公司文件管理模板及制度手册.docVIP

公司文件管理模板及制度手册

一、前言

为规范公司文件全生命周期管理，保证文件信息的规范性、安全性、可追溯性，提高工作效率，降低管理风险，特制定本制度手册。本手册适用于公司各部门、全体员工及与公司业务相关的外部合作单位，涵盖文件从创建到销毁的全流程管理要求。

二、文件分类与编码规则

（一）文件分类标准

根据文件性质、用途及密级，公司文件分为以下类别：

管理类文件：包括制度、流程、通知、会议纪要、工作报告等；

业务类文件：包括合同、订单、项目方案、客户资料、产品说明书等；

财务类文件：包括预算、决算、报销凭证、成本分析等；

人事类文件：包括招聘资料、劳动合同、绩效考核、培训记录等；

技术类文件：包括研发文档、设计图纸、技术标准、测试报告等；

归档类文件：已超出保存期限需永久或长期保存的文件。

（二）文件编码规则

文件采用“分类代码-部门代码-年份-流水号”的编码方式，保证唯一性。示例：

管理类文件：GL-CW-2024-001（GL=管理类，CW=财务部，2024=年份，001=流水号）

业务类文件：YW-XS-2024-015（YW=业务类，XS=销售部，2024=年份，015=流水号）

三、文件全生命周期管理操作流程

（一）文件创建与命名

明确文件需求：根据工作需要确定文件类型、内容要点及目标受众，由责任人发起创建。

规范文件命名：文件名需包含“核心主题+版本号+日期”，示例：《2024年度财务预算方案_V1.0。

内容编写要求：内容需真实、准确、完整，符合公司格式规范（如字体、字号、页边距等），重要文件需附编制人、审核人信息。

（二）文件审批与发布

提交审批：编制人将文件通过OA系统提交至对应审批人（部门负责人/分管领导/总经理），同步电子版及纸质版（如需）。

审批流程：

常规文件：部门负责人审核→分管领导审批；

重要文件（如制度、合同、年度规划）：部门负责人审核→分管领导审批→总经理审批。

审批反馈：审批人需在2个工作日内完成审批，若需修改，注明修改意见并退回编制人；审批通过后，由行政部统一编号、登记，发布至公司内部平台（如OA系统/共享文件夹）。

（三）文件存储与保管

存储方式：

电子文件：存储于公司指定服务器或云盘，按“分类-部门-年份”文件夹层级存放，定期备份（每周1次）；

纸质文件：存放于部门文件柜，标注“文件编码+名称+保管责任人”，涉密文件需锁入保密柜。

存储责任：文件保管责任人需定期检查文件完整性（每季度1次），保证防潮、防火、防虫，电子文件需设置访问权限（仅责任人及授权人员可编辑）。

（四）文件借阅与复制

借阅申请：员工需借阅文件时，填写《文件借阅申请表》（见附件1），注明文件编码、借阅用途、归还期限，经部门负责人审批后提交至行政部。

借阅流程：

电子文件：由行政部在系统中临时开放权限，借阅期限不超过3个工作日；

纸质文件：由行政部核对信息后借出，借阅人签字确认，借阅期限不超过5个工作日（涉密文件不超过1个工作日）。

归还与登记：借阅期满后，借阅人需及时归还，行政部检查文件完整性后在《文件借阅登记表》上记录；若需续借，需提前1天重新申请。

（五）文件更新与修订

修订触发条件：文件内容需更新时（如政策变化、流程优化、信息错误），由原编制人或部门负责人发起修订。

修订流程：

修订人标注修订内容（使用修订模式或红色字体），填写《文件修订申请表》（见附件2），说明修订原因及影响范围；

按原审批流程重新审批，审批通过后更新文件版本号（如V1.0→V1.1），同步更新电子版及纸质版，并通知相关人员。

（六）文件归档与销毁

归档范围：已办理完毕具有保存价值的文件（包括审批完成的文件、修订记录、借阅记录等）。

归档流程：

每年12月，各部门整理本年度文件，填写《文件归档清单》（见附件3），提交至行政部；

行政部核对清单后，将文件移交至档案室，按“年度-分类-部门”顺序排列，编制档案目录。

销毁管理：

超过保存期限的文件，由档案室填写《文件销毁审批表》（见附件4），经行政部负责人及分管领导审批后，方可销毁；

销毁时需由2人以上监督，保证信息无法恢复（纸质文件需碎纸处理，电子文件需彻底删除），并填写《文件销毁记录表》（见附件5）。

四、文件管理核心表单

附件1：文件借阅申请表

借阅人

所在部门

借阅日期

文件编码

文件名称

借阅用途

归还期限

审批人（部门负责人）

审批意见

备注（如需复印/摘录）

附件2：文件修订申请表

修订文件名称

文件编码

原版本号

修订人

所在部门

修订日期

修订原因及内容说明

审批人（部门负责人）

审批意见

分管领导

审批意见

附件3：文件归档清单

部门：年度：

序号

文件编码

文件名称

1

2

附件4：文件销毁审批表

文件名称

文件编码

保存期限

销毁数量

销毁原因

部门负责人