建筑工程造价咨询公司档案管理规范.docxVIP

建筑工程造价咨询公司档案管理规范

第一章总则

第一条为规范本公司建筑工程造价咨询档案（以下简称“档案”）的管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥档案在公司经营、管理、决策及后续服务中的重要作用，依据国家有关档案管理的法律法规及行业规范，结合本公司实际情况，特制定本规范。

第二条本规范所称档案，是指公司在从事工程造价咨询业务过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文字、图表、数据、电子文件等。

第三条档案管理是公司经营管理的重要组成部分，实行统一领导、分级负责、专人管理的原则。公司全体员工均有保护档案的义务。

第四条本规范适用于公司各部门及所有员工在开展工程造价咨询业务活动中形成的档案的收集、整理、归档、保管、利用、保密和销毁等管理工作。

第二章管理机构与职责

第五条公司综合管理部门是档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全公司的档案管理工作。其主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策；

（二）制定和完善公司档案管理规章制度，并组织实施；

（三）负责公司档案管理体系的建立与维护；

（四）组织档案管理人员的业务培训和学习交流；

（五）监督检查各部门档案形成、收集、整理、归档的及时性与规范性；

（六）负责公司档案室的日常管理工作。

第六条各业务部门负责人是本部门档案管理的第一责任人，负责督促本部门员工做好项目档案的形成、积累、收集和初步整理工作，确保项目档案的完整性和准确性，并按时向综合管理部门移交归档。

第七条项目负责人对所负责项目的档案质量负直接责任，应确保在项目实施过程中及时收集、整理与项目相关的各类文件资料，并对其真实性、完整性和有效性进行审核。

第八条档案管理员（可由综合管理部门人员兼任或专职）负责档案的接收、分类、编目、保管、统计、利用、鉴定和销毁等具体工作，确保档案管理规范有序。

第三章档案的形成与收集

第九条档案的形成应与工程造价咨询业务活动同步进行。各部门及项目人员在业务活动中，应注意收集和积累具有保存价值的文件材料。

第十条工程造价咨询项目档案主要包括以下内容：

（一）项目前期文件：委托工程造价咨询合同（协议）、中标通知书（若有）、项目立项批复文件、可行性研究报告、勘察设计文件（图纸、说明等）、招标文件（含工程量清单）及其澄清或修改文件、投标文件（含报价）等；

（二）项目实施过程文件：工程量计算书（应有计算过程及依据）、询价记录、市场价格信息、材料设备价格确认单、设计变更、现场签证、工程洽商记录、会议纪要、与委托方及相关方的往来函件、各种签证审核记录、争议解决文件等；

（三）成果性文件：工程造价咨询成果文件（如造价咨询报告、招标控制价、投标报价评审、竣工结算审核报告等）及其电子文档、成果文件的送达回执或签收记录；

（四）其他相关文件：项目总结、客户反馈意见、后续服务记录等。

第十一条文件材料的收集应遵循以下要求：

（一）及时性：项目负责人应在项目完成后一个月内，组织完成该项目所有应归档文件材料的收集工作；

（二）完整性：确保应归档的文件材料齐全，手续完备；

（三）准确性：文件材料的内容应真实、准确，符合业务实际；

（四）规范性：文件材料的格式、签署、用印等应符合相关规定和公司要求。

第四章档案的整理与归档

第十二条档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷的系统性和逻辑性，便于查阅和利用。

第十三条档案分类：

（一）一级分类：按项目进行分类，每个独立的工程造价咨询项目为一个基本单元。

（二）二级分类：在每个项目下，可按文件材料的性质或形成阶段（如委托阶段、准备阶段、实施阶段、成果阶段）进行分类。

第十四条组卷与排列：

（一）同一项目的文件材料应组成若干案卷，不同类型或阶段的文件材料一般应分开组卷。

（二）案卷内文件材料的排列，应遵循批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；印件在前、定稿在后；结论性材料在前、依据性材料在后的原则。

第十五条编号与编目：

（一）每个项目应赋予唯一的项目编号，作为档案管理的标识。项目编号规则由公司统一制定。

（二）案卷应编制案卷号。

（三）卷内文件应编写页号，统一在有文字的页面右下角（或左下角）编写。

（四）每卷档案应填写卷内文件目录，注明序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等。

第十六条案卷封面与脊背：

（一）案卷封面应逐项填写清楚，包括项目名称、项目编号、咨询类型（如招标控制价、竣工结算审核等）、编制单位、起止日期、案卷题名、卷内页数、保管期限等。

（二）案卷脊背应填写项目编号、案卷号和案卷题名（或简称）。

第十七条归档：

（一）项目负责人整理完毕后，填写《档案移交清单》，经部门负责人审核签字后，向档案管理员办理移交手续。

（二）档案管