协调、决策审批、监督评价等职能，定期召开会议研究解决专项管理中的重大问题。

第七条明确三类主体职责：

（一）牵头部门：由综合管理部担任，负责统筹专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯等工作，定期汇总分析管理数据，提出优化建议。

（二）专责部门：由安全管理部、法务合规部担任，负责业务合规审核、流程优化、风险处置，提供专业指导和支持。

（三）业务部门/下属单位：负责落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，确保活动执行符合制度规范。

第八条明确基层执行岗的合规操作责任，包括但不限于：遵守岗位操作规程、如实记录活动情况、及时上报异常问题、签署合规承诺书等。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条策划环节合规标准：

（一）活动方案需经牵头部门审核，明确接待流程、场地安排、人员分工、应急预案等内容。

（二）涉及重大事项或敏感议题时，需提前开展风险评估，必要时启动会前沟通机制。

第十条禁止性行为：严禁在接待活动中出现利益输送、虚假宣传、泄露商业秘密等违规行为。

第十一条专项风险重点防控点：

（一）场所安全风险：确保接待场地符合消防、卫生标准，提前排查安全隐患。

（二）服务纠纷风险：规范服务标准，明确投诉处理流程，避免因服务不当引发矛盾。

（三）舆情发酵风险：加强信息管控，及时回应关切，防止负面信息扩散。

第十二条业务操作合规标准：

（一）接待流程：严格遵循“登记—接待—沟通—反馈”顺序，确保各环节有据可查。

（二）资料管理：涉密文件需履行保密程序，一般资料按档案规定归档保存。

第十三条禁止性行为：严禁未经授权披露业委会信息、擅自变更活动安排、干预正常沟通等行为。

第十四条专项风险重点防控点：

（一）数据安全风险：规范个人信息收集使用，防止数据泄露或滥用。

（二）资源浪费风险：厉行节约，避免铺张浪费或不当使用公司资源。

第十五条业务操作合规标准：

（一）预算管理：接待费用需符合财务制度，严格审批报销流程。

（二）供应商管理：涉及采购服务时，需履行比选程序，确保公开透明。

第十六条禁止性行为：严禁利用接待活动谋取私利、违规接受礼品或宴请等。

第十七条专项风险重点防控点：

（一）廉洁风险：杜绝权钱交易、利益勾结等行为。

（二）合规执行风险：确保制度要求落实到位，防止因执行偏差引发问题。

第十八条业务操作合规标准：

（一）会议记录：完整记录讨论内容、决议事项及后续行动，确保可追溯。

（二）决议跟踪：对会议决定明确责任人和完成时限，定期跟进落实情况。

第十九条禁止性行为：严禁弄虚作假、敷衍塞责、推诿责任等行为。

第二十条专项风险重点防控点：

（一）责任落实风险：防止因职责不清