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会议组织协调与沟通制度

会议组织协调与沟通制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》及《集团公司内部管理制度汇编》等行业准则与集团母公司相关规定，结合企业实际管理需求，旨在防控会议组织过程中的专项风险，规范会议组织与沟通行为，提升管理效能，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司各级会议的组织策划、召开执行、记录归档、成果落实等全流程管理，以及与会议相关的各类沟通协调活动。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）会议专项管理：指企业为规范会议活动，防控会议组织过程中的合规风险、管理风险及安全风险，所建立的一整套管理规范、流程机制和保障措施。

（二）会议专项风险：指在会议组织与执行过程中可能出现的，可能导致企业经济损失、声誉损害、法律责任或管理效率低下的各类风险。

（三）会议合规：指会议活动的策划、组织、执行、记录、归档等各环节均符合国家法律法规、企业内部规章制度及行业规范的要求。

（四）会议沟通协调：指在会议筹备、召开、后续跟进等环节中，为确保会议目标实现而进行的内外部信息传递、意见交流、分歧解决等管理工作。

第四条会议专项管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则：确保所有会议活动均纳入制度化管理范畴，覆盖会议策划、组织、执行、归档、落实等各环节。

（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位在会议组织与沟通中的职责权限，确保责任主体清晰、可追溯。

（三）风险导向原则：重点关注会议组织过程中的潜在风险点，实施分级分类管控，优先防范重大风险。

（四）持续改进原则：定期评估会议专项管理效果，根据内外部环境变化及时优化管理措施，不断提升管理水平。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司会议专项管理负总责，承担第一责任人的责任；分管领导对会议专项管理工作负直接责任，负责组织领导、统筹协调和监督检查。

第六条公司设立会议专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，各部门、下属单位主要负责人为成员。领导小组负责统筹公司会议专项管理工作，研究决策重大事项，协调解决跨部门问题，监督评价管理成效。

第七条会议专项管理领导小组下设办公室，办公室设在[牵头部门名称]，由[牵头部门名称]主要负责人兼任办公室主任。办公室具体负责：

（一）统筹公司会议专项管理制度建设，组织开展制度宣贯和培训。

（二）组织协调公司级重要会议的筹备和召开工作。

（三）指导各部门、下属单位开展会议专项管理工作。

（四）定期收集、分析会议专项管理情况，向领导小组报告工作。

（五）协调解决会议专项管理中的重大问题。

第八条各部门、下属单位负责人为本单位会议专项管理工作的第一责任人，承担全面领导责任；各部门、下属单位指定专人负责本单位会议专项管理工作的日常事务。

第九条牵头部门职责如下：

（一）统筹公司会议专项管理制度建设，根据国家法律法规、行业准则和集团母公司规定，结合企业实际，制定和完善会议专项管理制度。

（二）组织开展会议专项风险识别和评估，建立风险清单和防控措施。

（三）监督、检查各部门、下属单位会议专项管理工作的执行情况，组织开展考核评价。

（四）组织开展会议专项管理培训，提升员工会议组织与沟通能力。

（五）负责公司级重要会议的会务组织和协调工作。

第十条专责部门职责如下：

（一）负责会议专项管理制度的合规性审核，提出制度优化建议。

（二）参与会议专项风险识别和评估，提供专业咨询和技术支持。

（三）负责会议文件、资料的审核和归档管理。

（四）组织对会议专项管理进行流程优化和技术创新。

（五）参与公司级重要会议的会务组织，提供专业支持。

第十一条业务部门、下属单位职责如下：

（一）贯彻落实公司会议专项管理制度，结合本领域实际，制定具体实施细则。

（二）组织开展本领域会议专项风险识别和评估，落实风险防控措施。

（三）负责本部门、本单位会议活动的组织、执行和监督。

（四）及时报告会议专项管理中发现的重大问题。

（五）配合公司开展会议专项管理考核评价。

第十二条基层执行岗职责如下：

（一）严格遵守会议专项管理制度，按照职责分工，认真履行工作职责。

（二）在会议组织与沟通过程中，确保各项操作符合制度要求。

（三）及时报告工作中发现的会议专项风险和问题。

（四）积极参加会议专项管理培训，提升业务能力。

（五）签署岗位合规承诺书，明确自身合规责任。

第三章专项管理重点内容与要求

第十三条会议策划环节管控：

（一）会议立项：所有会议活动均需履行立项程序，明确会议目的、时间、地点、参会人员、预算等要素，经部门、下属单位负责人审核后报公司会议专项管理领导小组办公室备案。

（二）会议方案：会议方案应包括会议议程、时间安