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物业公司合同制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合行业管理准则及集团母公司关于风险防控、合规经营的管理要求，同时根据公司内部提升管理效率、规范业务流程、防范经营风险的迫切需求制定。制度旨在明确公司合同管理的基本原则、组织架构、职责分工及操作规范，确保合同行为的合法合规，保障公司资产安全与经营效率，促进公司稳健发展。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司所有涉及采购、销售、租赁、服务、投资、担保、知识产权、劳动用工及其他经济往来的合同行为，均须遵循本制度的规定。业务场景涵盖但不限于日常运营、项目合作、战略合作、资产处置等所有与外部单位或个人签订合同的经济活动。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“XX专项管理”：指公司针对合同管理活动建立的全流程风险防控体系，包括合同订立前的尽职调查、订立中的合规审查、订立后的履行监控及争议处理等环节的管理活动。

（二）“XX风险”：指因合同条款设计缺陷、履行不到位、外部环境变化或第三方违约等原因可能给公司造成的财产损失、法律纠纷或声誉损害等潜在不确定性事件。

（三）“XX合规”：指公司合同管理活动严格遵循国家法律法规、行业规范及内部管理制度，确保合同行为在法律框架内运行，符合公司治理要求。

第四条公司合同管理遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”：确保所有合同管理活动纳入制度管控范围，不留管理空白；

（二）“责任到人”：明确各层级、各部门合同管理职责，建立责任追溯机制；

（三）“风险导向”：聚焦重点领域和关键环节，实施差异化风险管控；

（四）“持续改进”：根据内外部环境变化动态优化制度流程，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对合同管理工作负总责，承担领导责任；分管领导对合同管理工作的具体实施负直接责任，统筹协调各部门工作，确保制度有效落地。

第六条设立XX专项管理领导小组，作为公司合同管理的决策机构，负责统筹规划、重大决策及监督考核。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、采购部、人力资源部等关键部门负责人。领导小组主要职能包括：

（一）审议公司合同管理制度及重大合同事项；

（二）协调跨部门合同管理争议；

（三）监督制度执行情况及风险处置效果；

（四）定期评估合同管理体系有效性。

第七条各部门职责分工如下：

（一）牵头部门：由法务部担任，负责合同管理制度的制定与修订，牵头开展风险识别、合规审查及考核评估，组织开展培训宣贯，推动管理优化。

（二）专责部门：包括财务部（负责资金审批、税务合规）、采购部（负责供应商管理）、人力资源部（负责劳动用工合同）、技术部（负责知识产权合同）等，各专责部门在职责范围内开展合同合规审核、流程优化及风险处置，提供专业支持。

（三）业务部门/下属单位：负责本领域合同管理工作的具体落实，开展日常风险防控，确保合同条款符合公司利益，履行监控职责，及时上报异常情况。

第八条基层执行岗（如业务员、项目经理等）承担合同执行的直接责任，必须履行以下义务：

（一）严格遵守合同审批流程，未经授权不得擅自签订或变更合同；

（二）确保合同条款清晰完整，符合业务需求及合规要求；

（三）定期跟踪合同履行情况，发现风险及时上报；

（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条合同订立前的尽职调查。

（一）业务部门在启动合作前必须开展第三方尽职调查，包括但不限于对方的主体资格、信用记录、行业口碑、履约能力等，形成尽职调查报告提交牵头部门审核。

（二）涉及重大金额或长期合作的合同，需对合作方进行法律风险评估，必要时引入外部中介机构协助。

第十条招标采购流程规范。

（一）采购需求必须经过内部审批，明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判等）；

（二）招标文件须由牵头部门审核，确保条款公平、合规；

（三）禁止以任何形式规避招标或进行关联交易，严禁泄露标底信息。

第十一条合同条款审核标准。

（一）合同主体必须合法存续，授权文件真实有效；

（二）权利义务对等，违约责任明确，争议解决方式符合法律要求；

（三）涉及资金支付、担保、知识产权等核心条款须经专责部门复核。

第十二条禁止性行为管控。

（一）严禁未经授权擅自签订合同或超出权限范围履行；

（二）严禁通过虚假交易、虚开发票等方式进行利益输送；

（三）严禁将公司合同转包或分包给不具备资质的第三方。

第十三条重点风险防控点。

（一）数据领域：合同中须明确数据使用范