员工离职管理流程及通知模板.docxVIP

员工离职管理流程及通知模板

员工离职是企业人才流动的正常现象，规范、有序的离职管理流程不仅能够保障企业和离职员工双方的合法权益，维护企业的正常运营秩序，还能通过妥善处理离职过程，展现企业的人文关怀和专业素养，对企业形象及在职员工的稳定性产生积极影响。本文将详细阐述员工离职管理的标准流程，并提供实用的通知模板，以期为企业HR从业者及管理者提供参考。

一、离职管理核心流程

离职管理流程应贯穿于员工提出离职意向至办妥所有离职手续并顺利离开公司的全过程，力求细致、周全，避免遗漏关键环节。

（一）离职申请的提出与沟通

当员工正式提出离职意向后，直接上级或HR部门应及时安排离职面谈。面谈的目的在于：深入了解员工离职的真实原因（是个人发展、薪酬福利、工作环境还是人际关系等），判断是否存在挽回的可能性（对于核心或高潜力员工，若因可改善因素离职，可探讨挽留方案），同时听取员工对公司管理、业务发展等方面的意见和建议。面谈应营造坦诚、尊重的氛围，鼓励员工畅所欲言。面谈后，HR应做好详细记录，为公司后续的人才保留策略和管理改进提供依据。

员工应提交书面的《离职申请书》，注明离职意向、预计最后工作日期及简要离职原因。若员工因特殊情况无法立即提交书面申请，也应先口头提出，事后尽快补齐。

（二）离职申请的审批

HR部门收到员工书面离职申请后，应按照公司规定的审批权限逐级上报。相关负责人需在规定时限内完成审批。审批过程中，若涉及关键岗位或项目核心成员离职，应特别评估其离职对当前工作的影响，并提前规划应对措施。审批结果应及时反馈给员工本人及相关部门。

（三）工作交接的安排与执行

工作交接是离职管理中至关重要的一环，直接关系到工作的连续性和公司财产、信息的安全。HR部门应协同员工的直接上级，根据岗位性质和工作内容，为离职员工制定详细的《工作交接清单》，明确交接内容、交接对象、完成时限及验收标准。

交接内容通常包括：

*正在进行的工作任务进展情况、后续计划及注意事项；

*客户资源、供应商信息等关键业务资料；

*公司各类文件、档案、电子资料的整理与移交；

*办公设备、工具、钥匙等公司财物的归还；

*系统账号、权限的清理与注销；

*未结清的财务事项（如借款、报销等）。

离职员工应积极配合，在规定时间内完成所有工作的交接，并由交接双方及监交人（通常为直接上级或HR）签字确认。对于复杂岗位的交接，可考虑设置一定的交接过渡期。

（四）离职手续办理

在员工最后一个工作日或之前，HR部门应指导并协助离职员工办理完毕所有离职手续。这通常包括：

*归还公司物品，如工牌、门禁卡、办公用品、笔记本电脑、公司手册等，并由相关部门出具归还证明；

*结清所有财务往来，包括报销费用、归还借款、违约金（如适用）等；

*办理社保、公积金等劳动关系相关手续的停缴或转移事宜；

*签订相关协议，如《竞业限制协议》（如适用）、《保密协议》补充条款等；

*领取《离职证明》。

HR部门需确保所有手续均已办理完毕，相关文件齐全无误后，方可为员工结算并支付最后一期工资。

（五）离职后的管理

员工离职后，HR部门应及时更新员工信息系统，将离职员工档案整理归档。对于签订了《竞业限制协议》的员工，公司应按协议约定支付竞业限制补偿金，并关注其竞业限制义务的履行情况。

此外，对于表现优秀或有潜力的离职员工，可将其纳入公司的“人才库”，保持适当的联系，为未来可能的合作或返聘创造机会。定期对离职数据进行分析，总结离职原因，有助于公司发现管理中存在的问题，持续优化人力资源管理体系。

二、实用通知模板

（一）员工离职申请书（模板）

离职申请书

尊敬的[直接上级姓名/职位]：

本人[员工姓名]，身份证号码[员工身份证号码]，系[部门名称][职位名称]员工。因[简述离职原因，如：个人职业发展规划/家庭原因等]，经过慎重考虑，现向公司提出离职申请。

预计最后工作日期为[YYYY年MM月DD日]。在此之前，我将严格遵守公司各项规章制度，认真负责地完成手头各项工作，并积极配合完成工作交接，以确保工作的平稳过渡。

感谢公司多年来给予我的信任、培养和机会，也感谢各位领导和同事在我任职期间给予的指导和帮助。对于由此给公司带来的不便，我深感抱歉。

恳请领导批准我的离职申请。

此致

敬礼！

申请人：[员工手写签名]

日期：[YYYY年MM月DD日]

---

（二）离职审批通知书（模板）

离职审批通知书

[员工姓名]先生/女士：

您好！

收悉您于[YYYY年MM月DD日]提交的《离职申请书》，经公司管理层研究决定，同意您的离职申请。您的最后工作日期为[YYYY年MM月DD日]。

请您于最后工作日前，按照公司《离职管理规定》及《工作交接清单》的要求，与[交接人姓名]（[交接人职位]）完成