涉密档案借阅制度.docxVIP

涉密档案借阅制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业档案管理条例》《XX集团内部控制管理办法》等法律法规及行业准则制定，结合公司档案管理实际需求，旨在规范涉密档案借阅行为，防控泄密风险，保障档案信息安全，促进合规经营。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在涉密档案借阅、保管、利用等环节的管理活动，覆盖业务、行政、财务、研发等场景下的涉密文件流转与使用。

第三条本制度下列术语含义：

（一）“XX专项管理”指公司针对涉密档案管理制定的制度体系、操作流程、风险防控措施及监督考核机制，包括借阅审批、登记造册、期限控制、回收销毁等全流程管理。

（二）“XX风险”指涉密档案在借阅、保管、传递等环节可能引发的信息泄露、遗失、损毁或不当使用，导致公司利益受损或国家秘密泄露的风险。

（三）“XX合规”指涉密档案借阅活动严格遵循法律法规、公司制度及业务规范，确保操作合法、责任明确、风险可控。

第四条涉密档案借阅管理遵循“最小必要、按需审批、全程可溯、责任到人”的原则，确保档案安全与高效利用相统一。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对涉密档案借阅管理负总责，承担第一责任；分管领导对专项管理工作负直接责任，统筹组织、监督落实。

第六条设立涉密档案借阅管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括相关职能部门负责人。领导小组负责统筹协调涉密档案借阅管理，研究决策重大事项，监督评价制度执行效果。

第七条明确专项管理职责分工：

（一）牵头部门：由档案管理部门担任，负责专项制度建设、风险识别、流程优化、培训宣贯、监督考核等综合管理。

（二）专责部门：由法务合规部负责，负责业务合规审核、合同管理、风险处置、案件调查等专业支持。

（三）业务部门/下属单位：负责本领域涉密档案借阅需求的提出、落实，开展日常风险防控，确保操作符合制度要求。

（四）基层执行岗：承担岗位合规操作责任，遵守借阅流程，履行风险报告义务，签署合规承诺书。

第八条基层执行岗必须履行以下职责：

（一）严格执行借阅审批程序，不得超权限或无审批借阅涉密档案；

（二）妥善保管借阅档案，防止遗失、损毁或非授权传播；

（三）按时归还档案，主动报告异常情况（如档案损坏、接触人员变动等）；

（四）参与定期培训，掌握最新制度要求，确认知晓违规后果。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条借阅申请与审批标准：

（一）业务操作规范：借阅需填写《涉密档案借阅申请表》，明确用途、数量、期限，经直接上级审批、部门负责人核准后报领导小组备案；

（二）禁止性行为：严禁以个人名义借用涉密档案，严禁将档案带离办公场所或非授权场所使用，严禁拍照、复印、摘录涉密内容。

第十条借阅期限与回收要求：

（一）业务操作规范：涉密档案借阅期限原则上不超过30日，特殊情况需延期必须重新审批；借阅期满或任务完成后须及时归还，由档案管理部门核对无误后签字确认；

（二）禁止性行为：严禁无期限占用档案，严禁擅自销毁或处置档案，严禁将档案转借第三方。

第十一条涉密档案保管要求：

（一）业务操作规范：借阅档案须放置专用保密柜，实施“谁借谁管、谁用谁负”责任，建立交接登记制度；

（二）禁止性行为：严禁与普通档案混放，严禁在公共网络环境处理涉密档案，严禁使用非加密设备存储档案信息。

第十二条借阅记录管理：

（一）业务操作规范：档案管理部门建立电子台账，记录借阅人、时间、用途、期限、归还情况等，实现全程可追溯；

（二）禁止性行为：严禁伪造或篡改借阅记录，严禁隐瞒借用行为。

第十三条特殊档案管控：

（一）业务操作规范：核心涉密档案（如国家认证项目档案）需经领导小组专项审批，实施双人同管或技术加密措施；

（二）禁止性行为：严禁非核心人员接触核心档案，严禁在涉密等级较低的场所使用特殊档案。

第十四条违规行为处置：

（一）业务操作规范：发现违规行为须立即制止，按“一事一记”原则记录，移交专责部门调查处理；

（二）禁止性行为：严禁包庇纵容违规行为，严禁瞒报漏报泄密事件。

第十五条档案销毁管理：

（一）业务操作规范：借阅档案超过保管期限或不再使用时，由档案管理部门组织监督销毁，形成销毁记录；

（二）禁止性行为：严禁私自销毁档案，严禁将档案内容转移至个人设备。

第四章专项管理运行机制

第十六条制度动态更新机制：档案管理部门每年至少开展一次制度评估，根据法规变化、业务调整及时修订，报领导小组批准后实施。

第十七条风险识别预警机制：

（一）业务操作规范：每季度开展专项风险排查，分级