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合同文本制作与审批工具使用指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业各类合同文本的规范化制作与全流程审批管理，覆盖以下典型场景：

采购合作：与供应商签订原材料采购、设备采购等合同，明确数量、价格、交付标准及质量要求；

服务外包：委托第三方提供技术服务、营销推广、人力资源外包等服务，约定服务范围、交付周期及验收方式；

业务合作：与合作伙伴开展项目联合开发、市场推广等合作，划分权责利及收益分配机制；

资产租赁：签订办公场地、生产设备等租赁合同，约定租赁期限、租金支付及维护责任；

劳动合同：与员工签订劳动合同及补充协议，明确岗位职责、薪酬福利及保密义务。

二、操作流程详解

（一）需求发起与材料准备

提交需求申请：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，注明合同类型、合作方主体信息、核心需求（如标的、金额、履行期限）及特殊条款要求（如保密、违约责任）。

材料清单整理：需同步提供以下材料，保证信息完整：

合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）；

前期沟通记录（如会议纪要、邮件往来），明确合作关键条款；

涉及技术、财务等专业内容的附件（如技术参数表、报价单）。

（二）合同模板选择

模板库匹配：从企业标准化模板库中选择对应合同类型（如“采购合同模板”“服务合同模板”），优先使用已通过法务审核的范本，保证条款合规性。

模板调整说明：若需修改模板条款（如增加特殊约定、调整付款周期），需在《模板变更申请表》中详细说明变更理由及法律依据，由法务部门预审通过后方可使用。

（三）核心条款填写

根据模板要求，准确填写以下核心内容，保证信息真实、无歧义：

条款类别

填写要点

双方主体信息

甲方（企业方）：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人；乙方（合作方）：名称、信用代码、地址、联系人及联系方式（禁止填写私人电话）。

合同标的

明确标的物名称、规格型号、数量（或服务内容、范围），技术参数需引用附件标准。

金额与支付

合同总金额（大小写一致）、币种、付款方式（如分期支付、里程碑支付）、账户信息（开户行、户名、账号，需与合同主体一致）。

履行期限与方式

标的交付/服务开始时间、截止时间，交付地点、验收标准及流程（如“验收需由双方签字确认的《验收报告》”）。

权利义务条款

双方核心责任（如甲方按时付款、乙方保证质量），违约责任（如逾期付款的违约金比例、质量不达标的处理方式）。

争议解决

约定争议解决方式（如协商解决、提交甲方所在地人民法院诉讼），明确管辖法院。

（四）内部审核流程

业务部门初审：由业务负责人审核合同内容的业务可行性（如需求匹配度、成本合理性），保证条款符合部门预算及合作目标。

法务部门复审：法务重点审核条款合法性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等规定）、权利义务对等性及法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰），必要时修改条款并反馈业务部门。

财务部门会签：财务审核金额准确性、支付条款与企业财务制度的一致性（如发票类型、税务处理），保证资金支付合规。

（五）权限审批

根据合同金额及类型，按以下权限分级审批：

低风险合同（金额≤10万元，如日常办公用品采购）：由业务部门负责人审批；

中风险合同（10万元＜金额≤50万元，如设备采购、服务外包）：由分管副总审批；

高风险合同（金额＞50万元，如重大战略合作、资产处置）：由总经理办公会审批，必要时提交董事会审议。

审批通过后，《审批意见汇总表》，明确各环节审批人及意见。

（六）正式签署与归档

文本定稿：根据审批意见修改最终版合同，保证所有签字页信息完整（如双方名称、日期、盖章处清晰）。

签署方式：

纸质合同：双方加盖公章或合同专用章（骑缝章），法定代表人或授权代表人签字；

电子合同：通过企业认证的电子签署平台签署，保证签署过程留痕、法律效力有效。

归档管理：签署后3个工作日内，将合同正本（或电子版）提交档案管理部门归档，同步更新《合同台账》，记录合同编号、签署日期、履行期限及负责人信息。

三、合同信息模板参考

合同基本信息表

项目

填写内容

合同编号

按规则编制（如“采购-年份-部门序号”，例：CG-2024-001）

合同名称

明确合同类型及核心内容（如“XX办公设备采购合同”）

签订日期

年月日

甲方信息

名称：XX有限公司；统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路XX号

乙方信息

名称：XX商贸公司；统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路XX号；联系人：*经理；联系方式：公司统一客服电话

合同类型

□采购□服务□租赁□合作□其他（请注明）

标的物/服务内容

（详细描述，如“采购联想ThinkPad笔记本20台，型号为T14，配置详见附件1”）

合同金额

人民币（