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物业费使用公开制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照行业财务管理标准及集团母公司《企业内部控制基本规范》等规定，结合公司物业费管理实际需求，旨在规范物业费的收取、使用与监督流程，防控资金使用风险，提升资源配置效率，促进企业合规经营。同时，为适应市场竞争与政策调整，强化风险防控能力，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖物业费预算编制、支出审批、执行监督、绩效考核等全流程管理，以及涉及物业费使用的各类业务场景，包括但不限于租金收取、公共区域维护、设施设备更新、人员成本分摊等。

第三条本制度中下列术语定义如下：

（一）物业费专项管理：指公司为规范物业费使用行为，通过制度设计、流程优化、风险防控、监督考核等手段，实现资金使用的合法合规、高效透明、责任明确的管理活动。

（二）专项风险：指在物业费管理过程中可能出现的资金挪用、虚列支出、利益输送、审计发现缺陷等违反法律法规或公司制度的行为。

（三）专项合规：指物业费使用符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，不存在违规行为或潜在风险。

第四条物业费专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：确保物业费管理各环节纳入制度管控范围，不留管理空白。

（二）责任到人原则：明确各级管理主体及岗位人员的职责权限，实现风险责任闭环。

（三）风险导向原则：聚焦资金使用中的高风险环节，实施差异化管控措施。

（四）持续改进原则：定期评估制度有效性，根据内外部环境变化及时优化调整。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对物业费专项管理负总责，统筹决策资源分配与风险防控方向；分管财务、运营的领导为直接责任人，负责组织制度实施与监督考核。

第六条设立物业费专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、审计部、运营部等部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调全公司物业费管理工作的推进；

（二）审议重大物业费支出计划及风险防控方案；

（三）监督评价专项管理制度执行情况，提出改进要求。

第七条物业费专项管理领导小组下设办公室，挂靠财务部，负责日常工作，具体职责包括：

（一）组织制定、修订、解释本制度及配套细则；

（二）协调跨部门物业费管理事项，推动制度落地；

（三）汇总分析专项管理数据，定期向领导小组报告。

第八条牵头部门（财务部）职责：

（一）牵头制定物业费预算编制标准，审核支出计划合理性；

（二）监督资金支付流程，确保票据合规性及账务准确性；

（三）定期开展专项风险排查，提出防控建议。

第九条专责部门（审计部）职责：

（一）独立开展物业费管理专项审计，评估合规风险；

（二）优化审核流程，完善内控措施；

（三）对违规行为提出处理意见，跟踪整改落实。

第十条业务部门/下属单位职责：

（一）落实物业费使用范围及标准，执行预算控制；

（二）建立内部审批机制，规范费用报销流程；

（三）配合财务、审计部门开展检查，及时整改问题。

第十一条基层执行岗（如财务专员、业务经办人员）责任：

（一）严格按制度执行操作，签署岗位合规承诺书；

（二）发现异常情况及时上报，不得隐瞒或拖延；

（三）参与培训考核，掌握最新制度要求。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条预算编制环节：

物业费预算需以历史数据为基础，结合业务计划进行测算，经部门负责人审核、领导小组审批后方可执行。禁止无依据追加预算，重大调整需说明理由。

第十三条支出审批环节：

（一）一般费用（XX万元以下）由部门负责人审批；

（二）大额支出（XX万元以上）需经分管领导审批，并附专项说明；

（三）涉及关联交易的支出，审批人须回避利益冲突。

第十四条供应商管理：

（一）公共区域服务、设备维保等采购需进行资质审查；

（二）实行集中招标或竞争性谈判，严禁指定供应商；

（三）签订合同时明确服务标准及违约责任。

第十五条支出核算环节：

（一）物业费支出需按经济分类归集，不得混用科目；

（二）定期核对合同执行进度与发票匹配性；

（三）长期合同执行完毕后需形成完整档案备查。

第十六条非税收入管理：

（一）租金收入须专款专用，不得挪作他用；

（二）代收费用（如水电费）需与业主定期对账；

（三）滞纳金收取标准需公示备案，避免过度执行。

第十七条风险防控要点：

（一）预算超支风险：加强过程监控，分析异常波动原因；

（二）虚假报销风险