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会议经费使用与审计监督制度

会议经费使用与审计监督制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国预算法》《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则、集团母公司《全面风险管理规定》等政策法规，结合公司实际管理需求，旨在防控会议经费使用中的专项风险，规范业务流程，提升资源使用效益，确保经费使用的合规性、合理性、透明性。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司会议经费的预算编制、审批支付、使用管理、报销审计等全部业务活动，均须遵守本制度规定。会议类型包括但不限于董事会、监事会、总经理办公会、部门例会、专项工作会、外部合作会议、培训会议等。

第三条本制度下列术语含义：

（一）会议专项管理：指公司围绕会议经费这一特定业务领域，构建的涵盖预算、审批、支付、使用、报销、审计等全流程的系统性管理机制，旨在通过制度约束、流程优化、风险防控，实现会议经费的精细化、规范化管理。

（二）专项风险：指在会议经费管理过程中存在的违反法律法规、政策规定、制度要求的行为，或因管理缺陷、操作失误导致的经济损失、声誉损害等潜在风险。

（三）合规要求：指会议经费管理应当符合国家法律法规、行业规范、公司制度及业务场景的实质性要求，包括预算编制合规、审批权限合规、支付流程合规、使用标准合规、报销资料合规等。

第四条会议经费专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保所有类型会议经费的各环节管理均纳入制度管控范围，不留管理空白。

（二）责任到人：明确各级组织、各部门、各岗位在会议经费管理中的具体职责，做到事事有人管、层层有人负责。

（三）风险导向：聚焦重点领域、关键环节，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。

（四）持续改进：根据内外部环境变化及管理实践，定期评估优化会议经费管理制度及执行效果。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司会议经费专项管理负总责，对公司会议经费使用的合规性、安全性、效益性承担最终领导责任；分管财务、审计等关键业务的领导对公司会议经费专项管理负直接领导责任，负责组织制度实施、协调解决重大问题、推动管理提升。

第六条设立公司会议经费专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、审计部、办公室等相关部门负责人。领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调：研究决策公司会议经费专项管理的重大事项，协调解决跨部门管理难题。

（二）决策审批：审定年度会议经费预算总额及重大会议经费使用计划，审批超权限会议经费报销。

（三）监督评价：组织开展会议经费专项管理绩效评估，监督制度执行情况，提出改进要求。

第七条公司财务部是会议经费专项管理的牵头部门，主要职责包括：

（一）制度建设：牵头制定、修订会议经费专项管理制度及操作细则。

（二）预算管理：组织编制年度会议经费预算，审核各部门预算执行情况。

（三）资金审核：按规定权限审核会议经费支出，监督资金支付过程。

（四）核算监督：规范会议经费会计核算，定期开展内部审计。

第八条公司审计部是会议经费专项管理的专责部门，主要职责包括：

（一）合规审核：对会议经费管理各环节的合规性进行独立审查。

（二）流程优化：分析评估现有管理流程，提出优化建议。

（三）风险处置：对发现的违规问题进行调查处理，推动风险整改。

第九条公司各部门、下属单位是会议经费专项管理的业务部门，主要职责包括：

（一）需求管理：编制部门年度会议经费预算需求，提出会议经费使用计划。

（二）过程控制：落实本部门会议经费使用标准，监督会议活动中的经费支出。

（三）资料准备：配合完成会议经费报销所需资料的收集、整理、审核。

第十条公司基层执行岗（如会议组织人员、报销经办人等）是会议经费专项管理的基础单元，主要职责包括：

（一）合规操作：按照制度要求执行会议经费预算、审批、支付、报销等操作。

（二）风险上报：及时报告发现的违规行为或管理缺陷。

（三）岗位承诺：签署合规操作承诺书，自觉接受监督。

第三章专项管理重点内容与要求

第十一条会议预算管理：各部门、下属单位编制年度会议经费预算时，应当遵循“必要、节约、高效”原则，明确会议类型、数量、时间、地点、规模、经费预算等要素。预算编制应结合业务计划、历史数据、市场价格等因素，实事求是测算经费需求，避免虚列、高估。财务部对预算编制进行审核，重点审查预算编制的合规性、合理性，对不符合规定的预算不予纳入总预算。

第十二条会议审批权限：会议经费审批权限按金额分级设定：

（一）一般会议经费（≤1万元）：由部门负责人审批。

（二）较大会议经费（1万元-10万元）：由分管领导审批。

（三）重大会议经费（10万元）：由总经理办公会审议，公司主要负责人审批。

各部门、下属单位必须严格遵守审批