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个人情况报告制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国数据安全法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，同时遵循集团母公司关于风险防控与合规管理的总体要求，结合企业内部管理实际需求，旨在规范个人情况报告流程，强化专项风险管控，提升治理效能，保障企业稳健运营。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖业务运营、人力资源管理、信息管理、采购管理、财务管理等场景下涉及个人信息的收集、使用、存储及报告活动。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指企业围绕特定风险领域（如采购、数据、财务等）建立的系统性管控机制，包括政策制定、流程设计、风险识别、处置整改及持续优化等环节。

（二）“XX风险”指因个人情况管理缺失可能引发的法律、合规、安全或声誉风险，如供应商不当关联、员工信息泄露、财务审批违规等。

（三）“XX合规”指个人情况管理活动严格遵循法律法规及内部制度要求，确保操作合法、透明、可追溯。

第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：管理范围覆盖所有业务场景及员工类型，确保无死角、无遗漏。

（二）责任到人：明确各层级管理主体的职责边界，形成责任闭环。

（三）风险导向：聚焦高风险环节，优先配置管控资源。

（四）持续改进：动态优化管理机制，适应内外部环境变化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对XX专项管理负总责，承担最终决策与监督责任；分管领导为直接责任人，负责专项管理的组织实施与日常监督。

第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及业务部门代表。领导小组统筹协调专项管理工作，审议重大事项，监督制度执行，每季度召开一次会议。

第七条明确三类主体的具体职责：

（一）牵头部门（如合规管理部）：负责专项管理制度建设，组织开展风险排查与评估，监督考核各环节执行情况，推动培训宣贯。

（二）专责部门（如采购部、财务部）：负责本领域业务合规审核，优化操作流程，处置专项风险事件，定期提交管理报告。

（三）业务部门/下属单位：落实专项管理要求，开展日常风险防控，及时上报异常情况，确保员工合规操作。

第八条基层执行岗的合规操作责任：岗位人员应签署合规承诺书，严格执行操作规范，主动上报可疑情况，不得篡改、泄露个人信息或规避审批流程。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条采购领域：供应商尽职调查需覆盖财务状况、法律合规、关联关系等维度，严禁未经尽职调查直接合作；招标流程须确保公开透明，禁止指定供应商或泄露评审信息。

第十条人力资源领域：员工入职背景调查须依法获取授权，结果仅用于岗位匹配，严禁滥用个人信息；离职人员数据需按规定销毁，防止数据泄露。

第十一条信息管理领域：个人敏感信息（如身份证号、联系方式）存储需加密脱敏，访问权限严格限制在必要人员；数据跨境传输须评估合规风险，必要时获取外部授权。

第十二条财务领域：资金审批权限须与岗位职责匹配，严禁越权审批或交叉审批；税务申报需确保真实准确，禁止虚开发票或隐瞒收入。

第十三条安全领域：办公环境须定期开展隐患排查，禁止违规使用电器设备；网络行为需符合安全规范，严禁下载非授权软件或访问钓鱼网站。

第十四条合规审查嵌入关键节点：业务决策、合同签订、项目启动前须同步开展专项审查，形成审查记录，未经审查不得实施。

第十五条关联交易管控：员工及其近亲属不得在关联单位任职或参与竞标，相关交易需回避审议，并在合同中明确利益冲突条款。

第十六条风险防控重点：重点关注数据泄露、财务舞弊、采购舞弊等高风险环节，建立负面清单并动态更新。

第四章专项管理运行机制

第十七条制度动态更新机制：每年由牵头部门汇总法规变化与业务调整，修订专项制度，经领导小组审批后发布。

第十八条风险识别预警机制：每季度组织专项风险排查，结果分级评估（低、中、高），高风险需发布预警通知并制定整改方案。

第十九条合规审查机制：审查内容包括操作流程、授权记录、数据存储等，审查不合格需限期整改，并纳入绩效考核。

第二十条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组协同解决；明确应急流程、责任协同及上报时限。

第二十一条责任追究机制：违规情形包括泄露信息、违反审批权限等，处罚标准与情节挂钩，可组合使用警告、降级、解雇等措施。

第二十二条评估改进机制：每年由领导小组组织第三方评估，识别流程漏洞并优化制度设计，确保持续有效性。

第五章专项管理保障措施

第二十三条组织保障：各级领导须签署责任书，明确