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档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司档案管理工作，建立标准化、规范化的档案收集、整理、归档、保管、利用及销毁全流程管控机制，保障档案的真实性、完整性、安全性及可利用性，防范档案损毁、丢失、泄露风险，支撑公司合规经营、业务开展及历史追溯，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《机关档案管理规定》等法律法规、规范性文件及《公司章程》《网络安全组织机构设置和职责管理制度》《网络及信息系统运维管理制度》，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及下属各部门、分公司、控股子公司（以下统称“各下属主体”）所有档案的管理工作，覆盖纸质档案、电子档案及档案数字复制件，涉及经营管理、财务核算、信息披露、网络安全、运维管理、合规风控等各类档案，涵盖档案形成、收集、整理、归档、保管、借阅、利用、鉴定、销毁等全环节，所有涉及档案管理的部门及人员均应遵守本制度。其中，涉及内幕信息、未披露信息等核心敏感档案的管理，额外遵守信息披露、内幕信息管理相关制度要求。

第三条核心原则

公司档案管理遵循以下原则：

依法合规原则：严格遵循档案管理相关法律法规，规范档案管理全流程，确保档案管理工作合法合规；

全程管控原则：对档案形成至销毁的全生命周期实施管控，做到来源可查、去向可追、全程留痕；

安全优先原则：优先保障档案存储安全，落实分级分类防护要求，防范档案损毁、丢失、泄露风险；

协同高效原则：强化各部门档案管理协同配合，衔接网络安全、运维管理、数据备份等工作，提升档案利用效率；

真实完整原则：确保档案内容真实、数据准确、要素齐全，无虚假记载、误导性陈述或重大遗漏，全面反映公司经营管理情况。

第四条管理职责分工

建立“统一领导、分级负责、归口管理、协同配合”的档案管理体系，明确各方职责如下：

（一）档案管理领导小组：由董事长担任组长，总经理、分管行政工作副总经理担任副组长，成员包括行政部门、信息技术部门、合规部门、董事会办公室、财务部门及各核心业务部门负责人，作为档案管理最高决策机构，审批档案管理重大方案、专项投入、档案鉴定及销毁计划，督促档案管理措施落实。

（二）行政部门（档案室）：作为档案管理归口部门，负责制定档案管理操作规范及流程，统筹档案收集、整理、归档、保管、借阅等日常管理工作；管理档案存储场所及设备，建立档案管理台账；组织档案鉴定、销毁工作，对接外部档案管理机构；监督各部门档案管理职责履行情况。

（三）信息技术部门：负责电子档案的技术支撑工作，落实电子档案加密存储、备份、访问控制及安全防护措施，对接档案管理系统运维，确保电子档案与纸质档案同步归档、安全可控；按《网络及信息系统运维管理制度》要求，做好档案管理系统运维及数据备份，保障电子档案可恢复性。

（四）各业务部门：为本部门档案管理第一责任主体，指定专人担任兼职档案员，负责本部门档案的形成、收集、初步整理及移交归档工作，配合行政部门开展档案鉴定、利用及核查工作，落实本部门敏感档案的保密及管理责任。

（五）董事会办公室：统筹信息披露、内幕信息登记、重大事项决策等核心敏感档案的管理，督促落实专项归档、保管及保密措施，确保档案管理符合信息披露合规要求。

（六）合规部门：审核档案管理制度及核心敏感档案管理方案的合规性，核查档案管理过程中敏感信息保护、合规性要求落实情况，参与档案安全事件调查并提出处理意见。

（七）监事会：对档案管理制度执行情况、档案安全管控措施落实情况实施监督检查，对档案管理违规行为提出整改意见并督促闭环，核查档案鉴定、销毁流程合规性。

（八）档案形成及利用人员：严格遵守档案管理规范，确保所形成档案真实完整，及时移交归档；规范使用档案，履行借阅、利用审批手续，保守档案涉及的敏感信息及商业秘密。

第二章档案分类与归档范围

第五条档案分类标准

结合档案内容、业务属性及敏感级别，将公司档案划分为以下类别，实施分类管理：

行政类档案：公司设立、变更、注销相关文件，公司章程、股东会/董事会/监事会决议，规章制度、办公会议纪要，人事管理、后勤保障、对外联络等相关档案；

经营管理类档案：业务合同、协议，重大投资、资产处置相关文件，客户管理资料，市场拓展、运营管理相关材料，下属主体管理文件；

财务类档案：财务报表、会计凭证、账簿、审计报告、税务申报材料，资金运作、利润分配、投融资财务文件，财务管理制度及流程；

合规披露类档案：信息披露文件、重大信息内部报告档案、内幕信息知情人档案，监管报送材料、合规检查报告，重大诉讼仲裁、行政处罚相关材料；

网络安全与运维类档案：网络安全管理制度、应急预案、安全事件处置报告，信息系统变更、运维、数据备份相关记录，网络设备、软件资产台账及运维档案（对接《网络及信息系统运维管理制度》）；

其他类档案：