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智能办公自动化系统操作指南

一、适用工作场景

本系统适用于企业日常办公中的多场景协同管理，助力提升工作效率与规范化水平，具体包括但不限于以下场景：

跨部门协作流程审批：如费用报销、请假申请、采购申请等需多级审批的流程，实现线上提交、实时跟踪、电子签批，减少纸质材料传递时间。

团队任务进度跟踪：项目经理可创建任务并分配给成员，设置截止时间与优先级，实时查看任务完成情况，保证项目按计划推进。

重要文件归档管理：对企业合同、制度、报告等文件进行分类存储、版本控制与权限管理，支持快速检索与共享，避免文件丢失或版本混乱。

会议安排与资源协调：通过系统发起会议预约，自动同步会议室、设备等资源，发送参会提醒，并支持会议纪要线上记录与分发。

二、核心功能操作流程

（一）系统登录与界面初始化

登录入口：打开浏览器，输入系统访问地址（由企业IT部门统一提供），进入登录页面。

账号验证：输入统一分配的员工账号（如：工号公司域名）及密码，勾选“记住账号”（如为私人设备可勾选），“登录”按钮。

验证码辅助：若系统开启二次验证，输入短信或邮箱收到的验证码，完成安全登录。

界面熟悉：登录后进入系统首页，顶部为导航栏（含“流程中心”“任务管理”“文档库”“会议管理”等模块），左侧为快捷功能栏，中间为待办事项与最新动态提示。

（二）基础数据配置（首次使用或新增信息时）

个人资料完善：右上角头像进入“个人中心”，补充手机号、部门、职位等信息，电子头像（尺寸建议为200×200像素，格式为JPG/PNG）。

部门信息维护：管理员权限用户可在“组织管理”模块中新增或编辑部门结构，设置部门负责人，关联员工账号（操作路径：“系统设置-组织管理-部门管理-新增部门”）。

审批流程配置：管理员根据企业需求自定义审批流程（如“费用报销”流程需包含“部门经理-财务总监-总经理”三级审批），设置各审批节点的处理人、审批方式（同意/驳回/转办）及超时提醒规则（操作路径：“流程中心-流程管理-新建流程”）。

（三）流程发起与审批

以“费用报销流程”为例，操作步骤

进入流程中心：导航栏“流程中心”，选择“我的发起”或“流程模板库”，找到“费用报销”流程模板。

填写申请信息：

基础信息：填写报销单号（系统自动）、报销日期、报销金额（大写+小写）、费用类型（如“差旅费”“办公费”）。

事由说明：详细描述费用产生的原因（如“XX项目客户洽谈差旅费”）。

附件：“添加附件”，发票扫描件（需清晰显示发票代码、金额、开票方信息）、费用明细表等材料，支持PDF/JPG/Excel格式，单个文件不超过10MB。

提交审批：确认信息无误后，“提交”，系统根据预设流程自动流转至第一审批人（部门经理）。可在“流程跟踪”页面查看当前审批节点与处理人。

审批处理：

审批人登录后，在“待办审批”列表中接收报销申请，查看详情并填写审批意见（如“同意，请财务审核”或“驳回，原因：发票日期与报销日期不符”）。

若需转办他人审批，“转办”按钮，选择接收人并填写转办原因，系统将更新审批链。

流程完结：所有审批节点完成后，报销申请自动流转至财务部门进行打款，申请人可在“已办流程”中查看审批结果及状态（如“已通过”“已驳回”“已打款”）。

（四）任务管理与进度跟踪

创建任务：项目经理进入“任务管理”模块，“新建任务”，填写任务名称（如“XX产品需求文档撰写”）、所属项目、任务描述、负责人（从员工列表中选择，如*小张）、截止时间（精确到小时）、优先级（高/中/低）。

任务分配与提醒：任务创建后，系统自动向负责人发送任务提醒（站内信+短信），负责人可“确认接收”或“申请延期”（需说明延期原因及预计完成时间）。

进度更新：负责人每日在“我的任务”中更新任务进度（如“进行中-完成30%”），阶段性成果（如需求文档初稿），并添加备注（如“已完成用户调研部分，待整理需求清单”）。

项目监控：项目经理在“项目看板”中查看所有任务的整体进度（甘特图展示）、逾期任务提醒（红色标注），任务名称可查看详细处理记录。

（五）文档协同与归档

文档：进入“文档库”，选择对应分类（如“项目文档-XX项目”），“文档”，添加本地文件，填写文档标题（如“XX项目需求说明书V2.0”）、关键词（便于检索，如“需求、产品、V2.0”）、密级（公开/内部/秘密）。

版本控制：若需更新文档，已有文档后的“编辑”或“新版本”，系统自动保留历史版本（可查看对比差异），最新版本默认为当前生效版本。

权限设置：文档者可设置查看权限（仅本人/指定部门/全员）与编辑权限（仅本人/指定成员），非授权用户仅能不可修改。

文档检索：在文档库搜索框中输入关键词、文档名称、人等信息，支持按时间、修改时间、密级筛选，快速定位目标文档。

三、常用办公模板示例

（一）费用报销审批表

申请单号

报