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2026/01/23

印章管理人员年终工作总结

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

工作概述

02

工作成果

03

问题与挑战

04

改进措施

05

未来规划

工作概述

01

岗位职责

印章日常管理与使用监督

每日对公司公章、合同章等进行清点登记，严格审核用印文件，全年拦截不符合规定用印申请12次，确保用印合规。

印章保管与安全防护

执行双人双锁保管制度，存放于专用保险柜，全年无遗失、盗用事件，定期配合安保部门进行安全检查3次。

工作周期

年度印章管理周期规划

本年度1月至12月，制定季度用印计划，如Q1重点完成合同用印审批流程优化，确保每月用印合规率达100%。

印章交接与启用时间节点

3月接收新采购的合同专用章，完成双人验收、登记备案后，于4月1日正式启用，同步停用旧章并封存。

临时用印特殊周期处理

9月配合公司并购项目，开通临时用印绿色通道，3天内完成28份紧急文件用印，保障项目按时推进。

工作成果

02

印章使用登记情况

登记规范性提升

全年完成327次印章使用登记，其中合同用印215次、公文用印112次，登记信息完整率达100%，未出现错登漏登情况。

电子化登记落地

3月上线电子登记系统，实现用印申请-审批-登记全流程线上化，较纸质登记效率提升40%，平均办理时长缩短至2小时。

异常用印监控

通过系统监测发现3起超权限用印申请，均及时拦截并上报，避免违规用印风险，保障印章使用安全合规。

印章安全管理成果

智能印章系统应用

引入某品牌智能印章设备，全年记录用印1200余次，异常用印预警3次，均及时拦截未造成风险。

印章管理制度优化

修订《印章使用规范》，新增双人复核流程，第三季度某部门用印申请因手续不全被退回2例，规范执行率提升至100%。

配合业务部门工作成效

合同用印效率提升

全年为销售部紧急合同提供绿色通道服务，缩短用印审批时长60%，保障某重点客户3000万订单按期签约。

跨部门协作优化

建立研发部专利文件用印台账，全年处理专利申请用印120次，协助完成某核心技术专利快速授权。

配合业务部门工作成效

重大项目支持

配合市场部年度新品发布会，提前3天完成200份宣传材料用印核验，确保发布会顺利召开。

合规用印指导

为财务部提供对外融资文件用印规范培训4次，规避某跨境并购项目因用印瑕疵导致的法律风险。

相关制度执行成果

智能监控系统部署

全年部署5处高清监控及红外报警装置，成功拦截3次非授权接触，如XX部门临时借用未登记事件，实时预警并记录全过程。

电子台账与用印审批闭环

推行电子用印台账系统，全年完成1200次线上审批，较去年纸质登记效率提升40%，未发生1起用印流程违规案例。

问题与挑战

03

工作流程中的问题

印章日常管理与使用监督

每日对公司公章、合同章等12枚印章进行盘点登记，严格审核用印文件，全年累计拒绝不合规用印申请15次。

印章保管与安全防护

执行双人双锁保管制度，存放于指纹加密保险柜，每月进行安全检查并记录，全年无印章遗失或滥用事件。

外部环境带来的挑战

常规用印管理时段

2023年1月-12月，每日9:00-17:00受理用印申请，全年累计处理合同用印1200份，平均响应时间≤2小时。

专项用印高峰时段

3月、9月为项目集中签约期，月均用印量达180份，启动双人复核机制，确保某地产项目合同盖章零失误。

外部环境带来的挑战

节假日应急用印时段

春节、国庆假期安排24小时值班，处理某上市公司紧急并购文件用印3次，均在1小时内完成审批流程。

年度审计用印时段

12月配合会计师事务所审计，集中处理历史合同补盖骑缝章87份，建立电子台账实现追溯管理。

改进措施

04

流程优化措施

合同用印高效支持

全年为销售部紧急合同用印120次，平均响应时间缩短至2小时，保障与某科技公司3000万合作项目顺利签约。

项目审批流程优化

针对研发部新产品立项用印需求，牵头简化审批环节3处，全年累计加速项目用印85件，助力某重点产品提前2个月上市。

流程优化措施

跨部门用印培训服务

为市场部、财务部等6个部门开展用印规范培训4场，覆盖120人次，使部门自主用印准确率提升至98%，错误率同比下降60%。

应急用印绿色通道

建立业务部门应急用印机制，全年处理突发用印需求32次，如为海外事业部紧急办理投标文件用印，确保在截止时间前完成提交。

应对挑战的策略

登记规范执行

全年累计登记用印1200余次，严格执行“双人复核”制度，如3月财务部合同用印前经部门经理与印章管理员双重签字确认。

数字化登记系统应用

引入电子登记系统后，登记错误率从8%降至2%，9月成功追溯某分公司超权限用印记录并及时纠正。

异常情况处理

全年发现5起