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运营管理部日常管理条例

为规范运营管理部日常工作秩序，提升部门运转效率与管理质量，保障公司经营目标有效落地，结合部门职能定位与实际业务需求，制定本日常管理条例。本条例适用于运营管理部全体在职员工（含实习生、借调人员），涵盖工作流程、会议组织、数据管理、跨部门协作、档案管理、人员行为规范及应急处置等核心环节，具体内容如下：

一、工作流程管理规范

（一）基础流程制定与执行

1.部门所有常规性工作须建立标准化操作流程（SOP），流程编制需遵循“覆盖全环节、明确责任人、量化时间节点、设定质量标准”原则。新流程制定由业务主管牵头，组织相关岗位人员参与讨论，经部门负责人审核后，于5个工作日内完成系统备案并组织全员培训。

2.流程执行过程中，各岗位人员须严格按SOP操作，不得擅自简化步骤或调整标准。若因特殊情况需临时调整，须提前向直属上级提交书面申请，说明调整原因、替代方案及影响范围，经部门负责人批准后方可实施，且临时调整有效期不超过3个自然日。

3.部门每月25日组织“流程执行复盘会”，由运营督导岗统计当月流程执行偏差数据（包括未按节点完成、质量不达标、擅自调整等问题），形成《流程执行分析报告》。偏差率超过5%的流程需启动优化程序。

（二）流程优化管理

1.流程优化触发条件：连续两个月执行偏差率≥5%；客户（含内部协作部门）投诉率≥3次/月；因流程缺陷导致直接经济损失≥5000元；或公司战略调整、业务模式变更需匹配新流程。

2.优化流程分为四阶段：

（1）数据收集阶段（3个工作日）：通过系统日志抓取、员工访谈、客户问卷等方式，收集流程各环节耗时、错误点、瓶颈节点等数据；

（2）原因分析阶段（2个工作日）：运用鱼骨图、5Why分析法定位核心问题，区分“人为执行偏差”与“流程设计缺陷”；

（3）方案设计阶段（5个工作日）：针对设计缺陷提出调整建议（如合并冗余环节、明确职责边界、增加校验节点等），形成至少2套备选方案，附成本效益分析；

（4）试点推行阶段（10个工作日）：选择1-2个业务单元进行试点，全程跟踪执行效果，收集反馈后修订方案，最终经部门负责人审批后正式发布。

二、会议组织与决议跟踪

（一）会议分类与频次

1.周例会：每周一上午10:00-11:30召开，全体成员参加。会议内容包括上周重点工作完成情况通报（完成率需标注实际/计划值）、本周重点任务分解（明确责任人、截止日期、验收标准）、跨部门协作需求同步（需提前与相关部门预沟通并附初步对接记录）。

2.月总结会：每月最后一个工作日下午14:00-16:00召开，部门负责人及全体主管级以上人员参加。会议需形成《月度运营分析报告》，涵盖关键指标达成情况（如流程执行率、数据准确率、协作满意度等）、问题复盘（按“发生原因-影响程度-改进措施”维度分析）、下月重点工作计划（需与公司季度目标对齐）。

3.专题会：针对突发问题（如重大流程异常、跨部门争议）或专项任务（如新系统上线支持、年度预算编制）召开，由需求提出人提前2个工作日提交《会议申请单》，注明会议主题、参与人员、需决策事项及背景材料，经部门负责人批准后组织。

（二）会议纪律与记录

1.参会人员须提前10分钟到达会场，调试设备并熟悉会议材料（材料需在会前24小时通过内部系统发送）。迟到5分钟以内需向会议主持人说明原因，迟到超过10分钟视为缺席，缺席者需在会后2小时内主动向会议记录人获取纪要并确认任务。

2.会议记录由行政支持岗专人负责，记录内容须包括：时间地点、参会人员、讨论要点、决议事项（明确“做什么、谁来做、何时完成、验收标准”）、待跟进事项。会议结束后2小时内，记录人需将纪要初稿通过企业微信发送全体参会人员核对，无异议后于4小时内完成正式版归档（系统留存+纸质版存档）。

（三）决议跟踪与闭环

1.周例会决议事项由行政支持岗建立《任务跟踪表》，每周三17:00前跟进进度（完成率≤30%需标注滞后原因及补救措施），并在次周例会上通报。月总结会决议事项跟踪周期为1个月，每月25日由运营督导岗汇总进度，形成《决议执行情况简报》报部门负责人。

2.对未按节点完成且无合理原因的责任人，第一次由直属上级进行口头提醒并记录绩效扣分（扣1分/项）；第二次由部门负责人约谈并扣减当月绩效5%；累计三次未完成者，纳入季度考核“待改进”名单，影响年度评优。

三、数据管理与分析应用

（一）数据采集与录入

1.部门涉及的数据分为三类：运营指标数据（如订单处理时效、库存周转率）、协作数据（如跨部门任务完成率、投诉响应时长）、内部管理数据（如考勤异常率、培训参与率）。所有数据须通过公司统一信息系统（以下简称“系统”