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技术资料及专利归档保存模板

一、适用场景与对象

本模板适用于企业研发部门、高校科研院所、技术型企业等各类组织的技术资料及专利文件归档管理，具体场景包括：

研发项目全周期管理：从项目立项、技术方案设计、实验数据记录到成果验收的全流程资料归档；

专利申请与维护：专利检索分析、申请文件（说明书、权利要求书、附图等）、审查意见答复、证书及年费缴纳记录等文件整理；

技术成果沉淀：核心技术文档、工艺流程图、软件代码、测试报告等长期保存；

合规与审计需求：满足知识产权管理体系（如GB/T29490）、项目验收、技术交易等对资料完整性的要求。

二、详细操作流程

（一）资料收集与分类

操作目标：全面收集需归档的技术资料及专利文件，按类型和属性初步分类，保证无遗漏。

明确收集范围

技术资料类：项目立项报告、技术方案书、研发会议纪要、实验记录（含原始数据）、测试报告、技术图纸（CAD/三维模型）、软件文档（需求说明书、设计文档、用户手册）、成果鉴定材料等；

专利相关类：专利检索报告、技术交底书、专利申请文件（发明/实用新型/外观设计）、审查意见通知书及答复文件、专利证书、缴费凭证（年费、著录项目变更费等）、专利实施许可合同、专利无效宣告请求及答辩材料等；

其他辅助类：与技术资料相关的邮件往来、重要沟通记录（含会议录音转文字）、专家评审意见等。

初步分类整理

按“项目-类型-时间”三级逻辑分类，例如：“研发项目-技术方案-2023年”“专利-申请文件-2023年”。对同一项目的资料，按“立项-研发-成果-专利”时序排列，保证逻辑连贯。

（二）资料审核与标准化

操作目标：保证资料内容完整、格式规范，符合归档要求。

完整性审核

检查资料是否缺失关键页（如图纸缺少签名、专利说明书缺少实施例）；

核对技术数据与实验记录是否一致，专利文件是否与交底书内容匹配；

确认责任人签字、日期等必要信息是否完整（如研发纪需需项目经理*及参与人员签字）。

格式标准化

电子文件：统一转换为PDF格式（图纸可保留DWG源文件并附PDF预览版），文件名命名规则为“【资料类型】-项目/专利名称-编号-日期”（如“【技术方案】-电池研发项目-PRJ-2023-001-2023-03-15”）；

纸质文件：使用A4纸打印，手写内容需字迹清晰，重要文件需加盖部门公章或骑缝章。

（三）信息录入与建档

操作目标：将资料关键信息录入归档信息表，建立唯一标识，便于检索。

填写归档信息表

依据本模板“三、技术资料及专利归档信息表”要求，逐项填写资料信息，重点包括：

基础信息：资料名称、编号、类型（技术资料/专利文件）、所属项目/专利名称；

责任信息：负责人（如研发工程师、专利代理人）、完成日期、密级（公开/内部/秘密/机密）；

存储信息：物理存放位置（如档案柜-第X层-第X盒）、电子存储路径（如服务器-项目文件夹-归档资料）、备份情况（是否异地备份）。

赋予唯一编码

为每份资料分配唯一归档编码，规则为“部门代码-年份-资料类型代码-流水号”（如“RD-2023-TJ-001”，其中RD为研发部门代码，TJ为技术资料代码）。编码需标注在资料首页右上角及档案盒侧面。

（四）归档存储与保管

操作目标：保证资料物理及电子存储安全，实现长期可追溯。

物理资料存储

使用统一规格的档案盒（规格：300mm×220mm×50mm），盒面标注“归档编码-资料名称-数量-密级-保管期限”；

按编码顺序放入防潮防火档案柜，存放环境需控制温度（14-24℃）、湿度（45%-60%），避免阳光直射；

每季度检查档案柜密封性，防止虫蛀、受潮，发觉破损及时修复或复制替换。

电子资料存储

存储于专用服务器或加密硬盘，设置访问权限（仅授权人员可读取/修改），定期（每季度）进行病毒查杀；

采用“本地+异地”双备份机制，本地备份存储于服务器，异地备份存储于分公司或云存储平台（如企业私有云）；

电子文件需定期（每年）转换格式（如旧版Word文档转换为PDF），保证长期可读性。

（五）借阅、更新与销毁管理

操作目标：规范资料流转，保证信息动态更新，合规处理过期资料。

借阅管理

借阅需填写《技术资料借阅申请表》，说明借阅目的、归还时间，经部门负责人*及档案管理员签字批准；

密级资料（秘密及以上）需经分管领导*审批，借阅时全程登记（借阅人、借阅时间、归还时间），原件不得带离档案室；

借阅期限：一般资料不超过7天，密级资料不超过3天，到期需办理续借或归还手续。

更新维护

技资料或专利信息变更（如专利权转移、技术方案修订）时，由责任人提交《资料更新申请表》，附变更说明及相关证明文件；

档案管理员核对变更信息后，更新归档信息表及电子存储文件，标注“最新版本”及更新日期，原版本资料需保留并标注“废止版本”。

销毁管理

超过保管期限且无保存价值的资料