综合部门沟通协调会议记录范本.docVIP

一、适用情境

二、操作流程详解

（一）会前准备：奠定会议基础

明确会议核心目标

由综合部门根据实际需求（如解决某项目跨部门卡点、明确某流程责任分工等），与发起部门确认会议核心议题、预期达成的成果（如形成决议、明确待办事项、统一行动方案等）。

示例：若议题为“Q3市场推广活动跨部门协作协调”，预期成果需包括“各部门职责分工表”“活动时间节点确认”“资源需求清单”。

确定参会人员与议程

综合部门根据议题内容，邀请相关部门负责人、具体执行人及决策层领导（如需），保证涉及议题的关键方均有代表参会。

制定详细会议议程，明确各议题讨论时长、负责人，并提前至少1个工作日将会议通知（含议程、背景资料）通过内部系统发送至参会人员。

准备会议记录工具

提前准备会议记录模板（电子版/纸质版）、录音设备（需提前告知参会人员）、投影设备（如需展示资料），指定专人担任记录人（建议由综合部门员工担任，保证熟悉业务流程）。

（二）会中记录：保证信息完整

记录基础信息

会议开始后，记录人首先填写模板中的“会议基本信息”栏，包括会议名称、日期、具体起止时间、地点（线上会议需填写平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（注明部门及职务）、缺席人员及原因（如需）。

按议程逐项记录讨论内容

依据会议议程，逐项记录各议题的讨论过程：

发言要点：记录关键发言人的核心观点（用“部门部长经理提出：……”格式），避免口语化表达，提炼事实与建议；

分歧与共识：对讨论中存在分歧的观点，需明确记录分歧点及各方理由；对已达成共识的内容，标注“共识”；

数据与案例：涉及具体数据（如“需增加预算5万元”）、案例（如“参考项目过往经验”）时，保证准确记录。

聚焦决议与待办事项

对每个议题讨论后形成的决议，需明确记录“决议内容”“达成依据”（如“基于讨论共识”“参照制度”）；

对需后续落实的事项，同步记录“待办事项描述”“负责人（部门+姓名）”“完成时限”“所需资源支持”（如需）。

实时核对与补充

会议过程中，记录人可根据需要与主持人或发言人简要确认关键信息（如“您刚才提到的完成时限是X月X日，对吗？”），避免遗漏；重要决议或待办事项可在会议结束前与参会人员集体核对。

（三）会后整理：推动成果落地

整理会议记录初稿

会议结束后2个工作日内，记录人根据会议笔记及录音（如有），整理形成会议记录初稿，保证内容客观、条理清晰，重点突出决议与待办事项。

审核与分发

将初稿提交主持人（或综合部门负责人）审核，重点核对信息准确性、决议完整性、待办事项明确性；审核通过后，标注“会议记录最终版”，通过内部系统发送至所有参会人员及相关领导。

跟踪与归档

综合部门指定专人作为“跟进人”，跟踪待办事项落实情况，在截止日前3天提醒负责人，并在完成后更新“待办完成状态”；

会议记录（含初稿、最终版、签到表等）按部门规范存档（电子档存共享文件夹，纸质档装订成册），保存期限不少于3年。

三、会议记录模板

综合部门沟通协调会议记录

会议基本信息

会议名称

会议日期

YYYY年MM月DD日

会议时间

HH:MM-HH:MM

会议地点

会议室A/线上平台

主持人

经理

记录人

专员

参会人员

部部长经理、YY部主管专员、ZZ组组员*……（注明部门及职务）

缺席人员

部门姓名（原因：出差/请假*）

会议议程与讨论内容

议题一：项目跨部门协作分工

讨论内容摘要

1.市场部经理提出：需在MM月DD日前提供活动宣传素材，建议设计组提前介入；2.技术部主管反馈：系统开发需YY部提供数据接口，接口文档需在本月底前确认；3.分歧点：财务部认为活动预算需细化到“线上推广+物料制作”分项，市场部主张先推进整体框架再补充细节。

发言要点（关键人）

综合部经理*：建议以“项目里程碑”为节点，各部门按时间节点提交成果，避免细节卡点影响整体进度。

决议事项

1.确认项目分为“需求确认（MM月DD日前）”“开发设计（MM月DD日-MM月DD日）”“测试上线（MM月DD日-MM月DD日）”三个阶段；2.技术部负责协调YY部于MM月DD日前提供数据接口初稿。

待办事项

1.市场部负责整理活动宣传素材需求清单，提交至设计组，完成时间：MM月DD日；2.财务部牵头制定预算分项模板，同步至各部门，完成时间：MM月DD日；3.技术部负责人：主管，跟进YY部接口文档，完成时间：MM月DD日。

议题二：流程优化方案讨论||||

讨论内容摘要|（略，参照议题一格式记录）||||

发言要点（关键人）|（略）||||

决议事项|（略）||||

待办事项|（略）||||

后续跟进事项

跟进人

综合部专员*

跟进节点

每周五更新待办进度，下次会议同步

附件说明

1.项目时间节点表；2.预算分项模板（草案）

签